Що повинен уміти та знати секретар, помічник керівника

Які професійні компетенції важливі для секретаря, помічника керівника.

Робота секретаря, помічника керівника досить різнопланова і відповідальна. Будь-який керівник потребує у своїй роботі надійного помічника / секретаря, здатного взяти на себе більшість організаційних та інформаційних обов’язків й розв'язання стандартних буденних проблем, що звільнить самого керівника від розв'язання поточних питань. Відповідно, від такого працівника вимагається високий рівень багатьох навичок soft skills та hard skills.

Секретар повинен мати:

• відмінні комунікативні здібності і навички переконання,
• уміти спілкуватися з різними людьми, а часто і з конфліктними працівниками та клієнтами,
• справлятися з величезною кількістю дрібних справ протягом дня (а отже, володіти техніками тайм-менеджменту),
• вправно користуватися комп’ютерними програмами — від MS Office і Zoom  до BAS:Бухгалтерія,
• мати знання з діловодства і швидко набирати документи (виручить навичка методики «сліпого друку»),
• підтримувати безперебійну роботу офісу (від замовлення канцтоварів до оформлення заявок на ремонт офісного обладнання в найкоротші терміни),
• демонструвати корпоративні цінності компанії та бути взірцем ділового етикету.

І, навіть це не повний перелік вимог до секретаря, деякі обов’язки залежать від виду діяльності компанії та потреб керівника.

Наприклад, якщо компанія співпрацює з іноземними партнерами, перевагою кандидата на посаду секретаря / помічника керівника буде високий рівень знань іноземної мови — англійської або і мови країни партнерів. Адже саме секретар відповідає на дзвінки, домовляється про зустрічі або робочі поїздки керівника та веде формальне ділове листування.

У невеликих компаніях свої нюанси роботи. Наприклад, секретар може виконувати обов’язки помічника бухгалтера, тобто працювати з первинними бухгалтерськими документами та вести базову кадрову документацію або й повний документообіг у компанії.

По суті, робота охоплює настільки широкий спектр завдань, що гарному секретарю потрібно бути й дисциплінованим виконавцем, і вміти самостійно ухвалювати рішення, особливо, коли керівник дуже зайнятий або не може дати чіткі вказівки.

HR-ри виділяють наступний базовий перелік компетенцій ефективного секретаря / помічника керівника:

• Орієнтація на роботу з людьми.
• Готовність враховувати думку та поведінку інших людей та діяти відповідно.
• Здатність працювати в умовах багатозадачності, в ситуації, коли одночасно доводиться виконувати кілька завдань різного рівня складності (важливості).
• Уміння розставляти пріоритети у своїй роботі та робочому плані керівника.
• Розуміння важливості думки керівника, здатність до підпорядкування.
• Високий рівень детальності.
• Витримувати баланс в орієнтації «процес — результат».
• Здатність виконувати монотонну, рутинну роботу без зниження якості.
• Стресостійкість.
• Уміння швидко орієнтуватись у ситуації..
• Ввічливість, коректність.
• Знання основ етикету (спілкування по телефону, прийом відвідувачів, ділова переписка).
• Навички фільтрації дзвінків \ відвідувачів.
• Навички організації ділових поїздок та заходів.
• Управління персоналом (якщо у підпорядкуванні є інші секретарі, адміністратори, водії, кур’єри).
• Машинопис (швидкість не менше 150 знаків /1хв.)
• Середній / високий рівень знань word, excel, power point.
• Самостійний пошук та аналіз інформації.

Отже, зважаючи на різнобічний перелік професійних компетенцій, охочим працювати секретарем / асистентом керівника пропонуємо пройти базовий курс навчання в студії Тренд.

Наш курс допоможе підготуватися до виконання офісної роботи та стати надійним помічником управлінської ланки компанії.

На сьогодні  навчання проводиться онлайн — індивідуально або в групі.

Більше інформації — на сторінці курсів секретаря.

Інші корисні курси (машинопис, діловодство, ділова українська мова) ви можете переглянути на сторінці Менеджмент.

З питаннями та для запису на навчання звертайтесь до менеджера студії Тренд:

[відкрити контакти]067 186 46 05 — Telegram,  [відкрити контакти]063 467 34 65 — Viber.