Навіщо потрібна автоматизація, якщо є Excel? Бюджетування в BAS ERP, BAS КУП

Початок бюджетування та планування в багатьох компаніях часто відбувається за допомогою електронних таблиць, таких як Excel.

Цей інструмент дозволяє організувати процес з мінімальними витратами, залучивши до роботи кількох працівників. Можна використовувати підходи «згори вниз» або «знизу вгору» через кілька файлів або листів в одному документі, збираючи дані, наприклад, у спільній мережевій папці чи надсилаючи їх електронною поштою.

Excel дає змогу створювати досить складні бюджетні моделі завдяки можливості пов'язувати дані між різними файлами та листами за допомогою формул. Його простота й доступність роблять його привабливим варіантом для багатьох організацій. Крім того, він входить до стандартного пакета офісних програм, що спрощує його використання без необхідності залучати ІТ-фахівців для налаштування або встановлення програмного забезпечення.

Відповідальний за бюджетування аналітик може легко заповнити таблиці плановими даними, вводячи їх вручну або за допомогою формул для розрахунку певних показників на основі інших. Наприклад, можна автоматично обчислювати податки на зарплату за відповідними формулами. Порівняння планових та фактичних даних можна організувати шляхом завантаження звітів з облікової системи у форматі, аналогічному плановому, і додавання формул для розрахунку відхилень.

Переваги Excel на початковому етапі:

1. Легкість у використанні. Бюджетування через Excel не потребує складних налаштувань. Можна швидко почати роботу, використовуючи прості формули та файли, які легко адаптувати до потреб компанії.
2. Доступність. Excel доступний майже кожному співробітнику, оскільки входить до стандартного офісного пакета програм, тому залучення додаткового ПЗ не потрібне.
3. Гнучкість формування звітів. Excel дозволяє користувачам налаштовувати таблиці так, як це зручно, і легко готувати звіти для друку.

Проблеми Excel у процесі бюджетування

Проте зі збільшенням кількості учасників, обсягу даних або складності бюджетної моделі виникають серйозні обмеження при використанні Excel:

1. Обсяг даних. Велика кількість інформації робить важким її актуалізацію та синхронізацію між декількома користувачами. Формули у великих файлах можуть уповільнювати роботу і спричиняти помилки.
2. Надійність. При використанні Excel висока ймовірність накопичення помилок. Наприклад, формули можуть випадково змінитися або дані можуть не оновитися, що призводить до спотворення результатів. Великі файли можуть бути пошкоджені, що може призвести до втрати даних.
3. Безпека. Excel не має ефективних засобів контролю доступу. Це може призвести до ситуації, коли небажані користувачі отримують доступ до конфіденційних даних, таких як виплати бонусів або інформація певних підрозділів.
4. Оперативність. Підготовка звітів план-факт часто потребує зведення даних вручну з облікових систем. Процес збору інформації та контролю за виконанням бюджетів займає багато часу і вимагає ручної роботи. Наприклад, у казначействі необхідно вручну перевіряти відповідність витрат за заявками на оплату до запланованих бюджетів.

Коли Excel більше не справляється

З часом, коли кількість даних зростає, а процеси ускладнюються, Excel починає «захлинатися». Контроль за дотриманням планів стає трудомістким, а отримання консолідованих звітів — справжнім викликом. На цьому етапі виникає потреба у системах автоматизації бюджетування, які допомагають вирішити ці проблеми.

Переваги автоматизації.

Автоматизовані системи бюджетування BAS ERP та BAS КУП значно спрощують роботу з великими обсягами даних і дозволяють швидко та ефективно збирати інформацію, уникати помилок і забезпечувати надійність процесів. Вони дозволяють відстежувати виконання планів у режимі реального часу, мають розширені можливості контролю доступу й забезпечують гнучкість в управлінні даними.

Таким чином, хоча Excel є чудовим інструментом для початкових етапів бюджетування, його можливостей може не вистачити для складніших завдань. У такому разі автоматизація бюджетного процесу стає необхідністю для підвищення ефективності й безпеки роботи.

На навчальному курсі від ЦСН Проком ми практично освоюємо функціональні можливості підсистеми Бюджетування в прикладному рішенні BAS ERP та BAS КУП.

Освоєння роботи з функціоналом програми для автоматизації бюджетного управління підприємств торгівлі та вирішення наступних завдань:

• ознайомлення з методологічними засадами бюджетування;
• робота з основними об'єктами конфігурації, які належать до функціоналу підсистеми Бюджетування для розуміння їх призначення та грамотного використовування в процесі роботи;
• відображення товарних планів та налаштування їх зв'язків з підсистемою Бюджетування;
• побудова бюджетної моделі з використанням операційних бюджетів (бюджет продажу, бюджет купівель) та майстер-бюджетів (бюджет доходів та витрат, бюджет руху грошових коштів та прогнозний баланс);
• проведення план-фактного аналізу даних;
• управління бюджетним процесом.

Деталі за посиланням: https://csoprocom.com.ua/study/kursy-bas/byudzhetuvannya-v-prikladnomu-rishenni-bas-erp-dlya-torgovelnogo-pidpri-mstva/