Потоки документообігу на підприємстві. Організаційні вимоги

Потоки документообігу. Схема організації діловодства, згідно класифікації документів.

Організація і контроль документообігу – відповідальний процес. Він повинен бути продуманим, злагодженим і швидким в умовах кожної конкретної організації.

Раціональна підхід у діловодстві передбачає:

• прямоточний рух документів (тобто документи мають проходити найкоротшим шляхом, без зайвих переміщень);
• скорочення інстанцій, до яких потрапляють документи на своєму шляху до виконання (під час розгляду, реєстрації, погодження тощо);
• одноразовість технологічних операцій з опрацювання документів;
• раціональне розташування в приміщенні підприємства структурних підрозділів і робочих місць.

Тому, на кожному підприємстві повинні бути впроваджені стандарти опрацювання документів і послідовності роботи з ними (з урахуванням вимог ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»).

Маршрутні схеми руху документів (груп документів) повинні відповідати на питання:

• через які структурні підрозділи (або яких виконавців) проходять певні групи документів (листи, запити, довідки, договори, акти тощо);
• в якій послідовності рухається документ;
• скільки разів документ потрапляє в той самий структурний підрозділ (або до того ж виконавця);
• які технологічні операції з документом здійснюються в кожному структурному підрозділі (або кожним конкретним виконавцем).

Виділяють два основні документопотоки

Документи створені на підприємстві:

• внутрішні, які створені для потреб цього закладу й функціонують лише в його межах;
• вихідні, які після створення надсилають іншим юридичним особам або видають на руки громадянам (з них – ті, які потребують відповіді і такі, що надіслані адресатам до відома - інформування про певні заходи, результати тощо)

Вхідні документи - одержані від інших підприємств або від громадян (класифікують за кореспондентами):

• документи органів вищого рівня (укази Президента України, постанови Кабінету Міністрів України, накази та листи організації вищого рівня, до сфери управління якої належить певне підприємство), що містять доручення, вказівки, на станови, роз’яснення, зведення;
• документи підвідомчих підприємств (первинна планова, звітна, статистична документація);
• документи сторонніх підприємств та інших суб’єктів господарювання з інформацією щодо вирішення певних питань або вжиття заходів;
• звернення (пропозиції, скарги, заяви) громадян;
• запити на інформацію.

Також, вхідні документи класифікують за змістом:

• ініціативні документи (з них - ті, що потребують виконання й відповіді, і ті, які надіслані до відома)
• листи-відповіді (документи, отримані у відповідь на запит підприємства)

При первинному розгляді документів визначають, у який саме підрозділ їх направляти. Це  визначає служба діловодства (за наявності такої служби) або відповідальна за діловодство особа. Залежно від кореспондента та змісту вхідного документа його направляють:

керівнику, у певний структурний підрозділ або конкретному виконавцю.

Розглянути весь процес роботи з документами (від створення до передачі в архів) пропонуємо на курсах по організації документообігу в компанії.

Навчання проходить  з викладачем практиком, тому Ви отримуєте інформацію та зразки документів для застосування в роботі.

Графіки занять онлайн – зручно суміщати з роботою або іншим навчанням.

Дату старту найближчої онлайн групи уточнюйте у менеджера навчальної студії Тренд:  [відкрити контакти](067) 186 46 05, [відкрити контакти](066) 617 80 37, [відкрити контакти](063) 467 34 65