Как провести встречу большой команды, не отклоняясь от темы

Метод удерживания темы собрания в заранее заданном русле зависит от того, о каком собрании идет речь.

Если это плановое мероприятие, проводимое компанией раз в полгода-год, то к нему стоит подготовиться, как к отчетному концерту. Организаторы должны точно знать, чего они хотят добиться благодаря этой встрече и соответственно распределить роли. Каждое выступление должно быть продумано и отрепетировано. Кроме того, необходимо выделять время на перерывы между выступлениями. Нужно понимать, что выступление на таком мероприятии само по себе не может отклониться от заданной темы, но его могут от нее отклонить. И то лишь по двум причинам: либо спикер «плавает» в своем докладе, либо его уводят в сторону вопросами. Чтобы избежать первой проблемы, нужно хорошо подготовить выступающих, а для предотвращения второй — продумать технологию постановки вопросов.

Например, можно раздать участниками блокноты с отрывными листами, на которых они будут записывать вопросы и передавать спикеру. При использовании этого метода нежелательные вопросы можно просто не зачитывать.

Второй вид собраний — это рабочие встречи. Для того чтобы они проходили строго по плану, нужно этот план составить. Причем в нем не должно быть моментов, выходящих за пределы компетенции сотрудников, — тогда обсуждение будет идти продуктивно и в нужном русле. Все проблемные моменты должны быть решены до встречи. На собрание стоит выносить только предложения по решению проблемы, а не саму проблему. Людям следует давать только позитивную или конструктивную информацию. Саму проблему нужно решать непосредственно с тем человеком, который ее создал. Ответственность за это лежит на руководителе. Кроме того, именно он должен играть роль арбитра на собрании и останавливать дискуссию, когда она начинает отклоняться от темы.

Потому, если хотите контролировать собрание, подготовьтесь к нему заранее. И не забудьте прийти на него позитивно настроенными — это поможет работать продуктивно и быстро.

Людмила Богуш,
старший бизнес-тренер
и учредитель студии Bogush Time