Особливості та вимоги професії діловода

Що таке діловодство, класифікація документів та вимоги до професії діловода.

Діяльність кожної компанії, підприємства чи організації супроводжує документообіг. Він може бути більший чи менший за обсягом, паперовий чи електронний, хаотичний або добре організований, але в будь-якому випадку, він існує.

Діловодство — це організаційний процес роботи з усією документацією підприємства, від внутрішніх документів до вхідної кореспонденції.

Сам процес документообігу регулюється внутрішніми документами компанії відповідно до вимог Національного стандарту України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації».

Основна вимога до організації документообігу — щоб проходження документів на підприємстві було оперативним і здійснювалося з мінімальними витратами часу і праці.

Весь документообіг поділяють на внутрішній та зовнішній.

Внутрішній — щоб передавати інформацію між підрозділами підприємства.

У свою чергу він ділиться на:

• управлінський;
• кадровий;
• бухгалтерський;
• складський;
• виробничий;
• та ін. залежно від наявних підрозділів

Зовнішній — для взаємодії з контрагентами компанії.

Контроль за документообігом покладають на одного з працівників (діловод, кадровик, секретар, офіс-менеджер), або розподіляють обов’язки між кількома працівниками, або — організацією документообігу займається окремий відділ. Керівник діловодної служби підпорядковується безпосередньо керівнику підприємства.

Деякі категорії документів підлягають контролю спеціалізованих відділів, наприклад, кадрова чи бухгалтерська документація.

Кому саме передавати той чи інший документ, визначає служба діловодства (якщо така є на підприємстві) або секретар.

Загалом, виділяють наступні категорії документів:

• Інформаційно-аналітичні:
• заява, акт, довідка, доповідна, пояснювальна, службова записка, протокол.
• Організаційні документи:
• положення, статут, інструкція, правила, службові листи.
• Розпорядчі документи:
• наказ, розпорядження, вказівка, постанова, рішення, ухвала, доповіді, звіти, плани, договори, документування оренди приміщень.
• Документація з кадрових питань:
• накази з особового складу, автобіографія, трудова книжка, особовий листок з обліку кадрів, характеристика, посадова інструкція, штатний розпис, картка П2, графіки відпусток, документація по військовому обліку.   
• Обліково-фінансові документи:
• відомість платіжна, квитанція, акт виконаних робіт, касовий ордер, рахунок-фактура, бухгалтерська довідка, накладна, довіреність, розписка.

Діловод (або секретар) у компанії відповідає за обробку, контроль, зберігання документів, які супроводжують управлінську діяльність підприємства: накази, інструкції, службові записки, протоколи тощо. Відповідно, такий працівник повинен знати, як повинен бути оформлений той чи інший документ, які повинні бути реквізити, підписи (візи) на документі, строк зберігання документів та підготовка документації до здачі в архів.

При цьому, в компанії може вестися паперовий або електронний документообіг (або такий і такий).

Отже, діловод повинен мати наступні навички:

• Вміння працювати з документами.
• Знання законодавства та внутрішніх документів установи.
• Вміння працювати з «офісним пакетом» на ПК (наприклад ms office).
• Вміння працювати з програмою електронного документообігу, яка введена на підприємстві (АСКОД, Вчасно, Deals, Document.Online або інша).
• Навички тайм-менеджменту для ефективного планування та виконання необхідного об’єму робіт.
• За необхідності, можливі спеціалізовані вимоги, наприклад, знання іноземної мови на певному рівні, щоб опрацьовувати документи.

Якщо ви хочете дізнатися більше про організацію документообігу в компанії запрошуємо всіх охочих на курси Діловодство на підприємстві. Ви дізнаєтеся про всі базові правила та вимоги роботи з документами, розглянете зразки та приклади типових документів.

Навчання проходить онлайн. Можна обрати заняття в групі або індивідуальний графік.

Для грамотного оформлення документації компанії рекомендуємо додатковий курс Ділова українська мова, на якому розглядаються особливості застосування офіційно-ділової стилістики.

Для запису на пробний урок та з питаннями про навчання звертайтесь до менеджера навчальної студії Тренд:

[відкрити контакти]067 186 46 05, [відкрити контакти]066 617 80 37, [відкрити контакти]063 467 34 65