Взимание дебиторской задолженности: как добиться гарантированной оплаты

С необходимостью взимания дебиторской задолженности в то или иное время сталкивается каждая компания. Принести ущерб компании может даже один единственный клиент-должник, и не только финансово, но и в смысле срыва планов и потерянного времени.

С необходимостью взимания дебиторской задолженности в то или иное время сталкивается каждая компания. Принести ущерб компании может даже один единственный клиент-должник, и не только финансово, но и в смысле срыва планов и потерянного времени. Хорошо то, что можно легко избежать большинства потенциально проблематичных ситуаций, если следовать нескольким простым рекомендациям.

Представляем вашему вниманию пять основных аспектов сбора задолженности, которым во избежание необходимости привлечения инкассирующего или факторингового агентства и в целях максимизации вероятности своевременного платежа должен уделить внимание менеджер:

1. Выполняйте работу качественно.

Наиболее часто встречающимся объяснением клиентами причины неоплаты по счетам является утверждение о том, что работа была выполнена ненадлежащим образом. Споры по поводу оплаты неоплаченных счетов могут затянуться на месяцы, и даже годы. Большое количество компаний просто прекращают усилия.

Время стоит денег. Чем быстрее вы начнете и качественно закончите работу, тем больше вы от этого выиграете. Главное в данном случае выполнить все в соответствии с контрактными обязательствами.

Большинство владельцев собственного бизнеса гордятся собственной работой. Но если клиент почувствует, что качество работы не соответствует договоренностям, это даст ему повод задерживать оплату. Пропонуємо для Вас, тренінг активні продажі та дуже потрібні корпоративні тренінги з продажу.

Поэтому очень важно иметь полное представление об ожиданиях вашего клиента. Чтобы убедиться, что вы четко понимаете то, что вам необходимо выполнить.

2. Поддерживайте открытое и понятное общение с клиентами.

Нереалистичные ожидания вашего клиента по отношению к конечным результатам работы могут привести к задержкам оплаты. Не делайте предположений, что клиент представляет себе результат таким же, каким его представляете себе вы, или понимает, какие обязательные этапы и издержки участвуют в работе. Поставьте их в курс дела заранее.

Проинструктируйте своих сотрудников и субподрядчиков немедленно сообщать вам обо всех изменениях и проблемах. Также позаботьтесь о том, чтобы ваш персонал относился к клиентам вежливо и с уважением. Напряжения и конфликты только препятствуют коммуникации.

Кроме того, благие намерения и открытое общение необходимо поддержать тщательно подготовленной документацией.

3. Ведите документацию.

Взимание дебиторской задолженности практически всегда бесперспективно при отсутствии подтверждения претензий или требований. Без наличия надлежащей документации вы можете оказаться в ситуации, в которой в качестве подтверждения у вас будут только воспоминания о том, что кто обещал и что сказал, что при попытке получить причитающуюся вам задолженность повлечет для вас безвыходную ситуацию. Требуя письменного оформления соглашения или последующих поправок к соглашению, вы нисколько не оскорбляете клиента.

4. Прежде чем заключить контракт, изучите клиента.

Вам необходимо быть уверенным в том, что люди, с которыми вы работаете, являются порядочными и справедливыми. Некоторые не платят до тех пор, пока вы не предпримете принудительные меры. Вам необходимо руководствоваться вашим внутренним инстинктом и не исходить только из соображений пополнения собственного кошелька.

У вас будет, по меньшей мере, две или три возможности встретиться и пообщаться с вашим клиентом, прежде чем вы документально оформите ваши обязательства. Мы складываем наше впечатление о людях на основе большого разнообразия производимых ими сигналов. Присмотритесь к явным тревожным признакам, таким как, например, просьба выполнить работу без письменного контракта или внести в контракт поправки без письменного оформления. Если вы занимаетесь субподрядом, то обязательно обратите внимание на репутацию генерального подрядчика. Не считайте, что вы станете исключением из их сомнительной практики работы.

Нет ничего противоестественного в том, чтобы изучить ваших потенциальных клиентов. Проверьте их, особенно если работаете с ними в первый раз, потому что они вас проверят практически всегда.

Сэкономить время и силы вы также сможете, если у вас есть:

5. План.

Каждой компании необходимо иметь план, который содержит детали, как минимум, процедур компании по сбору дебиторской задолженности. Большинство потенциальных проблем можно избежать, если следовать эффективному плану и программе управления бизнесом или компанией.

Чем дольше продолжается проблема, тем хуже она становится. Не давайте ей развиваться. Часто проблемы усугубляются просто по причине того, что владельцы компаний не готовы ими заниматься или бороться с ними. Не стесняйтесь себя подстраховывать. Самое верное решение – это избегать лишней работы и расстройств, связанных со сбором дебиторской задолженности.