Як перейти до автоматизації бюджетування в BAS ERP та BAS КУП

Автоматизація бюджетних процесів дозволяє підвищити ефективність управління фінансами, скоротити час на обробку даних і зменшити кількість помилок.

Щоб успішно впровадити автоматизовану систему бюджетування, важливо виконати кілька ключових кроків, які допоможуть перейти від ручних процесів до автоматизованих рішень.

Аналіз поточного стану

Першим кроком є аналіз поточного стану бюджетування в компанії:

1. Якщо процес бюджетування вже функціонує, необхідно вивчити всі існуючі регламенти та бюджетну модель.
2. Якщо бюджетування раніше не використовувалося, слід зібрати вимоги до бюджетної моделі та визначити основні правила бюджетного процесу.

Незалежно від поточної ситуації, важливо детально вивчити всі доступні документи, що стосуються облікової політики компанії, її структури та процедур управління:

1. Облікова політика — правила ведення бухгалтерського обліку, що використовуються в компанії.
2. Організаційна структура — опис підрозділів і співробітників, які відповідальні за фінансові процеси.
3. Посадові інструкції — обов'язки ключових користувачів, які братимуть участь у бюджетуванні..
4. Регламенти звітності — правила підготовки та подання фінансових звітів.
5. Регламенти планування та бюджетування — існуючі процедури формування планів і бюджетів.

Збір вимог і визначення користувачів

Наступним етапом є визначення основних користувачів, які братимуть участь у бюджетуванні. Важливо дізнатися їхні потреби та очікування від автоматизованої системи. Якщо в компанії вже існують формалізовані вимоги, їх слід детально вивчити. Якщо таких документів немає, варто допомогти їх скласти.

Зібрані вимоги використовуються для проведення аналізу, який дозволить визначити, наскільки поточні процеси відповідають можливостям обраної системи автоматизації, а також виявити прогалини, які потребують коригування.

Вибір системи та команди

Далі необхідно організувати тендер для вибору системи автоматизації BAS ERP/BAS КУП та команди, яка займатиметься її впровадженням. На цьому етапі варто також затвердити проектну методологію, яка буде закріплена в статуті проекту. Це забезпечить чітке дотримання всіх кроків впровадження.

Опис процесів

Для опису процесів корисно застосовувати підхід від «як є» (as is) до «як буде» (to be). Це означає, що спочатку слід детально описати поточну ситуацію, а потім — бажані зміни після впровадження автоматизації. Якщо ж бюджетування раніше не застосовувалося, достатньо створити лише опис «як буде».

Формування схем бізнес-процесів

Схеми бізнес-процесів слід створювати на основі бюджетних і звітних форм, а також осіб, які відповідальні за їх виконання. Важливо чітко визначити, хто і коли відповідає за кожен етап: від введення даних до аналізу результатів. Цей процес вимагає деталізації дій і подій, що виникають на вході та виході кожного етапу.

Прототипування та впровадження

Останнім етапом є прототипування та моделювання системи автоматизації. Цей процес є ітераційним — під час нього постійно уточнюються технічні вимоги, коригується бюджетна модель та налаштовуються всі необхідні елементи. Прототип поступово перетворюється на повноцінну автоматизовану систему бюджетування, яка відповідає потребам компанії.

Висновок

Переходячи до автоматизації бюджетування, компанія отримує можливість ефективно керувати фінансами, зменшуючи кількість помилок і прискорюючи процеси. Головне — чітко дотримуватися визначених етапів і забезпечити залучення ключових користувачів на всіх етапах впровадження системи.

На навчальному курсі від ЦСН Проком ми практично освоюємо функціональні можливості підсистеми Бюджетування в прикладному рішенні BAS ERP та BAS КУП.

Освоєння роботи з функціоналом програми для автоматизації бюджетного управління підприємств торгівлі та вирішення наступних завдань:

• ознайомлення з методологічними засадами бюджетування;
• робота з основними об'єктами конфігурації, які належать до функціоналу підсистеми Бюджетування для розуміння їх призначення та грамотного використовування в процесі роботи;
• відображення товарних планів та налаштування їх зв'язків з підсистемою Бюджетування;
• побудова бюджетної моделі з використанням операційних бюджетів (бюджет продажу, бюджет купівель) та майстер-бюджетів (бюджет доходів та витрат, бюджет руху грошових коштів та прогнозний баланс);
• проведення план-фактного аналізу даних;
• управління бюджетним процесом.

Деталі за посиланням: https://csoprocom.com.ua/study/kursy-bas/byudzhetuvannya-v-prikladnomu-rishenni-bas-erp-dlya-torgovelnogo-pidpri-mstva/