Ділове листування. Структура ділового листа

Базові вимоги до складання службових листів. На що звернути увагу.

Ділове листування – є частиною комунікаційного процесу будь-якого підприємства, компанії чи установи.

Це комунікація всередині організації (між працівниками, підрозділами, філіями) і зовнішня комунікація – як взаємодія з іншими компаніями, партнерами, постачальниками, клієнтами (або потенційними клієнтами), суспільством.

Тому, варто приділити увагу оформленню та формулюванням змісту при складанні службових листів.

Першочергове правило – службові листи пишуть на службових (фірмових) бланках.

Бланк ділового листа повинен бути оформлений відповідно до вимог Національного стандарту України  ДСТУ 4163:2020.

Загальні вимоги до оформлення ділових листів

Службові листи у паперовому вигляді оформлюють на фірмових бланках компанії\організації, де вказано: повну назву компанії, логотип, використано фірмовий шрифт, вказані контакти компанії.

Якщо текст листа на кількох сторінках, використовують бланк для кожної сторінки, де текст прописують на лицьовій стороні, а бланки (сторінки) нумерують.

В електронному вигляді – лист повинен також, містити основні реквізити компанії\організації (назву, адресу, контакти, сайт) та підпис (ім’я, прізвище, посада, контакти) відправника.

Структура ділового листа складається з:

• теми
• вступної частини (привітання)
• основної частини (текст)
• підсумкової частини
• підпису

Тема листа повинна відразу вказувати про що отриманий лист. Тому, як правило, і починається з прийменника «Про…» (Про умови доставки, Про призначення нового керівника, Про зміни у корпоративній політиці і т.д.). Бажано, вмістити тему листа у 5-7 слів, не більше.

Вступна частина – це привітання і звернення до адресата на ім’я, висловнення поваги до нього.

Текст – основна частина. Текст листа складається в межах офіційно-ділового стилю. Це чітке, лаконічне викладення з конкретними формулюваннями, фактами, аргументами.

Текст листа відповідає виду листа (лист-запит, лист-прохання, лист-відмова, лист-підтвердження, лист-пропозиція, лист-попередження, супровідний лист та ін..)

Якщо до листа додаються додатки, про це, також, вказують у тексті і посилаються на них (додається прайс, зразок договору, схема проїзду, презентація та ін..)

Тест листа повинен легко читатися, не прийнято змінювати шрифт в окремих словах чи реченнях або використовувати різні кольори. Важливі моменти виділяють курсивом або жирним шрифтом.

Підсумкова частина. Лист закінчують ввічливими формулюваннями, побажаннями «з повагою», «на все добре», «гарного дня».

Підпис. У підпису листа зазначають ім’я та прізвище адресанта, його посаду та назву компанії вказують без скорочень, номер телефону або меседжера для швидкого звертання.

Також, часто додаються контакти компанії – покликання на сайт і соц. мережі

Базові вимоги при складанні службових листів:

• нейтральний тон
• повага до адресата
• лаконічність викладу, тільки важливі факти, події, цифри
• слід уникати довгих речень і розбивати їх на коротші речення (до 25 слів)
• текст розбивати на абзаци по 3-5 рядків
• важливо вживати слова, значення яких є зрозумілим для адресата
• доречно вживати професійні терміни
• чітко формулювати думки, уникати двозначності

Слід уникати у діловому листуванні помилок:

• емоційного забарвлення у тексті або використовування смайликів
• занадто довгих речень
• розмовних, іронічних, двозначних за смислом слів, художніх зворотів
• наказового тону
• слів зменшувачів (книжечка, папірець)
• орфографічних та стилістичних помилок, одруківок
• шрифтів у художньому стилі або таких, які важко читаються
• виділення окремих слів різними кольорами
• використовувати заливку тексту (в електронних листах)
• не зловживати знаками оклику та знаками питання
• не перевантажувати текст англіцизмами

Докладніше, як складати службові листи та інші документи офіційного характеру, а також, як вести облік документообігу, Ви можете дізнатися на курсах Діловодство на підприємстві.

Детальніше, про реквізити, які використовують у документах, читайте у статті Реквізити документів. Методичні рекомендації

З питаннями щодо навчання на курсах з діловодства звертайтесь до навчальної студії Тренд:

[відкрити контакти](067) 186-46-05 telegram  

[відкрити контакти](063) 467-34-65 viber