Оформлення працівника на роботу. Базові правила

Алгоритм процедури оформлення працівника на роботу. Основні вимоги

Дана стаття буде корисною всім, хто приступає до своїх професійних обов’язків у новій компанії чи організації.

Також, дотримання даного алгоритму є важливим для спеціаліста з кадрів (кадровика, інспектора з кадрів), який оформлює працівника на новій посаді.

Розглянемо, як повинна бути організована процедура оформлення працівника, які потрібні документи і як відбувається документальний супровід.

До початку трудової діяльності працівника кадровий спеціаліст (або майбутній безпосередній керівник працівника чи власник компанії) зобов’язані роз’яснити наступні питання, які будуть закріплені документально:

• права і обов’язки працівника на новому місці, якими є умови праці, наявність на робочому місці небезпечних або шкідливих виробничих факторів (та можливі наслідки їх впливу на здоров’я), права працівника на пільги і компенсації за роботу в таких умовах
• ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку
• визначити працівникові його робоче місце і необхідні для роботи засоби, інструменти
• показати доступ до сховища у випадку повітряної тривоги
• провести інструктаж з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони

Спеціаліст з кадрів роз’яснює претенденту на посаду порядок оформлення прийняття на роботу, у т. ч. підстави для обробки персональних даних, відповідно до Закону про захист персональних даних. Повідомляє, що володільцем персональних даних, які збираються, є ТОВ\ФОП «_________», роз’яснює склад та зміст зібраних персональних даних, мету збору персональних даних та осіб, яким передаватимуть персональні дані після укладення трудового договору. Повідомляє претендента на посаду про його права як суб’єкта персональних даних, визначені статтею 8 Закону про захист персональних даних, шляхом ознайомлення претендента з Витягом із Закону про захист персональних даних.

Забороняється вимагати від особи, яка оформлюється на роботу, відомості про її партійну і національну приналежність.

При оформленні на роботу працівник має надати: паспорт, трудову книжку, документи про необхідну освіту для виконання професійних обов’язків (дипломи, сертифікати). Особи, які вперше шукають роботу і не мають трудової книжки, повинні пред’явити паспорт, документ про освіту чи професійну підготовку.

Спеціаліст з кадрів перевіряє наявність і правильність оформлення наданих документів. А також, отримує заяву про прийняття на роботу (або у випадках, передбачених КЗпП, оформлює письмовий трудовий договір).

Кадровик перевіряє наявність військово-облікових документів, встановлює, чи перебуває новий працівник на військовому обліку за місцем проживання.

Фахівець з кадрів готує проект наказу (або розпорядження) про прийняття на роботу нового працівника, оформлює особову картку (типова форма № П-2), особову справу.

У Трудовій угоді (договір, контракт) прописані всі основні положення посади (назва посади, строк дії договору, права, обов’язки, відповідальність працівника та Компанії, умови робочого графіку, умови праці, система оплати праці, реквізити сторін угоди).

Також, кадровий спеціаліст надає під підпис Посадову інструкцію з детальним описом обов’язків на посаді.

Документи оформлюють у двох примірниках. 1 екземпляр оригіналу Трудового договору та Посадової інструкції знаходиться у працівника, 1 – зберігається в Компанії.

У трудову книжку вноситься запис про прийняття працівника на певну посаду, назва професії вказується згідно Класифікатору професій з останніми змінами.

Зберігаються особові справи працівників та їх трудові книжки -  з обмеженням доступу до них, згідно вимог законодавства у сфері захисту персональних даних.

Новий працівник приступає до роботи відповідно до погоджених попередньо умов  – з випробувальним терміном або без.

Дізнатися більше про процедуру оформлення працівників різних категорій та інші правила ведення кадрових документів, Ви можете на курсах Кадрового обліку від навчальної студії Тренд.

Знання будуть корисними:

• початківцям кадрової справи
• бухгалтерам, які ведуть кадровий облік
• рекрутерам, HR-менеджерам, які відповідають за оформлення працівників на роботу
• власникам, які самостійно оформлюють найманих працівників

Заняття проходять онлайн. Про графік і набір найближчої групи кадрових курсів можете дізнатися у менеджера по тел.:

[відкрити контакти]067 186 46 05 telegram, viber  

[відкрити контакти]063 467 34 65 viber