Эффективные деловые совещания: 20 ценных рекомендаций

Все мы знаем, что совещания представляют собой важный инструмент успешного менеджмента любой организации. Каждый рабочий день по всему миру проводится бесчисленное количество совещаний

Все мы знаем, что совещания представляют собой важный инструмент успешного менеджмента любой организации. Каждый рабочий день по всему миру проводится бесчисленное количество совещаний, которые требуют затрат огромного количества времени и денег, но какой процент всех этих совещаний эффективен?

Задумайтесь на минутку…

- Сколько собраний или совещаний вы посещаете каждую неделю? Сколько времени они продолжаются?

- Тратите ли вы ваше бесценное время на то, чтобы добираться туда и обратно? Какое количество этих собраний и совещаний начинается и заканчивается вовремя? Какой процент из них вы бы назвали полезными?

- Имеет ли каждое совещание свою повестку? И придерживаетесь ли вы ее?

- Ведутся ли и распределяются ли своевременно протоколы совещаний?

- Завершают ли участники взятые ими на себя задачи? Если нет, то задумывались ли вы когда-либо, почему это так?

Нижеследующие советы познакомят вам с ключевыми моментами, которые необходимо принимать во внимание перед, во время и после совещания.

Перед деловым совещанием:

1. Определите цель. Постарайтесь определить ясную цель совещания. Чего вы хотите добиться? Позаботьтесь о том, что бы участникам совещания об этом было известно.

2. Сколько необходимо времени? Хорошо подумайте о том, сколько времени потребуется на совещание, а это уже тай менеджмент. Например, зачем вам тратить час, когда достаточно 45 минут?

3. Устраивайте совещания утром. По возможности, старайтесь организовывать совещания утром, так как люди в это время обычно более внимательны. Они, скорее всего, также постараются закончить совещание вовремя – до обеда!

4. Приглашайте только тех, кто имеет отношение к обсуждаемым вопросам. Приглашайте только тех, кто может произвести в совещание значимый вклад.

5. Подготовьте повестку совещания. При подготовке повестки, постарайтесь не выходить за рамки одной страницы. В первую очередь перечислите самые важные вопросы, так как это позволит обсудить их, когда люди более всего внимательны.

6. Заранее известите людей. Пригласите участников совещания заранее, так как это повысит шансы того, что у них получится прийти, и даст время подготовиться.

7. Распространите повестку совещания. За несколько дней до совещания, познакомьте участников с повесткой и поинтересуйтесь, есть ли у них какие-либо комментарии или хотели бы они включить в повестку какие-либо дополнительные вопросы. Если повестка претерпит изменения, поставьте всех участников о произведенных изменениях.

8. Назначьте сильного председателя совещания. Хороший председатель является ключевым фактором успеха каждого совещания.

9. Назначьте секретаря или протокольщика. Позаботьтесь о том, чтобы на совещании был человек ответственный за ведение протокола совещания. В идеале, этот человек должен иметь индивидуальное отношение к обсуждаемым вопросам.

10. Подготовьтесь к совещанию. Если вы участник, составьте план того, что вы хотите сказать перед совещанием. Составьте список ключевых моментов, на которые сможете ссылаться во время совещания.

11. Начинайте совещание вовремя. Проследите за тем, чтобы совещание началось своевременно. Не тратьте время на ожидание запаздывающих.

12. Придерживайтесь повестки. Будучи председателем, вы обязаны напоминать участникам о повестке, когда бы кто-либо не отклонился от нее.

13. Стимулируйте обсуждение. Задавайте участникам прямые вопросы. Воздерживайтесь вопросов, требующих однозначных ответов: "да" или "нет".

14. Фиксируйте мероприятия. Проследите, чтобы мероприятия были зафиксированы ясно и четко. За каждым мероприятием необходимо определить исполнителя и целевые сроки выполнения.

15. Протоколируйте совещание. Всегда определяйте все стороны соглашения и проследите за тем, чтобы они были запротоколированы.

16. Будьте позитивны. Постарайтесь завершить совещание на позитивной ноте! Участники будут чувствовать себя более оптимистичными и готовыми к выполнению возложенных на них мероприятий и задач.

После делового совещания

17. Как можно быстрее подготовьте протокол совещания. По возможности, напечатайте протокол сразу после совещания, пока вы все помните. При необходимости получите его одобрение.

18. Придайте статус каждой задаче/мероприятию. Хорошей практикой является придание определенным на совещании задачам статус "открытой", "в процессе завершения" и "завершенной".

19. Распределите протокол в течение 24 часов. Постарайтесь подготовить и распределить протокол среди участников в течение 24 часов после совещания, так как это предоставит участникам больше времени для завершения задач.

20. Проследите за процессом выполнения задач. Найдите и попросите людей поставить вас в известность о текущем состоянии выполнения задач заранее перед следующим совещанием и включите их в протокол предстоящего совещания. Это позволит вам сократить продолжительность вашего следующего совещания.