Перші кроки до створення бюджетної моделі: Як почати планування? Бюджетування в BAS ERP, BAS КУП

Щоб процес планування й бюджетування почав діяти ефективно, важливо не лише розробити методичну модель і налаштувати її технічно, але й активно залучити співробітників.

Більшість компаній, що ще не впровадили процеси бюджетування, прагнуть їх запровадити. Однак навіть ті, хто вже використовує бюджетування, часто лише формально його застосовують. Для таких компаній бюджетування не є інструментом ані оперативного, ані стратегічного управління. Нерідко працівники відділів навіть не знайомі з бюджетами, які повинні виконувати, або ж не брали участі в їхньому формуванні. Внаслідок цього бюджетний процес знаходиться окремо від реального життя компанії, і результати аналізу "план-факт" не використовуються в роботі.

У процесі повинні брати участь не тільки розробники бюджетів, але й їх виконавці, а також усі підрозділи, які виконують роль центрів фінансової відповідальності.

Створення бюджетної моделі з нуля

Простим стартом може бути використання наявних управлінських звітів як основи для планування. Це дозволяє швидко адаптувати наявні дані, замінюючи фактичні показники на прогнози майбутніх періодів. Такий підхід дає можливість організувати аналіз "план-факт", оскільки вже існують фактичні дані, з якими можна порівнювати плани. Однак, не всі управлінські звіти повинні ставати бюджетами — деякі з них залишаться суто управлінськими. В бюджетуванні можуть бути свої проміжні звіти, що дозволяють планувати й затверджувати проміжні результати й фінальні форми бюджетів.

Найкраще поділити звіти на два типи: управлінські та бюджетні. Їх перетин створить основу для аналізу "план-факт". Варто зазначити, що бюджетні звіти мають бути зрозумілими користувачам і містити високорівневу деталізацію, відмінну від оперативних звітів, що базуються на фактичних даних.

Альтернативні підходи

Деякі компанії формують бюджетні звіти, не враховуючи поточні можливості облікової системи. Це може призвести до складнощів, оскільки деталі в бюджетних планах можуть не співпадати з можливостями фактичного обліку, що унеможливить проведення аналізу "план-факт". Без цього аналізу управлінські рішення стають менш ефективними, і бюджетування перетворюється на формальність. Тому важливо, щоб планування базувалося на можливостях фактичного обліку.

Вибір аналітики

Якщо для бюджетування потрібно використовувати нові аналітичні дані, яких немає в обліковій системі (наприклад, проєкти), важливо врахувати, як ці плани будуть контролюватися й виконуватися. Якщо облікова система не дозволяє отримати необхідну аналітику, можливо, варто розглянути її модернізацію або заміну.

Вибір підходу до планування

Є два основні підходи до побудови бюджетної моделі:

1. Використання наявних управлінських або бухгалтерських звітів як основи. Якщо вони задовольняють потреби управління, їх можна використовувати і для планування.
2. Створення системи планів і бюджетів на основі потреб компанії, без огляду на обмеження поточної облікової системи.

Для обох підходів важливо обрати стратегію бюджетування, яка визначатиме остаточний набір звітів і їхні взаємозв'язки.

Спрощена модель бюджетування

Для початку можна використовувати простішу схему бюджетування, зосередившись на основному бюджеті, з якого зазвичай і починають процес. Йдеться про бюджет руху грошових коштів (БРГК). Цей бюджет важливий тим, що дозволяє планувати реальні грошові потоки й контролювати платежі. Аналіз грошових потоків дає змогу оцінити платоспроможність компанії й приймати відповідні управлінські рішення.

Інший варіант — зосередитися на бюджеті доходів і витрат (БДВ). Він дозволяє контролювати прибутковість компанії та виникнення заборгованостей за укладеними договорами, а також планувати доходи та витрати.

Вибір підходу залежить від потреб компанії та можливостей її облікової системи, але головне — забезпечити реальне використання бюджетних даних для управління й прийняття рішень.

На навчальному курсі від ЦСН Проком ми практично освоюємо функціональні можливості підсистеми Бюджетування в прикладному рішенні BAS ERP та BAS КУП.

Освоєння роботи з функціоналом програми для автоматизації бюджетного управління підприємств торгівлі та вирішення наступних завдань:

• ознайомлення з методологічними засадами бюджетування;
• робота з основними об'єктами конфігурації, які належать до функціоналу підсистеми Бюджетування для розуміння їх призначення та грамотного використовування в процесі роботи;
• відображення товарних планів та налаштування їх зв'язків з підсистемою Бюджетування;
• побудова бюджетної моделі з використанням операційних бюджетів (бюджет продажу, бюджет купівель) та майстер-бюджетів (бюджет доходів та витрат, бюджет руху грошових коштів та прогнозний баланс);
• проведення план-фактного аналізу даних;
• управління бюджетним процесом.

Деталі за посиланням: https://csoprocom.com.ua/study/kursy-bas/byudzhetuvannya-v-prikladnomu-rishenni-bas-erp-dlya-torgovelnogo-pidpri-mstva/