Управління проектами для команд

Цільова аудиторія

Власникам, керівникам підприємств, керівникам проектів, начальникам служб, співробітникам, які беруть участь у проектній роботі.

Ціль заходу

Збільшення кількості проектів, які успішно реалізуються у намічені терміни в рамках виділеного бюджету. Створення єдиного понятійного апарату з питань управління проектами та проектної роботи.

Програма

1. Що таке проект? Особливості управління проектами

• Відмінність проекту з інших форм організації діяльності
• Типи проектів. Життєвий цикл проекту.
• Критичні чинники успіху проекту: час, якість, вартість.
• Типові помилки керівника під час роботи з проектами.
• Практика: Діагностика типових підходів при проектуванні та реалізації проектів учасниками тренінгу, вправа «Затор» – діагностика командних навичок управління проектами, віртуальний проект «Стройка дома»

2. Проект та процес проектування. Типові проблеми керівника.

• Помножуй негативні фактори твого проекту на два. Справи позитивні навпіл. (З досвіду управління проектами)

Проблема №1. Цілі проекту не реалістичні

• Аналіз проекту. Види ресурсів проекту.
• 5 крокова технологія прийняття рішення.
• Практика: SWOT-аналіз проекту. Оцінка ресурсів під час планування. Метод витрат та переваг. Вправа «Мета проекту» – учасники в командах по 4 особи з 3 ідей формують мету проекту, перевіряючи її за критеріями: проактивність, вимірність, визначеність, прив'язка до мети вищого рівня, досяжність, прийнятність та презентують її Замовникам.

Кожна команда протягом тренінгу працює над 1-2 проектами на основі реального матеріалу компанії. Наприклад: "Зростання продажів", "Збільшення числа клієнтів", "Введення нового продукту", "Зниження шлюбу", та ін.

Проблема №2. Проект не має графіка та системи «точок контролю», не визначено межі проекту.

• Послідовність планування
• Структура виконуваних завдань та структура виконуваних робіт
• Як розставити точки контролю у проекті
• Межі проекту

Практика: Побудова дерева цілей – структурна декомпозиція цілей; Моделювання проекту – визначення складу робіт, взаємозв'язків, ієрархії завдань; сітковий графік, складання графіка Гантта. Вправа «Кордони та фази проекту» – учасники в командах по 4 особи працюють над визначенням меж проекту та його зв'язку із зовнішніми умовами, визначенням фаз та їх результатів. Обговорення та презентація.

Проблема №3. Реалізація проекту затягується.

• Точки та зони контролю проекту – чому не дотримуються термінів?
• Принципи пошуку часу – зменшення обсягів роботи та підвищення ефективності.
• 6 кроків делегування.
• Гнучке та жорстке планування.

Практика: навичка делегування, технологія пошуку часу, оптимізація мережевого графіка проекту, створення контрольної дошки проектів. Вправа "Календарний план" – команди розробляють календарний план проекту з контрольними точками. Презентація планів.

Проблема №4. Ігнорування основних ризиків.

• Як розрахувати «критичний шлях» проекту?
• Перевірка плану та критичного шляху.
• Ризики. Типи ризиків. Оцінка ризику. Робота із ризиками.

Практика: Тренування створення критичного шляху, оцінка ризиків, створення механізмів управління ризиками проектів. Вправа «Ризики проекту» – учасники аналізують обмеження та припущення проекту, визначають ризики та свої дії з управління ризиками.

Проблема №5. Ціль проекту змінюється, але проект залишається незмінним.

• Роль менеджера проекту різних етапах.
• Зміни плану проекту.

Практика: відпрацювання кейсу. Вправа «Переговори із Замовником проекту» – учасник відпрацьовують переговори, під час яких аргументують необхідність змін проекту. Експерти оцінюють майстерність учасників.

Проблема №6. Не вдалося налагодити взаємодію всередині команди (з суміжниками).

• Як створити ефективну проектну команду?
• Як рольовий розклад команди впливає результати проекту?
• Як провести збори команди?
• Управління командою проекту. Стилі керування.
• Як управляти учасниками команди, які не знаходяться у прямому підпорядкуванні?
• Вибір оптимального способу комунікації.

Практика: проведення наради, робота з суміжником, вибір моделі спілкування в команді, вибір стилю управління. За підсумками оцінюють свої ролі, які вони грали у команді. Тестування учасників

Проблема №7. Команда не вірить у успіх і налаштована неконструктивно.

• Управління конфліктами
• Технологія зворотнього зв'язку
• 3 методи впливу: силовий, мотиваційний, залучення – що вибрати?
• Коучинг команди – як інструмент групової мотивації

Практика: Вибір методів управління конфліктами, навчання технології 4-х крокової моделі зворотного зв'язку. Вправа «Визнач тип конфлікту» – учасники визначають тип конфлікту, обирають шлях його вирішення. Вправа «Збори» підбиття проміжних підсумків проекту – проведення зборів команди у стилі коучинг.

Додаткова інформація

Інформація для роздумів (за даними дослідження Standish Group “Chaos report”):

• лише 16% проектів укладається у строки та бюджети;
• у середньому на 188% перевищується бюджет;
• у середньому на 222% перевищуються терміни;
• цілі та зміст лише 61% проектів залишаються незмінними.

За результатами тренінгу учасники:

• Отримають уявлення про особливості управління проектами.
• Дізнаються про технології управління проектами.
• Відпрацюють основні практичні вміння розробки, управління командою та результатами проекту.