Що таке KPI та як впровадити KPI на підприємстві. Частина 3.

Ключову роль у позитивних трансформаційних процесах відіграє цілеспрямованість власника/генерального директора, який має бути ініціатором впровадження системи KPI. Головне, що компанія буде працювати системно та ефективно за допомогою системи KPI.

Вигоди впровадження системи KPI

Створення та впровадження ключових індикаторів дає можливість:

• кардинально змінити ставлення персоналу до виконання своїх функціональних обов'язків;
• створити та закріпити розуміння у керівників  та співробітників вигідності командної взаємодії;
• перебудувати корпоративну культуру, з орієнтацією на результативність, продуктивність та якість роботи;
• розвинути системне LEAN мислення у керівників та співробітників;
• підвищити ефективність та прибутковість компанії мінімум у 2 рази

З чого краще починати

Спочатку проведіть діагностику стану підприємства та вже на основі результатів починайте роботу.

Проведення експрес-діагностики може полягати в оцінці компанії  щодо:

• відповідності стратегії поставленим цілям,
• необхідності застосування того чи іншого індикатора,
• відповідності сформованих показників стратегічним цілям,
• обґрунтованості розрахунку KPI (на які результати орієнтовані ці показники),
• цілісності та узгодженості діяльності на всіх рівнях управління,
• мотивації та залученості персоналу

Можливі результати діагностики роботи компанії

(які часто зустрічаються в процесі наших консалтингових проектів):

• керівники, маючи уявлення про стратегію, не володіють механізмами перекладу її на мову зрозумілих та здійсненних завдань для своїх співробітників,
• у компанії немає оргструктури, регламентів, правил, інструкцій і це дає співробітникам можливість приймати рішення на власний розсуд (при отриманні невідповідних результатів – класична відповідь - «я думав, що так буде краще»),
• досить часто співробітники отримують вказівки від кількох керівників (іноді суперечливих), тому «не працює» система субординації,
• система мотивації виходить з обсягу продажу чи відпрацьованій кількості годин,
• причини конфліктності між відділами в неправильному фокусі показників і це створює роз'єднаність.

Складності впроваджувального процесу,

з якими ви можете зіткнутися

Конфлікт інтересів між Власником, керівниками та співробітниками

Інтереси Власника у підвищенні прибутковості та керованості, побудові ефективної системи планування та контролю виконання роботи

Керівники функціональних напрямів найчастіше мають свою точку зору.

Вони вважають, що існує проблема мотивації, тому менеджери працюють недостатньо добре, їхня ефективність падає, плюс збільшується кількість конкурентів.

Природно, співробітники як дуже спритні та вмілі фахівці дуже добре вміють доводити, що вони старанно працюють, але результатів не отримують. Ось якби їм платили більше!

Така ситуація влаштовує всіх – окрім, безперечно, власника бізнесу. Бо в цьому випадку він втрачає гроші.

Ще одна складність впроваджувального процесу – це корпоративна роз'єднаність.

Наприклад, у компанії впроваджено KPI за функціональними відділами, без взаємозв'язку і ці показники викликають конфлікти між функціональними співробітниками.

Для постачання встановлено KPI зі скорочення витрат за рахунок купівлі сировини за мінімальною вартістю.

Щоб отримати знижку, спеціалісти роблять закупівлі у великих обсягах.

В результаті: склади заповнені, великі витрати на зберігання, фінанси «заморожені» у сировині

(Але! За ці показники відповідають інші функціональні спеціалісти).

Досить часто, щоб отримати велику знижку, постачальники закуповують браковану сировину і це негативно впливає на завантаження виробництва та якість готової продукції

(Але! За ці показники, звичайно ж, відповідають інші функціональні фахівці).

Для виробництва важливим KPI часто встановлюють показник продуктивності обладнання (якщо вище за 85%, то нараховується премія, нижче – ні).

В результаті, щоб мати премію, виготовляються заготовки та кінцева продукція у великих обсягах (для скорочення витрат часу на переоснащення обладнання).

І це призводить до порушення стабільної роботи комерційного відділу, у якому головним індикатором ефективності встановлюється план із продажу.

Які проблемні ситуації можуть бути

Перша проблемна ситуація

може виникнути при настроюванні зворотного зв'язку контролю реалізації стратегії.

Багато керівників звикли використовувати зворотний зв'язок із однією петлею. У цьому випадку інформація, що надходить каналами зворотного зв'язку, використовується для коригування виконання незмінної стратегії, при цьому вірність самої стратегії не піддається сумніву.

Для контролю використовуються лише фінансові показники результатів, а це відстрочені (запізнювальні) індикатори, які не дають інформації  для ухвалення своєчасних управлінських рішень.

Вирішення проблемної ситуації

Необхідно переконати керівництво, що для ефективного функціонування компанії, враховуючи нестабільність та швидкісні зміни умов у бізнес-середовищі, недостатньо дотримуватись раз і назавжди певної стратегії.

Більш доцільно застосовувати зворотний зв'язок із подвійною петлею, коли коригується не лише відхилення від наперед визначеного курсу, а й сама стратегія.

Відносно незмінними залишаються лише Місія компанії та Бачення її майбутнього (Вони можуть коригуватися, актуалізуватись на щорічних стратегічних сесіях).

Така організація планування дозволяє уникнути повторення ситуацій, коли компанія наполегливо намагається досягти марних чи нездійсненних у поточних обставин цілей.

Примітка:

Однією з цінностей системи збалансованих показників є мінімізація часу зворотного зв'язку за рахунок нефінансових показників, що використовуються. Ці випереджаючі індикатори дозволяють побачити зміни в компанії раніше, ніж ці зміни вплинуть на її фінансовий стан.

Введіть у практику на щотижневих та щомісячних нарадах підбивати проміжні підсумки і на щоквартальних — обговорювати стратегічні питання.

Тоді наради перестануть нагадувати звітно-виборчі конференції  та дискусійний клуб із пошуку винних.

Встановіть, що на нарадах має бути не лише порівняння отриманих результатів за тими чи іншими показниками з прогнозом, а й обговорюватимуться інформація:

• про ефективність виконання цілей з погляду раціональності використання ресурсів компанії, задоволеності клієнтів компанії, удосконалення та оптимізації внутрішніх бізнес-процесів, продуктивності, старанності та компетентності персоналу.
• як було досягнуто результатів, актуальність поставлених цілей, наскільки тактичні цілі вкладаються у стратегію, що у системі показників.

Друга проблемна ситуація

Щоб збалансована система показників запрацювала, необхідно дати інформацію співробітникам: що це за система, які її завдання, як система впливатиме на їхню заробітну плату.

Вирішення проблемної ситуації

Для створення «критичної маси» співробітників необхідно власнику та керівному складу:

• інформувати співробітників згори до низу про суть майбутніх змін;
• залучати максимальну кількість співробітників до обговорення змін, розгляду ініціатив та пропозицій (і співробітники із задоволенням братимуть участь у реалізації власних ідей);
• створювати ясне та привабливе бачення майбутнього, тих вигод та переваг, які отримає кожен співробітник у результаті впровадження збалансованої системи KPI показників.

Третя проблемна ситуація

– це опір з боку деяких керівників та співробітників

Звичайно, запровадження будь-якої нової системи управління — це завжди стрес для компанії та її співробітників.

Ніхто не хоче, щоб його порахували, оцифрували.

Ніхто не хоче бути поганим.

Наприклад, ставлять добрий показник «по дружбі».

Керівники можуть завищувати бал, щоб їх вважали добрими.

Потрібно багато часу для роз'яснення.

Вирішення проблемної ситуації

Принципово важливо після вироблення на зустрічах керівництва компанії стратегії розвитку зосередитись на навчанні та інформуванні персоналу.

Чому?

Тому що запорука успіху змін – це активність та поінформованість персоналу.

Люди завжди бояться невідомості, бояться того, що не знають чи не розуміють.

Ваше завдання – це допомогти налаштувати роз'яснювальну комунікацію через пояснення, навчання, залучення до змін.

Саме із змін у роботі, із процесу навчання співробітників починається реалізація намічених планів.

Головне, щоб люди почали розуміти:

• що робити, якщо виникає проблемна ситуація;
• що набагато вигідніше об'єднувати зусилля та напрацьовувати командну взаємодію, ніж конфліктувати та намагатися діяти поодинці;
• як шукати глибинні причини проблем за допомогою причинно-наслідкової діаграми;
• як можна впливати на свою та командну продуктивність, а отже – заробляти більше

А головне, що без емоційних «спецефектів» та примусу з боку керівництва - співробітники зрозуміють, що «філонити» не вийде, почнуть підтягувати свою ефективність та якість роботи.

Четверта проблемна ситуація

– це наявність «сірих кардиналів»

Вони є у будь-якій компанії, незалежно від того, знаєте ви про це чи ні

- та рівень їхнього впливу на корпоративні процеси та людей.

Вирішення проблемної ситуації

Звісно, ​​виявляйте «сірих кардиналів». Набагато краще знати їх і звернути на них увагу, зробити їх лояльними до змін.

Тому намагайтеся активно залучати їх до процесів впровадження, радитися з ними.

Поступово зникне протидія та впроваджувальні ініціативи краще і швидше сприйматимуться та реалізовуватимуться співробітниками.

Декого можна призначити відповідальними за впровадження системи KPI у своєму відділі.

Заключний важливий аспект:

Ключову роль у позитивних трансформаційних процесах відіграє цілеспрямованість власника/генерального директора, який має бути ініціатором впровадження системи KPI.

Головне (!!!) дуже переконливо дати зрозуміти співробітникам (усім, без будь-яких винятків), що компанія повинна працюватиме системно та ефективно за допомогою системи KPI.

Ви хочете отримати практичні знання та системну технологію побудови, впровадження і управління ефективністю Вашої компанії?

Детально розглянути принципи, алгоритм і конкретні діючі інструменти розробки та впровадження системи Ключових Показників Ефективності (KPІ) у вашій компанії, можна на тренінгах та коучингах нашого центру.

Тренінги ШАУЗ зорієнтовані на керівників компаній та власників бізнесу.

Ви навчитеся застосовувати ефективні методи керівництва та зможете опанувати інструменти професійного управління для успішного ведення бізнесу.

Рада сприяти Вашому прагненню професійно управляти людьми та бізнесом!

Галина Зіміна

Засновник та керівник консалтингового центру ШАУЗ,

Системний консультант, бізнес-тренер, коуч перших осіб компаній,

Аудитор міжнародної кваліфікації (ІSO 9001)

https://galina-zimina.com/chto-takoe-kpi-i-kak-vnedrit-kpi-na-predpriyatii-chast-3.html