Что делать, когда пришло письмо от контролирующего органа с требованием предоставить документы и информацию?

Независимо от того, какой орган прислал вам запрос, существует общий алгоритм действий по реагированию на данное письмо.

1. При получении письма секретарь обязан не только зарегистрировать данное письмо, но и передать его обязательно с конвертом руководителю (на штампе почтового отделения указаны дата отправления и получения). Сразу необходимо проверить наличие всех приложений, указанных в письме, совпадают ли указанные названия приложений в письме с фактически приложенными документами. Если письмо принес курьер и просит расписаться о получении в уведомлении, то обязательно письменно укажите замечание о некомплектности документов.

2. Письмо передается (с конвертом) руководителем для исполнения главному бухгалтеру и/или юристу.

3. Проверьте письмо на соответствие правилам его составления (согласно Типовой инструкции о делопроизводстве в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете Министров АРК, местных органах исполнительной власти № 1153 от 17 октября 1997 года):

• не устарела ли форма бланка, на котором составлен запрос;
• зарегистрировано ли данное письмо в контролирующем органе (исходящий номер, дата);
• наличие подписи должностного лица (указание ФИО, должности). Не допускается ставить галочку или черточку возле должности, а также подпись неизвестного лица;
• наличие приложений (проверить соответствие описи указанных в письме документов их фактическому наличию).

Прежде чем перейти к изучению текста запроса, необходимо определиться, какими нормативными актами регулируются полномочия данного контролирующего органа. Предлагаю изучить представленную ниже таблицу и прилагаемые к ней выписки, перечисляющие права контролирующих органов.

Необходимо обратить внимание, что законодательство регулярно меняется и необходимо смотреть нормативный акт, действующий на день получения запроса, и руководствоваться принципом верховенства закона над подзаконным нормативным актом. То есть, если в положении указаны права, не указанные в законе, следовательно, закон имеет высшую юридическую силу и именно им нужно руководствоваться!

1. В запросе обязательно должны быть ссылки на пункт и статью нормативного акта, где содержатся основания для данного запроса. В ссылках обязательно должно быть указано, что контролирующий орган может запрашивать документы по письменному требованию, а не в процессе выездной или камеральной проверки либо иных процессуальных действий.

2. Если основанием для затребования указанных в письме документов являются, например: открытие оперативно-розыскного или возбуждение уголовного дела, жалоба, заявление, то в письме должна быть на него ссылка (например, дата и номер оперативно-розыскного дела в запросе ОБЭП). Вы можете проверить достоверность этой информации, написав письмо или позвонив по телефону в проверяющий орган.

3. Должна быть указана причина, вызвавшая необходимость проверяющего органа написать запрос о предоставлении именно указанных документов и совершении действий.

4. Нужно определить соответствие функций данного органа и цели запрашиваемой информации.

5. Если запрашиваются документы, то в запросе должно быть указано точное наименование документа, его номер, дата (например, договор подряда № 38 от 12 марта 2005 года между А и Б) и действия (например, явиться в качестве свидетеля/подозреваемого в кабинет № 43 к ____ в 10.00 21 января 2006 года по адресу_____).

6. Полномочия затребовать документы, по которым уже была проведена проверка, кроме установленных законом случаев (например, когда относительно должностных лиц ГНИ, которые проводили у вас проверку, начато служебное расследование или возбуждено уголовное дело), отсутствуют.

7. Если есть ссылка на подзаконный нормативный акт, то необходимо проверить по Интернету, зарегистрирован ли он в Министерстве юстиции Украины. В противном случае он является обязательным лишь для подведомственных органов и не имеет юридической силы для предприятий.

8. Срок ответа не может быть меньше, чем это установлено законом (например, приглашение должностных лиц предприятия в ГНИ должно быть отправлено за 10 дней до дня прихода).

После данного анализа письма перейдем к проекту ответа, главный принцип составления которого заключается в следующем.

Статья 19 Конституции Украины гласит:

Часть 1. Правовой порядок на Украине базируется на основах, в соответствии с которыми никто не может быть принужден делать то, что не предусмотрено законодательством (это относится к субъектам предпринимательской деятельности).

Часть 2. Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны действовать лишь на основании, в пределах полномочий и способом, предусмотренными Конституцией и законами Украины.

Исходя из двух вышеуказанных презумпций, приступаем к составлению ответа.

Итак:

1. Срок, установленный для ответа, начинает исчисляться со следующего дня после получения письма. Дата определяется исключительно по почтовому штампу, а не моментом регистрации вашим секретарем.

2. Можно не предоставлять все требуемые документы сразу, а послать часть с указанием в письме, что остальные будут предоставлены, например, «по мере создания…» или «подготовки, связанной с проведением…».

План ответа

Вступление: «На Ваше письмо №__ от _________ о______ сообщаем следующее…». Далее следует указать основания частичного или полного отказа в предоставлении документов или выполнении действий, указанных в запросе (ссылка на нарушенные контролирующим органом нормы закона, которая свидетельствует о превышении служебных полномочий; не забывайте о части 2 статьи 19 Конституции Украины).

Укажите формальные основания отказа (ссылка на норму Типовой инструкции о делопроизводстве в органах исполнительной власти).

В выводе не следует писать прямой отказ. Лучше не «нет», а «да, но с условием…» (например: «предоставления вами информации о…», «соответствия ваших требований нормам Закона…»).

Ответ следует отнести в контролирующий орган и отдать в канцелярию, а на собственном экземпляре ответа попросить поставить входящий номер, штамп или дату получения, подпись, ФИО, должность получателя. Возможно также направить ответ заказным письмом с описью вложения.

Узнайте больше про проверки контролирующими органами " ПРОВЕРКИ ПО-НОВОМУ: К ЧЕМУ ГОТОВИТЬСЯ. Защита интересов предприятия от противоправной деятельности представителей контролирующих органов."

Подробней на сайте www.nbc.ua