Встигнути все: найкращі застосунки та підходи до планування

Знайомо відчуття, коли життя перетворюється на справжній марафон? Фокусуватися на робочих проєктах, планувати сімейні справи, пам’ятати про тренування, організовувати дітей, забронювати квитки… А ще й звіт подати в кінці року! Без паніки. Підказуємо перевірені методики та надійні планувальники, які підвищать продуктивність та залишать час для відпочинку.

4 підходи до планування, які працюють

Щоб організація часу була ефективною, варто обрати метод, який підходить саме вам. Ось кілька найпопулярніших і найрезультативніших методів.

Правило двох хвилин

• Суть: якщо справа займає менше ніж дві хвилини — зробіть її негайно.
• Приклад: оплатити рахунок за комунальні послуги, сплатити податки або забронювати квиток на потяг — не відкладайте це в список завдань, а робіть одразу.

Метод SMART-цілі

• Суть: завдання мають бути конкретними, вимірними, досяжними та обмеженими в часі. Це допомагає чітко розуміти, що потрібно зробити, як і коли.
• Приклад: завершити презентацію для клієнта до п’ятниці, включивши 3 ключові розділи: аналіз ринку, пропозиція та бюджет, не перевищуючи 15 слайдів. Така чітка SMART-ціль допомагає сконцентруватися на результаті. Або ось вимірна й обмежена в часі мета для покращення фізичної форми: пробігти 5 км тричі на тиждень протягом наступних двох місяців, щоб підготуватися до марафону.

Метод «З’їсти жабу»

• Суть: виконуйте найважчі завдання першими зранку, щоб відчувати полегшення протягом дня.
• Приклад: якщо вам потрібно знайти подарунки для родини та колег, почніть з найскладнішого — оберіть подарунок для людини, з подарунком для якої найбільше вагань.

Метод Парето — 80/20

• Суть: 80 % результату дають 20 % зусиль. Концентруйтеся на найважливіших завданнях.
• Приклад: 20 % ключових показників забезпечують 80 % важливості звіту, наприклад, обсяг продажів, прибуток, витрати. Зосередьтеся на цих основних показниках, щоб одразу показати важливу інформацію чи зробити висновок.

4 найкращі застосунки для планування

Планування можна зробити ще зручнішим за допомогою цифрових інструментів. Ці застосунки допоможуть вам розсортувати та візуально поділити задачі за змістом та пріоритетністю.

Focus To-Do — помічник для концентрації

• Що це: комбінований застосунок для управління завданнями й використання техніки Pomodoro. Він дозволяє вам працювати з високою концентрацією, поділяючи час на сесії, а також стежити за прогресом.
• Чим зручний: таймер Pomodoro передбачає, що ви працюєте 25 хвилин, потім робите 5-хвилинну перерву, і після чотирьох таких сесій — довша перерва. Тривалість відрізків часу ви можете підлаштовувати під себе. Статистика у графіках дозволяє аналізувати, скільки часу та на які задачі ви витрачаєте та бачити власний прогрес.
• Приклад використання: для написання допису в соцмережі створіть завдання для кожного етапу: збір даних, створення чернетки, добір хештегів та картинок, редагування тексту. Для кожного етапу встановіть часові ліміти, пам’ятаючи про обов’язкові короткі перерви між ними.

Завантажити для Android та iOS.

Any.do — інтуїтивно зрозумілий органайзер

• Що це: менеджер завдань із нагадуваннями й зручними списками.
• Чим зручний: інтегрується з календарем на вашому пристрої, допомагає поділити робочі та особисті справи по 4 категоріях: сьогодні, завтра, пізніше, без часу.
• Приклад використання: створіть список «Подорож», оберіть дату, додайте задачі: замовити квитки, що купити, що взяти із собою тощо.

Завантажити для Android та iOS.

Trello — візуальний менеджер завдань

• Що це: менеджер завдань та програма для управління проєктами із візуальними дошками.
• Чим зручний: створення дошок, списків і карток, можливість працювати як самостійно, так і в команді, прикріплювати файли, додавати коментарі, картинки, візуально розділяти задачі кольорами.
• Приклад використання: уявімо, ви організовуєте корпоративну подію. Створіть дошку в Trello з трьома основними списками: «Підготовка», «В процесі», «Завершено». У списку «Підготовка» додайте картки із завданнями: вибір локації, замовлення їжі, організація розваг. У кожній картці вкажіть дедлайни, відповідальних осіб і прикріпіть потрібні файли. Після виконання кожного завдання переміщуйте картки в список «Завершено», щоб відстежувати прогрес і не забути важливі деталі.

Завантажити для Android та iOS.

Evernote — органайзер для нотаток та аудіозаписів

• Що це: багатофункціональний застосунок для створення та організації нотаток, списків завдань і файлів. Він допомагає зберігати всі ідеї та важливу інформацію в одному місці.
• Чим зручний: підтримує текстові нотатки, фото, аудіозаписи та документи. Завдяки функції транскрибування ви можете перетворювати свої аудіозаписи на текст. Нотатки можна синхронізувати між пристроями.
• Приклад використання: приміром, ви працюєте менеджером з продажу. Щоб структурувати матеріали й уникнути втрати важливої інформації, створіть в Evernote окрему папку «Клієнти» та записуйте у нотатках для кожного клієнта важливі деталі: контакти, домовленості, історію замовлень, майбутні зустрічі. Додавайте файли з комерційними пропозиціями, скани договорів, квитанції про сплати, щоб усе було під рукою під час дзвінка чи зустрічі.

Завантажити для Android та iOS.

Читайте також про 5 бізнес-задач, з якими допоможе штучний інтелект.