Участие в выставке: выжимаем максимум

Выставка – это место концентрации потенциальных клиентов компании. Эффективность участия в выставке будет зависеть только от продуманности Ваших действий. Как же выжать максимум из этого события?

Ставим цели

Прежде всего, необходимо определиться с целями: чего Вы ждете от участия в выставке, какие задачи Вы собираетесь решить с ее помощью?

Выставка предоставляет отличную возможность изучить Вашу целевую аудиторию. Это особенно важно в случае, если компания по каким-либо причинам не может себе позволить провести полномасштабное исследование. Именно на выставке это достаточно легко сделать путем анкетирования. Вопросы анкеты подбираются в соответствии с потребностями компании в информации. Вам нужен социально-демографический портрет посетителей для дальнейших рекламных усилий? Спрашивайте о возрасте, уровне дохода, профессии и т.д. Вы хотите выяснить уровень осведомленности людей о Вашем продукте? Интересуйтесь, какими марками продукции они пользуются и почему, слышали ли они о Вашем продукте, чем он привлекает. Кстати, здесь Вы можете легко протестировать реакции посетителей на Ваш новый продукт.

На выставке Вы можете собрать базу данных потенциальных клиентов, один из вариантов действий - собирать визитки для участия в моментальной лотерее.

На выставке у Вас есть и замечательная возможность пригласить на будущие мероприятия компании потенциальных клиентов и партнеров. При этом в зависимости от мероприятия можно раздавать приглашения, билеты со скидкой и т.д.

Перед Вами стоит задача продвижения продукции или же Вы хотите представить новый товар (услугу)? Вы сможете добиться нужного эффекта, организовав интересную презентацию (о различных подходах к продвижению продуктов группы B2B и B2C мы поговорим чуть позже).

Выставка дает отличную возможность изучить работу конкурентов. Обяжите стендистов ознакомиться со стендами других компаний, пусть они отметят удачные и не очень ходы соперников по рынку: как оформлены их стенды, чем они привлекают посетителей, какие акции проводят. Кстати, даже если Ваша компания не участвует в определенной выставке, никто не мешает Вам посетить ее с этой целью.

Также стоит учесть, что на выставках есть возможность не только найти новых клиентов, но и приобрести новых партнеров.

Готовимся к выставке

Очевидно, что в целом при выборе выставок необходимо руководствоваться правилом наибольшей эффективности. Соотнесите общие цели компании и общие цели предлагаемых выставок и выберите те из них, участие в которых принесет компании наибольшую пользу.

Участие в выставке делится на три этапа: подготовка, собственно проведение, подведение итогов.

Для участия в выставке Вам необходимо:

• определить конкретные и измеримые цели
• составить и утвердить бюджет
• выбрать место стенда (любопытно, что лучшее место для стенда находится вовсе не у входа в павильон, а на одном из углов – именно там пересекаются два потока посетителей)
• подготовить все необходимое оборудование для оформления стенда
• подготовить всю необходимую полиграфическую и сувенирную продукцию (причем обязательно напечатать и сразу привезти на выставку в достаточном количестве!)
• разработать полную программу участия

Учитывайте и важные технические моменты. Вам будет нужно:

• организовать доставку оборудования к месту проведения и его вывоз
• согласовать с оргкомитетом установку необходимого дополнительного оборудования
• за день до выставки проверить работу всего оборудования на стенде, включая розетки, освещение и т.д.

Пригласите посетителей заранее. Кстати, подобные приглашения – хороший для компании повод напомнить о себе. Для этого стоит:

• разослать приглашения клиентам и партнерам компании
• разослать пресс-релизы (и/или приглашения на мероприятия компании на выставке) журналистам профильных СМИ
• если позволяет бюджет, провести небольшую рекламную кампанию в СМИ: к примеру, можете печатать в СМИ приглашения на Ваш стенд с указанием скидок

Подготовьте сотрудников к работе на выставке. Выполнение этого пункта абсолютно необходимо! Помните: именно стендист в данном случае является лицом компании, и его основными качествами должны быть профессионализм, доброжелательность, коммуникабельность. Ваши действия по этому пункту:

• провести тренинг с сотрудниками, которые будут представлять компанию на стенде
• подготовить и передать стендистам список их обязанностей на выставке
• составить и разослать всем заинтересованным лицам расписание работы стендистов и остальных сотрудников, участвующих в акциях, проводимых компанией на выставке

Если Вы выполнили все пункты – значит, Вы можете быть уверены, что Ваша компания полностью готова к участию в выставке. А хорошая подготовка, как известно, и является решающим фактором успеха любого мероприятия.

Участвуем в выставке

Первое, что должны видеть посетители Вашего стенда – это имя Вашей компании и сфера ее деятельности. Согласитесь, человеку, незнакомому со спецификой деятельности Вашей компании, немногое скажут одни только хвалебные слова, поэтому указание специфики работы принесет компании большую пользу.

В оформлении стенда нет никаких ограничений (в мерах разумного). Главное – чтобы Ваш стенд отличался оригинальностью, в таком случае посетители надолго сохранят память о нем. К примеру, на выставке по подбору персонала стенд одной компании был украшен фотографиями сотрудников, а посередине красовалось зеркало с подписью: «Наш новый сотрудник».

Обычно стенд разделяют на три зоны: основную (презентационную), офисную, вспомогательную. Основная зона предназначена, собственно, для презентации продуктов компании заинтересованным посетителям. Офисная часть должна быть обособлена, она предназначена для ведения переговоров, подписания контрактов (поэтому позаботьтесь о наличии всех необходимых канцтоваров, розетки для ноутбука, принтера). Здесь же стендисты могут выпить кофе, пообедать (когда нет посетителей в этой части). Во вспомогательной хранятся все запасы материалов для выставки и личные вещи стендистов.

Сделайте фотографии Вашего стенда и всех акций, которые Ваша компания будет проводить во время выставки. О том, для чего это нужно, Вы узнаете чуть позже.

Привлекаем посетителей

Сектор рынка: B2С (бизнес для потребителя)

Устраивайте различные акции продолжительностью до 15 минут каждые 2 часа. Именно такой промежуток времени позволяет охватить всех новых посетителей выставки. Однако здесь есть важный момент: все Ваши акции должны быть направлены на выполнение поставленных целей, а не просто развлечением для посетителей.

Поэтому хорошенько продумайте, что будет наиболее эффективно в Вашем случае. К примеру, если вы участвуете в выставке потребительских товаров, смело устраивайте различные викторины (н., общая цель которых – знакомство с продукцией Вашей компании), конкурсы, лотереи и тому подобные развлечения. Если, например, Вы продвигаете услуги или негабаритное оборудование – можете выбирать по внешнему виду представителей своей целевой группы и проводить на них демонстрации. Если же Вы продаете или сдаете в аренду оборудование, которое по определенным причинам нельзя расположить на стенде, уместнее будет показывать ролик о его возможностях и использовании на LCD-панели.

В Ваших возможностях использовать любые методы привлечения: визуальное оформление стенда (в сочных цветах, в старинном стиле и т.д. – все, что подскажет Вам фантазия, прошедшая цензуру соответствия корпоративному стилю и целям выставки), освещение (станьте ярче конкурентов), звуки (классика, известные мелодии и т.д.). Кстати, некоторые даже используют нюх посетителей. Их приманивают запахами: цитрусовых, кофе, свежеиспеченной сдобы, цветов. Возможно, и Вы найдете в этом свой фактор привлечения?

В общем, включайте фантазию, подключайте к ней рациональный подход – и Вы обязательно найдете то особенное, что нужно именно Вам!

Сектор рынка: B2B (бизнес для бизнеса)

Здесь также будут уместны демонстрации работы оборудования вживую или на LCD-панелях (использовать плазменные не рекомендуется, так как срок их жизни при этом сокращается в разы, что впрочем, не имеет значения при аренде панелей).

Правильно подобранная музыка также выгодно отличит Ваш стенд от «немых» конкурентов. При этом никто не мешает Вам использовать звуковые рекламные ролики и обычные объявления с приглашением посетить Вашу презентацию, слышимые во всем павильоне.

Эффективной будет организация семинаров, круглых столов, пресс-конференций, презентаций. Также специалисты компании могут выступать докладчиками на семинарах, которые организуют другие компании.

В конце работы выставки Вы можете устроить вечеринку в ресторане для наиболее важных перспективных клиентов и партнеров, что позволит наладить долгосрочные взаимоотношения. При этом у Ваших специалистов по продажам будет отличная возможность пообщаться с ними в неформальной обстановке.

Подводим итоги

Даже если руководство не требует от Вас отчета по прошедшей выставке, подготовьте его самостоятельно. Можете быть уверены: хороший, убедительный отчет подтвердит эффективность Вашей работы, докажет руководству, что деньги на участие были потрачены не зря, а значит, в будущем Вам будет проще выбить бюджет на продвижение компании. Предоставьте отчет руководству через неделю – за это время Вы успеете собрать необходимую информацию.

Ваша задача при составлении отчета – наглядно продемонстрировать, какая работа была проделана для подготовки, как проходило участие, какие результаты принесло участие в выставке Вашей компании.

Для начала соберите отчеты стендистов о работе на выставке (или они могут описать свои впечатления в свободной форме, или же Вы можете разослать им небольшие анкеты). Пусть стендисты опишут, удачно ли располагался и достаточно ли был оснащен всем необходимым стенд, чем ваш стенд был лучше и хуже конкурентов, какие успешные и неудачные ходы конкурентов им запомнились, в какой атмосфере проходили Ваши акции, какие были ошибки и каким образом избегать их в будущем.

Проведите мониторинг СМИ. Все статьи о прошедшей выставке Вы также можете включить в свой отчет. При этом наиболее интересными для руководства, безусловно, будут упоминания о Вашей компании. Для большей эффективности сопроводите каждый материал информацией о самом СМИ: кроме названия, укажите тираж, периодичность выхода, регион распространения.

Соберите данные о клиентах, появившихся после выставки. Для этого достаточно обязать ответственных за общение с клиентами сотрудников узнавать, как клиент узнал о компании. И будет просто замечательно, если Вы также раздобудете данные, сколько денег принесли компании эти клиенты. Однако здесь важно учесть один момент: клиенты будут приходить в компанию не только на протяжении той недели, когда Вы готовите отчет, но и потом в течение около полугода. И об этом очень важно упомянуть в отчете.

Что ж, теперь у Вас есть все данные для отчета. Сделайте его не только информативным, но и легко воспринимаемым. Чем меньше времени человеку, не участвовавшему в подготовке и проведении выставки, понадобится для ознакомления с отчетом, тем лучше. Разделите информацию на следующие блоки:

• название проекта, место и время проведения
• цели участия в выставке
• описание подготовительных действий
• описание действий во время проведения выставки
• подведение итогов
• приложения

Помните о совете фотографировать все события на стенде? Пришло время открыть секрет: фотографии сделают Ваш отчет более ярким и красочным. Известно, что люди любят картинки – воспользуйтесь этим! Сделайте красивое приложение к отчету в виде небольшого фотоальбома, оживите сухой отчет.

Также поместите в приложения публикации СМИ и тексты пресс-материалов (пресс-релизов и т.д.) для журналистов.

Ваш отчет готов!

В целом, привычка подводить итоги любого события очень полезна. Она означает, что будущие мероприятия станут еще более продуманными и эффективными.