Як написати офіційного листа англійською мовою: кілька порад та загальна структура

На перший погляд, завдання написати ділового листа видається доволі складним. “Там дуже багато правил та тонкощів”, — можете думати ви. Насправді саме правила роблять задачу простішою, адже знаючи їх, ви точно впораєтесь.

Запевняємо, правил не так вже і багато. Але перш ніж перейти до них, розглянемо загальні принципи утворення офіційного листа.

Загальні поради щодо написання formal letter

Подумайте, яку роль відіграє листування? Правильно, це спосіб комунікації. У діловому світі ця комунікація є дуже цілеспрямованою, і кожен її учасник прагне розв'язати питання якомога швидше та результативніше. Отже, інструменти досягнення мети також повинні бути дієвими.

Пам’ятайте, що у діловому світі час — це гроші, і не тільки для вас, але й для тих, з ким ви плануєте комунікувати. Тому поважайте ресурси, які вони витрачатимуть на читання вашого ділового листа зокрема. Робіть ваше повідомлення якомога лаконічнішим, точнішим та зрозумілішим. Постарайтеся відповісти на всі можливі запитання та направити читача у потрібному напрямку. Кожне слово та речення у такому листі мусять бути доречними та виконувати конкретну функцію.

Інший важливий момент — використовувати діловий тон комунікації. Не використовуйте сленг чи жаргон, ідіоми чи фразові дієслова. Ваша мова мусить бути простою, без подвійних смислів. Питання і прохання слід писати якомога більш тактовно, уникаючи прямих формулювань.

Ось кілька прикладів правильно та неправильно оформлених речень для ділового листа.

Неправильно: 

• We have come up with a plan how to solve this problem.

• Can you give me more information?

• Give me the answer before Monday.

Правильно:

• We have developed a plan how to solve this problem — Ми придумали план, як розв'язати цю проблему.

• Would you be so kind to give me more information? Чи не могли б ви надати мені більше інформації?

• Could you answer by Monday? That's the deadline for agreeing on this issue. Чи могли б ви надати відповідь до понеділка? Це крайній термін для узгодження цього питання.

І також остання із загальних порад — використовуйте належний формат оформлення вашого formal letter. Рекомендуємо користуватися спеціальними шаблонами, тим паче зараз вони є у вільному доступі на будь-який привід та смак. Але також є й універсальна структура, яку можна засвоїти та застосовувати для написання будь-якого листа. Про неї й поговоримо далі!

Структура ділового листа

Всього виділяють 6 основних структурних елементів у діловому листі. 

Шапка з іменами, адресами та датою

Є обов’язковою частиною паперового листа, але в email-листуванні використовується рідко. Розміщуємо у лівому верхньому куті інформацію в наступному порядку:

1. Ваші дані:  ім’я та прізвище, назва компанії, де працюєте, та посада (якщо це необхідно), адреса для отримання зворотного листа, додаткові способи зв’язку у вигляді телефону чи email-адреси.
2. Дата у форматі Month DD, YYYY.
3. Дані одержувача: ім’я та прізвище, його адреса.

Між кожним блоком інформації слід пропускати один рядок. Ось який вигляд повинен мати letter heading:

Alicia Johnes

Brooklyn Bank, CEO

308 Vermont St.

New York, NY 10011

[відкрити контакти]+1(332) 455-89-54

August 14, 2022

Michael Anderson

4960 Houston Rd. Suite I

Frankfort, KY 40622

Мета листа

Так званий subject. Його завжди вказують в email-листі в окремому полі, а також у листах, написаних в AMS-стилі. У цьому випадку намагайтеся вмістити мету в один рядок, пишіть все надрядковим шрифтом:

You won our main prize — two tickets to miami

Привітання

Цю частину ще називають salutation — ви вітаєтеся з одержувачем листа. Починати слід з загальноприйнятого слова Dear. Далі дотримуйтеся таких правил:

1. Якщо не знаєте імені адресата, але знаєте стать, використовуйте Dear Sir, звертаючись до чоловіка, чи Dear Madam, спілкуючись з жінкою.
2. Якщо взагалі не знаєте ні статі, ні імені, можете написати Dear Sir or Madam.
3. Якщо ж адресуєте листа конкретному робітнику компанії, не знаючи його імені й статі, вкажіть посаду, яку він обіймає. Наприклад, Dear HR Manager.
4. Якщо вам відомі стать та ім’я, використовуйте одну із приставок:

• Mr. у звертанні до чоловіка
• Mrs., звертаючись до заміжньої жінки
• Miss, звертаючись до незаміжньої жінки
• Ms., якщо не знаєте сімейного положення жінки

Після приставки слід писати лише прізвище, без імені:

Dear Mr. Anderson

1. Вкажіть науковий ступінь людини замість приставки, якщо знаєте його:

Dear Dr. Anderson

Тіло листа

З нового рядка після salutation ви нарешті можете переходити до викладення ваших думок та запитів. Виділяють три загальні частини, які мають бути логічно пов’язані між собою та чітко й лаконічно доносити всю інформацію.

Вступ

У першому абзаці представтеся, коротко поясніть хто ви й звідки. Далі одним реченням опишіть мету вашого листа. Задача, яку виконує вступна частина — це привернути увагу читача до змісту, заінтригувати чи хоча б викликати інтерес. Покажіть, що не тільки ви зацікавлені у комунікації, але й співбесідник також отримає вигоду від цього.

Основна частина

У 2-3 абзаци вмістіть всю необхідну інформацію, яка б достатньо широко висвітила основну тему й закрила можливі питання одержувача листа. Чітко викладайте факти, уникайте зайвих епітетів, емоційно забарвлених слів. Намагайтеся писати якомога більш коротко.

Для того, щоб краще розуміти, як правильно викладати власні думки професійно та по-діловому, слід розібратися у тонкощах бізнес-англійської. У цьому вам допоможуть Курси ділової англійської від Першого Кембриджського освітнього центру. 

Кінцівка

Останній абзац слід використовувати, щоб подякувати читачеві за час та увагу, що він приділив вашому листу, а також для того, щоб дати йому зрозуміти, яких подальших дій ви від нього очікуєте.

Прощальна фраза

Це також важлива формальна частина, як і salutation. Вона має назву complimentary close. Тож сміливо використовуйте один із варіантів:

• Sincerely
• Best regards
• Thank you
• Yours respectfully
• Yours faithfully (якщо не знаєте імені одержувача)

Підпис

Рядком нижче ставимо підпис від руки, якщо це паперовий лист, ще нижче — друкуємо своє ім’я та посаду, якщо це необхідно. Якщо пишете email-листа, одразу після complimentary close вказуєте своє ім’я, пропускаючи підпис.

Тож сміливо практикуйте свої навички, користуючись нашими порадами, і успіх прийде обов'язково! Адже регулярна практика — це надійний спосіб освоїти ділове листування. 

Good luck!