Форми організації діловодства на підприємствах

Які застосовують форми організації діловодства на підприємствах. Які критерії є важливими.

Організація документообігу в будь-якій організації – важливий процес.  Проходження документів на підприємстві має бути оперативним і чітким, таким, що виконується з мінімальними затратами часу й праці.  

Тому, кожне підприємство обирає найефективнішу форму ведення документообігу, спираючись на наступні критерії:

• масштаб діяльності підприємства
• склад і територіальне розташування структурних підрозділів
• обсяг документообігу

Виділяють наступні організаційні форми діловодства:

• централізована
• децентралізована
• змішана

Централізована форма організації діловодства

Централізована форма організації діловодства передбачає, що для даної роботи виокремлюють спеціалізований підрозділ, який відповідає за: приймання, надсилання, реєстрацію та облік, контроль виконання документів, формування справ, інформаційно-довідкову роботу з документами, їх поточне зберігання, підготовку до передачі в архів.

При цьому, персонал інших підрозділів працює лише зі своїми профільними документами (бухгалтерські документи, кадрові, складські тощо). Тобто, у структурних підрозділах зберігаються лише документи (та їх копії), потрібні працівникам для виконання повсякденної роботи.

Такий централізований підхід  забезпечує повний цикл технологічного опрацювання документів, але є ефективним і застосовується на підприємствах із незначним або середнім обсягом документообігу — до 40–60 тис. управлінських документів на рік.

Децентралізована форма організації діловодства

На підприємствах з великим обсягом документообігу, підприємствах,  які мають складну структуру, філії або територіально роз’єднані  підрозділи, застосовують децентралізовану форму діловодства.

При такому підході кожний підрозділ самостійно організовує діловодство, тобто виконує увесь комплекс технологічних процесів з опрацювання документів, у тому числі приймання, реєстрацію, відправку документів, а також формування справ, їх зберігання, передавання в архів тощо.

Тому, за питання, пов’язані  з діловодством відповідає власна служба діловодства підрозділу або призначається відповідальний секретар (або особа, яка відповідає за роботу з документами).

Змішана форма організації діловодства

Деякі компанії застосовують змішані форми організації діловодства. Цей підхід передбачає часткову централізацію, коли в одному підрозділі — службі діловодства — здійснюються операції з опрацювання вхідних і вихідних документів, реєстрації та обліку документів, контролю їх виконання на підставі резолюції керівництва, а також зберігання справ.

Таким чином, у службі діловодства опрацьовують документи, що надходять на адресу керівництва і ті документи, які безпосередньо розглядає та підписує керівник. Роботу з документами, що надходять на адресу структурних підрозділів або їх керівників, здійснюють у цих структурних підрозділах: реєстрація, облік документів, контроль виконання, зберігання, підготовка до передачі в архів.

Отже, при  змішаній формі діловодства працює центральна служби діловодства (як спеціалізований підрозділ для здійснення централізованого опрацювання частини документів),  а також, служба діловодства (або відповідальний) у кожному структурному підрозділі.

Щоб дізнатися більше про організацію документообігу в компанії, запрошуємо пройти спеціалізовані онлайн курси для новачків діловодної служби від навчальної студії Тренд.

Ви отримаєте структуроване бачення опрацювання документів (зовнішніх та  внутрішніх) на всіх етапах: розглянете процес створення і затвердження документів, як відбувається контроль виконання документів, дізнаєтеся про вимоги до зберігання документів і їх копій, отримаєте зразки типових документів різних видів та ін.

Детальніше, програма навчання описана на сторінці курсу по організації документообігу - https://trend-ua.club/kursy-dilovodstva.html

З питаннями по навчанню з діловодства звертайтесь до менеджера:

[відкрити контакти](067) 186-46-05

[відкрити контакти](066) 617-80-37

[відкрити контакти](063) 467-34-65