Кому и зачем необходимо эффективное управление запасами

Эффективное управление запасами является значимым инструментом увеличения чистой прибыли, положительного чистого денежного потока для среднего и большого предприятия, производящего материальную продукцию.Что произойдет, если думать и делать иначе?

Предистория написания этой статьи является невыдуманной. Зазвонил мой мобильный и женский голос на другом конце линии сообщил о том, что предприятию, производящему важную продукцию для спасательных служб,  необходимо срочно обучить одного сотрудника по теме  запасов. Звонившая женщина назвалась  директором  по персоналу  одного из  промышленных предприятий, считающихся одним из мировых лидеров в своей отрасли. Ответив на ее вопросы о том, чем сможет помочь в решении этой задачи «Бизнес-консалтинг Игоря Чугунова», и, услышав «хорошо, тогда я направлю заявку на обучение», меня заинтересовал вопрос  об основной  причине, заставившей в период продолжающегося экономического спада  это предприятие заинтересоваться обучением управлению запасами.

При чем здесь «продолжающийся экономический спад»? При том, что это обычная практика наших предприятий: при падении доходов из-за падения спроса сокращение расходов  начинать с расходов на персонал, в том числе и расходов на обучение и развитие персонала. Это самый простой очевидный путь … немного отодвинуть ещё большие проблемы в будущее. К сожалению, управление персоналом во многих отечественных компаниях не относится к основным функциональным направлениям деятельности  предприятия, судя по расходам на обучение персонала, а относится скорее к обслуживающим: людей на работу принять/уволить, вести кадровый учет, организовать корпоративный праздник и т.п.  Отсюда люди не могут качественно решить стандартные задачи управления, например, как заработать большую чистую прибылью и увеличить количество денег у предприятия без роста долгов. Без высококачественного обучения тому, что в первую очередь необходимо в бизнесе для оптимального увеличения чистой прибыли, положительного чистого денежного потока и рыночной стоимости предприятия это не получается. Такова ситуация «Как есть».

Найти сайт этого известного в своей отрасли предприятия не составило труда. Хорошо зная, что потребителем движут его актуальные потребности, я внимательно изучил информацию на сайте и нашёл ту основную причину, которая заставила руководство этого предприятия прийти к пониманию необходимости направить на обучение эффективному управлению запасами начальника отдела материально-технического снабжения.

Ключевым здесь является словосочетание  «эффективное управление запасами». В нем основную смысловую нагрузку несёт прилагательное «эффективное». Дело в том, что без запасов в бизнесе, как правило, ничего не происходит. Запас – это необходимая форма материального потока, без которого невозможна деятельность промышленного или торгового предприятия, как жизнедеятельность  живого организма невозможна без запаса крови. Запасы в том или ином виде есть у всех предприятий. Они необходимы для того, чтобы цеха промышленного предприятия производили необходимые полуфабрикаты или  готовую продукцию, в свою очередь запасы готовой продукции и товаров нужны для возможности их своевременной поставки покупателям. Наличие у предприятия запасов сырья, материалов, комплектующих, незавершённого производства, готовой продукции, товаров, запасных частей, инструмента вызывает необходимость управлять ими. При этом управление этими запасами в реальной практике управления  в сознании руководителей находится довольно далеко от ожидаемой ими  чистой прибыли, материализующейся в положительном чистом денежном потоке, и потому во многих случаях остается просто управлением запасами или просто материально-техническим снабжением. При таком подходе к управлению предприятием такое управление тоже остается просто управлением, финансовый результат которого подсчитывают бухгалтера и финансисты  методом «цыплят по осени считают»: что подсчитают, то и будет.

Кроме просто управления запасами, которое можно назвать управлением запасами «Как есть» или «Как сложилось» или «Как-то так»  существует  ещё эффективное управление запасами, которое следует назвать «Как надо» или «Так надо для оптимального увеличения чистой прибыли, положительного чистого денежного потока и рыночной стоимости компании». Философия эффективного управления запасами исходит не из того, что без запасов ничего не бывает, а из того, что любая деятельность в бизнесе должна быть генератором прибыли, в том числе и управление запасами. Сложную деятельность всегда можно иерархически последовательно структурировать на составляющие ее виды деятельности и сделать это иерархически последовательно несколько раз. Любой элементарный вид  деятельности должен быть генератором прибыли. Для этого каждый элементарный вид деятельности следует проактивно, т.е. задолго до подсчёта бухгалтерами и финансистами финансового результата,  настроить на генерацию чистой прибыли. И если это будет сделано, то будет большая чистая прибыль и будут большие деньги.

Одним из значимых инструментов оптимального увеличения чистой прибыли является эффективное управление запасами, т.е. такое управление ими, которое  является непосредственной причиной существенного оптимального снижения расходов, связанных с управлением запасами, в результате чего при той же выручке от реализации продукции операционная прибыль, а за ней и чистая прибыль становятся абсолютно большими. В условиях острой конкуренции, когда предприятие не может применить премиальное ценообразование и зажато отраслевой маржой, формируемой, с одной стороны,  поставщиками, желающими продать дороже,  и, с другой стороны, покупателями, желающими купить дешевле, эффективное управление запасами позволяет достичь большей прибыльности деятельности. В этих условиях без эффективного управления запасами, как правило, не бывает значимой чистой прибыли.

Возвращаясь к основной причине, которая заставила руководство  предприятия-заказчика прийти к пониманию необходимости обучения персонала  эффективному управлению запасами, приведу некоторые значимые симптомы отсутствия у этого предприятия эффективного управления запасами, которые можно использовать в качестве диагностических признаков  и для вашего предприятия, уважаемый читатель.

Основные показатели финансового состояния предприятия, взятые с его официального сайта,  для удобства восприятия сведены в одну таблицу 1.

Таблица 1. Основные показатели финансового состояния предприятия.

1. Активы всего, тыс. грн.:

2009 год: 72922

2010 год: 98082

2011 год: 122229

2. Запасы, тыс. грн.:

2009 год: 32877

2010 год: 49742

2011 год: 65014

3. Дебиторская задолженность, тыс. грн.:

2009 год: 18937

2010 год: 26287

2011 год: 28937

4. Деньги и их эквиваленты, тыс. грн.:

2009 год: 5084

2010 год: 4447

2011 год: 4905

5. Нераспределённая прибыль, тыс. грн.:

27271

26667

26826

6. Собственный капитал, тыс. грн.:

2009 год: 34103

2010 год: 33499

2011 год: 33589

7. Обязательства всего, тыс. грн.

2009 год: 38819

2010 год: 64583

2011 год: 88640

8. Чистая прибыль, тыс. грн.:

2009 год: 5983

2010 год: -604

2011 год: 90

9. Количество работников:

559

466

693.

Первым  симптомом  отсутствия у предприятия эффективного управления запасами является генерация убытка в 2010 году (-604 тыс. грн.) и очень маленькой чистой прибыли в 2011 году (90 тыс. грн.) при значительной величине и  росте запасов. Рост запасов у действующего предприятия, как правило, связан с увеличением масштаба деятельности: больше продаёт, для этого надо больше производить, для этого надо больше закупать запасов и хранить их в большем размере. О росте масштаба деятельности свидетельствует также увеличение дебиторской задолженности, активов всего и количества работников. Таким образом, делаем первый диагностический вывод: чем больше масштаб деятельности этого предприятия, тем меньше его чистая прибыль или чем больше оно работает, тем меньше зарабатывает. Это типичное проявление увеличение масштаба деятельности  неэффективного предприятия.

Вторым симптомом отсутствия у предприятия эффективного управления запасами является рост доли запасов в активах всего при убыточности в 2010 году и очень небольшой чистой прибыли в 2011 году. Эта доля увеличилась с 45% в 2009 году до 53% в 2011 году. Таким образом, можем сделать второй диагностический вывод о том, что рост доли запасов в активах всего является одной из причин неэффективности и низкой эффективности деятельности предприятия.

Третий симптомом  является размер доли запасов в оборотных активах. Оборотные активы – это деньги и их эквиваленты, запасы и дебиторская задолженность. В 2009 году доля запасов в оборотных активах составила 57% (32877/(5084+32877+18937) и в 2011 году – 66% (65014/(4905+65014+28937). За деньги или в обмен за обещание их заплатить (кредиторская задолженность) предприятие покупает запасы сырья, материалов и комплектующих, из которых производит готовую продукцию, которая продаётся покупателям по предоплате  или в кредит с формированием дебиторской задолженности за товары, которая затем трансформируется в деньги, уплаченные предприятию в оплату  купленных в кредит товаров. Описанный оборот текущих активов формирует финансовый результат предприятия в виде чистой прибыли или убытка. В этом обороте запасы играют решающую роль, так как с ними связано от 57% до 66% всех оборотных активов. Третий диагностический вывод: между качеством оборота запасов и финансовыми результатами деятельности предприятия существует связь. В случае анализируемого  предприятия эта связь проявляется в том, что чем больше доля запасов в оборотных активах, тем ниже прибыльность деятельности предприятия.

Названные симптомы являются взаимосвязанными. Основная причина этих симптомов – отсутствие эффективного управления запасами.

Возможно также применение более простого инструментария диагностики того, почему предприятие является неэффективным, т.е. не генерирует ожидаемую чистую прибыль и деньги. Если ситуация вашего предприятия похожа на ситуацию описанную выше, когда  в условиях острой конкуренции  предприятие не может применить премиальное ценообразование и зажато относительно небольшой отраслевой маржой, формируемой, с одной стороны,  поставщиками, желающими продать дороже,  и, с другой стороны, покупателями, желающими купить дешевле, то следует задать себе простой вопрос: «Мы внедрили эффективное управление запасами?». Если нет, тогда это необходимо сделать, чтобы не прийти к финансовым результатам анализируемого предприятия-неудачника.

«Бизнес-консалтинг Игоря Чугунова» предоставляет свои клиентам высококачественное обучение тому, что в первую очередь необходимо в бизнесе для оптимального увеличения чистой прибыли и положительного чистого денежного потока. Технология эффективного управления запасами "Как надо" является первоочередным инструментом обеспечения прибыльности деятельности предприятия со средними и  большими запасами. Вклад этой технологии в годовую чистую прибыль составляет от 1... 3% и более от годовой выручки от реализации продукции. Например, годовая выручка от реализации продукции составляет 10 млн. грв.  Внедрение технологии эффективного управления запасами позволит увеличить годовую чистую прибыль предприятия на 100…300 тысяч гривень при прочих равных условиях. Очевидно, что это весьма значимо. Чем больше масштаб деятельности предприятия тем более значимым будет абсолютный прирост чистой прибыли за счет эффективного управления запасами. Никаких чудес. Просто технология эффективного управления запасами.

Закон управления: чтобы из небольшого бизнеса сделать средний или большой эффективный бизнес, необходимо, во-первых, из маленького бизнеса сделать эффективный бизнес, а затем увеличить его масштабы. «Лечить» большое неэффективное предприятие также можно, но это будет сложнее и дороже. Здесь наблюдается аналогия со здоровьем человека: чем раньше начато лечение заболевания, тем выше вероятность положительного прогноза и ниже стоимость лечения.

Чтобы сделать ваш бизнес здоровым или  профилактировать у него «заболевания», связанные с неэффективным управлением запасами, приходите на обучение на открытые обучающие модули «Основы эффективного управления запасами "Как надо"», «Практические системы эффективного управления запасами "Как надо" и их проектирование» и «Эффективное управление "Как надо" запасами материальных ресурсов промышленного предприятия». Программы этих модулей и условия участия на сайте www.consulting-chii.com.ua «Бизнес-консалтинга Игоря Чугунова» в разделе "График открытых модулей".

Игорь Чугунов,

Diploma MBA Mgmt Open University Great Britain,

директор «Бизнес-консалтинга Игоря Чугунова»,

бизнес-консультант, бизнес-тренер.