Що таке KPI та як впровадити KPI на підприємстві. Частина 1.

Дуже важливо розуміти, що розробка системи KPI це дуже важливий етап, але не первинний!

Що таке KPI та як впровадити KPI на підприємстві. Частина 1.

Визначення KPI

KPI (англ. Key Performance Indicators):

• це ключові показники діяльності (результативності, ефективності) керівників, співробітників, компанії,
• це система, яка допомагає власнику та керівникам каскадувати і моніторити досягнення стратегічних, тактичних, операційних цілей

Система Збалансованих KPI:

• спрямована на встановлення цілей та вимірних показників досягнення цілей для керівників та співробітників,
• покращує систему управління, «приводячи» поведінку конкретного співробітника у відповідність до цілей, встановлених вищим керівництвом,
• спрямована на встановлення винагороди керівників і працівників залежно від результатів їх діяльності.

Правильно впроваджена Система KPI дає можливість власнику бізнесу та керівнику компанії:

• Знизити витрати та збільшити прибутковість бізнесу мінімум на 10%;
• Прибрати хаос у делегуванні завдань, упорядкувати компанію та розподілити посадові обов'язки правильно, тобто таким чином, щоб у функціоналі не було «порожнеч»;
• Передбачати ситуацію розвитку свого бізнесу у довгостроковій перспективі та стратегію їх досягнення;
• Мати необхідний контрольний інструмент, що дозволяє регулярно аналізувати результати діяльності, відстежувати виконання стратегії для своєчасного коригування цілей та рішень;
• Підвищити результативність та ефективність роботи співробітників;
• Чітко «ув'язати» фінансову мотивацію з результативністю (оплачуватись має конкретний результат, а не тому, що є вільні гроші чи хтось затримався на роботі);
• Знизити конфліктність між функціональними відділами;

KPI показники можуть бути:

• щоденними, щомісячними, щоквартальними або річними.
• якісними,
• кількісними.

Наприклад, якісні KPI у виробництві можуть бути такі:

• Дотримання посадової інструкції,
• Дотримання техніки безпеки,
• Дотримання технології виробництва,
• Оціночні KPI (оцінку дають: безпосередній керівник, внутрішні клієнти, відповідальний співробітник).

Головне, щоб ці ключові показники сприяли реалізації проміжних та кінцевих цілей та їх можна швидко та просто порахувати.

Показники поділяють на:

• індикатори вимірювання отриманих результатів,
• індикатори, що відображають стан процесів, що сприяють отриманню цих результатів.

Показники результатів - це відстрочені (запізнювальні) індикатори (фінансово-економічні KPI). Вони відображають підсумки роботи. Але вони не дозволяють керувати станом справ протягом звітного періоду для досягнення поставленої мети.

Фактори досягнення результатів - це випереджаючі (оперативні) індикатори, які дозволяють оперативно моніторити індикатори, вносити коригування та приймати необхідні управлінські рішення.

Ключові індикатори у Вас можуть бути в областях:

• дохід та прибуток компанії,
• величина ринкового сегменту та продажів
• кількість нових клієнтів та якість обслуговування
• сума чека та повторність замовлень
• вартість обслуговування клієнта
• тривалість та вартість формування замовлення
• тривалість та вартість доставки товару
• операційні витрати
• тривалість узгодження документів
• та інші

Етапи впровадження системи KPI на підприємстві

Декілька ключових аспектів:

Дуже важливо розуміти, що розробка системи KPI це дуже важливий етап, але не первинний!

Адже використовувані KPI, регламенти, стандарти визначають рішення та дії, які підвищують ефективність бізнесу і якщо допущені помилки в розробці KPI, то проблемні показники можуть швидко відвести бізнес у неправильному напрямку.

Тому необхідний комплексний підхід на основі систематизації процесів, Системи Збалансованих KPI (Balanced scorecard), інструментів ощадливого (LEAN) управління.

Процес впровадження системи KPI складається із 7 етапів:

1. Визначення стратегії
2. Визначення основних чинників успіху
3. Системне впорядкування процесів
4. Визначення ключових показників діяльності
5. Формування взаємодії "Внутрішній клієнт-Внутрішній постачальник"
6. Створення оргструктури, регламентів та стандартів взаємодії
7. Оптимізація процесів та діяльності

Звичайно, всі етапи взаємопов'язані.

І однозначно, тільки при використанні KPI для управління ключовими процесами буде зрозуміло, які показники системи не інформативні, які потребують доопрацювання, або які нові KPI слід до неї включити.

Важливе правило, якому необхідно слідувати:

Етапи розробки Збалансованої системи управління компанією з KPI повинні проходити послідовно, зміна черговості може негативно вплинути на результати впровадження і додати хаосу в діяльності компанії.

Докладніше про кожен етап впровадження KPI в наступних статтях.

Ви хочете отримати практичні знання та системну технологію побудови, впровадження і управління ефективністю Вашої компанії?

Детально розглянути принципи, алгоритм і конкретні діючі інструменти розробки та впровадження системи Ключових Показників Ефективності (KPІ) у вашій компанії, можна на тренінгах та коучингах нашого центру.

Тренінги ШАУЗ зорієнтовані на керівників компаній та власників бізнесу.

Ви навчитеся застосовувати ефективні методи керівництва та зможете опанувати інструменти професійного управління для успішного ведення бізнесу.

Рада сприяти Вашому прагненню професійно управляти людьми та бізнесом!

Галина Зіміна

Засновник та керівник консалтингового центру ШАУЗ,

Системний консультант, бізнес-тренер, коуч перших осіб компаній,

Аудитор міжнародної кваліфікації (ІSO 9001)

https://galina-zimina.com/chto-takoe-kpi-i-kak-vnedrit-kpi-na-predpriyatii-chast-1.html