Як працювати дистанційно та ефективно

Під час війни дистанційна робота стала порятунком для мільйонів українців та українок. Хтось зберіг свою роботу, хтось знайшов нову, хтось бере замовлення на фрілансі. Щоб залишатися ефективними й поза офісом, слід навчитися працювати віддалено.

Це стаття з нашого блогу, в якому ми пишемо про IT, програмування, тестування, менеджмент та маркетинг.  

Які існують види віддаленої роботи та як можна залишатися зосередженими, працюючи вдома? Читайте далі, щоб дізнатися більше про те, як організувати своє дистанційне робоче місце та як отримати максимальну віддачу від дистанційної роботи.

Де працювати дистанційно?

Є кілька варіантів дистанційної роботи, і у кожного є свої переваги. Вибір найкращого для вас буде залежати від ваших особистих та сімейних обставин.

Працювати з дому

Починаючи з 2020 року, багато працівників відчули смак роботи з дому через пандемію коронавірусу. Тепер формат знову є актуальним.

Робота, не виходячи з дому, — це зручний спосіб попрощатися зі щоденними поїздками на роботу та привітатись із комфортною робочою обстановкою. Крім економії на витратах на відрядження, робота вдома забезпечує більш продуктивне середовище без стресу.

Крім того, працюючи з дому, зручно зустрічати кур'єра, робітників чи монтажників мережі, наприклад.

Тим не менш важливо залишатися зосередженими, працюючи з дому, тому що є багато потенційних відволікаючих факторів.

Працювати у коворкінгу

Коворкінг-простору дозволяють вам створити свій власний центр продуктивності, який знаходиться далеко від офісу та будинку. У коворкінгу ви ділите один або кілька поверхів будівлі з іншими професіоналами, і вони зазвичай мають різний бізнес-досвід.

Використання коворкінгу як рішення для віддаленої роботи має кілька переваг:

• Відстань від домашніх відволікаючих факторів. Вдома часто є щось, не пов'язане з роботою, що потребує вашої уваги чи часу. У коворкінгу ви відокремлені від цих факторів.
• Доступ до офісних матеріалів: так само, як і при роботі в офісі компанії, в коворкінгу вам не потрібно турбуватися про чорнило для принтера, папері, скріпки та інше.
• Приміщення для заходів та конференц-зали. Багато коворкінг-просторів пропонують місця для проведення професійних зустрічей з іншими людьми — часто в приватній, стриманій атмосфері.
• Закуски, чай та кава. Якщо ви хочете перекусити або вам потрібно трохи підбадьоритися, коворкінг зазвичай надає закуски та напої, які допоможуть вам залишатися продуктивними або відволіктися.

Як залишатися зосередженими, працюючи з дому

З'ясуйте, коли ви найбільш продуктивні

Деякі люди найкраще працюють вранці, невдовзі після того, як встають із ліжка чи снідають. Якщо це ви, ви можете запланувати свої найважливіші завдання на ранні години, наприклад, з 9:00 до 12:00.

З іншого боку, вам може знадобитись трохи часу, щоб змусити ваш мозок і тіло працювати. Якщо ви відчуваєте, що починаєте працювати на повну котушку лише через кілька годин після пробудження, ви можете провести ранок, відповідаючи на електронні листи, складаючи розклад наступного тижня або виконуючи інші, більш приземлені завдання. Таким чином, можна залишатися зосередженими і продуктивними, навіть якщо ваш мозок не в змозі вирішувати складніші завдання.

Створіть домашній офіс

Ефективний домашній офіс необов'язково повинен мати всю обробку типового простору, що надається роботодавцем, але навіть часткова атмосфера офісу може допомогти вам зосередитися.

Простір домашнього офісу може зробити його таким:

• Всі основні інструменти, такі як комп'ютер, додатковий монітор, мобільні пристрої, зарядні пристрої, резервні жорсткі диски, ручки, олівці, ноутбук і принтер, знаходяться в одному місці
• Поруч є додаткові інструменти та обладнання: USB-кабелі, кабелі Ethernet, подовжувачі, навушники та інші речі, що потрібні для вашої роботи
• Бажано обладнати окрему кімнату як офіс. Якщо це неможливо, ви можете встановити модульну стіну, щоб відокремити себе від інших членів сім'ї. Крім того, комп'ютер, звернений у кут, може забезпечити достатню дистанцію від решти квартири.

Складіть перелік того, що ви повинні зробити

Переліки допомагають підтримувати порядок, розставляти пріоритети для найважливіших завдань і дають відчутний спосіб вимірювання прогресу. Використання переліків замість того, щоб просто пам'ятати те, що ви повинні зробити, може спростити організацію дня, допоможе залишатися зосередженими і виконувати все вчасно.

При складанні списків слід пам'ятати про кілька речей:

• Заповнюйте перелік одразу, коли з'являється нове завдання. Крім того, краще складати список наступного дня наприкінці попереднього. Це особливо корисно, якщо ви закінчили роботу, перш ніж завершили важливі завдання. Відразу внесіть їх у перелік наступного дня.
• Розставляйте пріоритети термінових завдань. Усі елементи у списку не однаково важливі. Ви повинні ставити найтерміновіші завдання — навіть якщо вони відносно легкі — вище у своєму переліку, щоб вирішувати їх насамперед.
• Не обманюйте. Якщо ви працюєте з дому та іноді помічаєте, що трохи відкладаєте справи на потім, ви маєте подивитися на ваш перелік очима керівника. Щоразу, коли ви дивитеся на нього, ваш «бос» чемно нагадує вам, що потрібно зробити за день.
• Встановіть для себе розумні очікування. Уникайте спокуси втиснути у свій список десять справ, коли у вас може бути час тільки на сім, наприклад, щоб закінчити працювати швидше. Щоб уникнути цього, ви можете складати переліки на кілька днів поспіль або навіть протягом тижня. Таким чином ви можете виділити достатньо часу для кожного завдання, замість того, щоб робити більшість із них за один день. Це працює і в інший бік — якщо вам дуже хочеться перенести завдання із сьогодні на завтра, ви побачите, що завтра часу на це завдання не буде, а отже, зробити його потрібно сьогодні.

Встановіть межі

Крім фізичних кордонів, які варто встановити в просторі домашнього офісу, соціальні кордони можуть мати велике значення для підвищення продуктивності вдома. Проведіть стратегічну розмову із членами сім'ї або сусідами по квартирі.

Ось кілька порад:

• Уточніть, коли ви працюватимете, а не просто вкажіть період часу, наприклад «шість годин кожен день».
• Заплануйте перерви, коли ви можете поговорити про важливі речі або допомогти зі справами по дому.
• Якщо вам доводиться працювати довше або розпочинати роботу раніше, ніж зазвичай, повідомте про це членам сім'ї або сусідам якомога раніше.
• Будьте певні щодо того, як вони можуть допомогти вам зосередитися, обмежуючи прослуховування музики, перегляд телевізора та інші навколишні звуки.
• Скажіть їм, що вас відволікає.
• Точно дотримуйтесь свого розкладу. Це особливо важливо, коли йдеться про сім'ю. Закінчуйте роботу вчасно та проводьте час із сім'єю або як слід відпочивайте. При роботі з дому робочий час і дозвілля мають властивість змішуватися один з одним.

Обмежте свою присутність у соціальних мережах та інтернеті

Велика кількість факторів, що відволікають, — один із найістотніших недоліків роботи з дому. В офісі ви можете турбуватися про те, що хтось пройде повз і побачить, як ви дивитеся відео про ремонт квартири на YouTube або читаєте новини, але вдома вам не заглядають через плече.

Тому ви маєте зробити це для себе.

Ось декілька способів, як простіше сказати «ні» засобам масової інформації:

• Вимкніть повідомлення телефону. Ви можете вимкнути свої оповіщення відповідно до їх окремих категорій, таких як сигнали тривоги, смс, повідомлення в месенджерах або листи. Витратьте кілька хвилин, щоб налаштувати їх правильно, щоб звести до мінімуму ваші шанси відволіктися.
• Переведіть телефон у режим «не турбувати».
• Переверніть телефон догори дном і покладіть його поза увагою, наприклад, за екраном ноутбука. З очей геть з серця геть.
• Використовуйте брандмауер або інший веб-фільтр, щоб обмежити доступ до YouTube та сайтів соціальних мереж. Так ви імітуєте те, що роблять багато компаній, щоб обмежити відволікаючі фактори. Це може здатися екстремальним, але час, який ви заощадите, може вартувати того.
• Виділіть певний час для споживання медіа. Ви можете виділити півгодини, щоб перевірити телеграм-канали або прочитати останні новини. Але коли час добігає кінця, ви повинні зробити над собою зусилля та повернутися до роботи.

Складіть робочий календар

Незалежно від того, чи використовуєте ви фізичний, паперовий календар або додаток, ви повинні використовувати календар для планування своєї робочої діяльності.

Календар має стати основою вашого розкладу, і навколо нього вам доведеться структурувати інші дії.

Робіть перерви

Немає нічого поганого в тому, щоб час від часу робити перепочинок. Насправді перерви можуть підвищити вашу продуктивність. Відпочинок від робочих задач може дати вашому розуму час розслабитися та освіжитися. Це також може дати можливість подумати про нові способи вирішення складної проблеми, заощадивши ваш час та нерви.

Спробуйте прогулятися, виконати роботу по дому або трохи позайматися — все це може створити здоровий простір між вами та вашою роботою.

Дистанційна робота, чи то вдома, чи в коворкінгу, може бути зручною та ефективною. Не забувайте розвивати самодисципліну, спілкуватися з іншими людьми у вашому домі та налаштовувати контрольований робочий простір, щоб максимально ефективно використати віддалене середовище.