Автоматизация бизнес-процессов. С чего начать?

В этой статье мы предлагаем Вашему вниманию развернутый ответ вопрос «С чего начать автоматизацию бизнес-процессов?»

В эпоху повальной диджитализации бизнеса у руководителей и собственников предприятий, которые задумываются над повышением эффективности своей компании, возникает вопрос: «С чего начать автоматизацию бизнес-процессов?»
В этой статье мы предлагаем Вашему вниманию развернутый ответ на этот актуальный в настоящий момент вопрос.

Автоматизацию бизнес-процессов необходимо начинать с оценки экономического эффекта от внедрения программного продукта для автоматизации бизнес-процессов.

О том, что такое бизнес процесс читайте в статье:

Примеры бизнес процессов предприятия

Процесс оценки экономического эффекта от внедрения программного продукта включает в себя 10 шагов.

Шаг №1.  Проведение аудита бизнес-процессов Вашего предприятия.

Аудит бизнес-процессов включает в себя следующие виды работ:

• интервью с ключевыми сотрудниками и руководителями подразделений Вашего предприятия;
• наблюдение за выполнением работ сотрудниками в процессах;
• проведение анализа внутренней нормативной документации компании: стандартов компании, регламентов процессов и инструкций для персонала;

С помощью диагностики бизнес-процессов вы получите ответы на следующие вопросы:

• Каким образом работают бизнес-процессы Вашей компании?
• Какие узкие места существуют в этих бизнес-процессах?
• Какие работы выполняются сотрудниками вручную?
• Какие бизнес-процессы должны быть автоматизированы?
• Существуют ли схемы и описания бизнес-процессов, которые необходимо автоматизировать?
• Нужно ли разрабатывать ключевые показатели эффективности бизнес-процессов?
• Можно ли с помощью числовых параметров определить то, как работает бизнес-процесс?
• Сохраняются ли данные о фактических показателях бизнес-процессов?
• За какой период сохраняются данные о фактических показателях бизнес-процессов?

После проведения аудита бизнес-процессов выполняется их описание в текстовом виде или с применением графических схем. Текстовое и графическое описание бизнес-процессов используется для формирования требований к логике работы программного продукта для автоматизации бизнес-процессов.

О том, как выполнить описание бизнес процессов читайте в статье:

Алгоритм описания бизнес процессов

Кроме того,Консалтинговая компания "Business Adviser" проводит тренинг "Бизнес-процессы. Эффективное управление",на котором можно узнать о том, как эффективно управлять бизнес-процессами, а также получить навыки:

• Постановки целей компании;
• Определения и построения бизнес-процессов для достижения целей компании;
• Анализа бизнес-процессов компании;
• Оптимизации бизнес-процессов компании;
• Описания бизнес-процессов компании;

Шаг № 2. Оптимизация бизнес-процессов.

Автоматизация является одним из способов оптимизации бизнес-процессов. 

Для получения максимального эффекта от автоматизации, необходимо сначала провести предварительную оптимизацию бизнес-процессов без применения программного продукта для автоматизации. Примерами оптимизации бизнес-процесса без применения программного продукта для автоматизации процесса являются следующие:

• Исключение лишних шагов из процесса. Например, в процессе управления закупками лишним шагом может быть проверка надежности поставщика при осуществлении закупки ТМЦ, которые не являются критическими для бизнеса и бюджет на закупку которых не является высоким.

Поэтому, перед выполнением автоматизации бизнес-процесса закупок целесообразно определить то, для каких категорий ТМЦ и каких категорий поставщиков должна быть выполнена проверка надежности поставщика и случаи, в которых данная проверка может не выполняться;

• Параллельное выполнение работ в бизнес-процессе. В процессе «Согласование договора на закупку ТМЦ», шаги по согласованию договора, например, сотрудниками финансового департамента, юридического департамента или департамента транспортной и складской логистики, могут выполняться параллельно.

Каждое подразделение осуществляет согласование договора на закупку ТМЦ в части своей зоны ответственности. Если у Вас в компании согласование договоров на закупку ТМЦ осуществляется различными подразделениями последовательно, рассмотрите возможность параллельной работы над документом.

Такая параллельная организация работ позволит сократить общее время на согласование документа.

Перед выполнением автоматизации, операции бизнес-процесса должны быть выстроены в таком порядке, который бы обеспечил минимальное время на выполнение работ.  Бизнес-процесс, который подлежит автоматизации, должен содержать только те шаги, которые представляют ценность для подразделений компании и клиентов.

Допустимо наличие в бизнес-процессе шагов, которые в силу требований законодательства и в связи с необходимостью планирования и контроля работ невозможно исключить.

Подробно об оптимизации бизнес процессов читайте в статье:

Оптимизация бизнес процессов в вопросах и ответах

Подробно методах оптимизации затрат на транспортную логистику читайте в статье:

Методы оптимизации затрат на транспортную логистику

Подробно о том, как повысить эффективность системы закупок читайте в статье:

Как повысить эффективность системы закупок компании?

Подробно о том, как снизить затраты на функционирование вспомогательных функций читайте в статье:

Как снизить затраты на функционирование вспомогательных функций в группе компаний?

Консалтинговая компания «Business Adviser» оказывает Услугу «Повышение операционной эффективности компании».

В рамках оказания услуги специалисты консалтинговой компании выполняют следующие виды работ:

• Трансформация операционной модели.
• Оптимизация затрат.
• Оптимизация бизнес-процессов.
• Реинжиниринг бизнес-процессов.
• Определение процессов для автоматизации.
• Разработка ключевых показателей эффективности бизнес-процессов.
• Оптимизация организационной структуры и численности персонала.
• Внедрение инструментов бережливого производства (Lean Six Sigma).
• Совершенствование процесса управления инвестициями.

Для заказа услуги, звоните по телефону: [відкрити контакти](050) 355-53-14.

Шаг № 3. Измерить текущие показатели бизнес-процесса.

Автоматизация бизнес-процессов выполняется для улучшения работы компании. Улучшение работы компании значит то, что сотрудники выполняют свои работы быстрее, с меньшим количеством ошибок, и меньшим количеством исправлений выполненной работы.

Улучшение работы компании, также, означает, что на выполнение операций в бизнес-процессах затрачивается меньше времени и денег и количество качественно обслуживаемых в единицу времени клиентов растет.

Улучшение работы компании должно быть выражено в цифрах. Для оцифровки результатов работы компании используются ключевые показатели эффективности бизнес-процессов.

Существует две категории значений ключевых показателей эффективности бизнес-процессов - текущие и целевые.

Текущие показатели эффективности бизнес-процессов дают информацию о том, как работают бизнес-процессы компании на момент их измерения.

Целевые показатели эффективности бизнес-процессов дают возможность определить то, какие результаты должен обеспечить бизнес-процесс к установленному сроку.

В рамках подготовки к внедрению проекта по автоматизации бизнес-процессов, необходимо измерять текущие значения ключевых показателей эффективности.

Измерение текущего состояния процесса необходимо для получения отправной точки для прогнозирования целевых значений показателей эффективности, которых компания планирует достичь в результате внедрения программного продукта для автоматизации бизнеса.

Например, если вы планируете внедрять программный продукт для автоматизации складских процессов, то для оценки результата автоматизации необходимо измерить текущие значение показателя – FTE сотрудников складов.

FTE означает эквивалент полной занятости и представляет собой количество рабочих часов, приходящихся на одного штатного сотрудника в течение фиксированного периода времени, например, одного месяца.

Текущее значение показателя FTE сотрудников складов покажет количество времени, которое кладовщики и заведующие складами затрачивают на выполнение складских операций данный момент.

На основании информации о том, сколько времени сотрудники склада затрачивают на выполнение складских операций до автоматизации складских бизнес-процессов,  вы сможете установить прогнозные значения показателя FTE сотрудников складов после внедрения программного продукта для автоматизации.

Например, если вы планируете внедрять CRM систему для автоматизации бизнес-процессов управления взаимоотношениями с клиентами компании в процессах продаж и маркетинга, то до начала работ по проекту необходимо определить текущее значение показателя «Срок обработки обращений клиентов  менеджерами по продажам». 

На основании информации о том, сколько времени сотрудники компании затрачивают на  обработку обращений клиентов до выполнения автоматизации, вы сможете установить прогнозные целевые значения данного показателя, которых вы хотите достичь в результате внедрения программного продукта для автоматизации бизнеса.

Если вы планируете внедрять программный продукт для автоматизации системы планирования ресурсов предприятия - ERP, то перед началом работ по проекту автоматизации необходимо измерить текущие значения следующих показателей:

1. Оборачиваемость запасов предприятия;
2. Оборачиваемость продаж;
3. Затраты на логистику и складирование запасов;
4. Продолжительность цикла вывода новых продуктов на рынок.

На основании информации о фактических значениях указанных выше показателей, вы сможете установить прогнозные целевые  значения данных показателей, которых вы хотите достичь в результате внедрения программного продукта для автоматизации бизнес-процессов.

Подробно о категориях ключевых показателей эффективности бизнес процесса читайте в статье:

Категории ключевых показателей эффективности бизнес процесса

О том, какими должны быть ключевые показатели эффективности для операционного директора компании читайте в статье:

Ключевые показатели эффективности для Операционного директора

О том, как с помощью ключевых показателей повысить эффективность менеджеров по продажам, читайте в статье:

Как повысить эффективность менеджеров по продажам?

Шаг № 4. Проведение анализа рынка программных продуктов для автоматизации бизнес-процессов.

Проводить анализ рынка программных продуктов необходимо для того, чтобы:

1. Получить информацию о стоимости информационных систем для автоматизации бизнес-процессов;
2. Узнать о недостатках того или иного программного решения;
3. Определить необходимый Вашей компании тип программного продукта для автоматизации бизнес-процессов;

При проведении анализа рынка программных продуктов используются результаты диагностики бизнес-процессов, а именно информация о том, какие бизнес-процессы Вы хотите автоматизировать, как работают эти бизнес-процессы и какие операции в этих бизнес-процессах подлежат автоматизации.

Для того, чтобы определить тип продукта, который подходит именно Вашей компании необходимо:

• Выбрать среди представленных в сети интернет программных продуктов для автоматизации бизнес-процессов продукт, который подходит вашей компании.

Первоначальным критерием того, что программный продукт  Вам подходит, является сфера бизнеса, для которой предназначен программный продукт, и процессы компании, которые можно автоматизировать с помощью данного программного обеспечения;

• Изучить информационные материалы, которые размещены на сайтах поставщиков программных продуктов для автоматизации бизнес-процессов.

В этих информационных материалах поставщики рассказывают о том, какие задачи может решить программный продукт и о том, какие бизнес-процессы могут быть автоматизированы с помощью конкретного программного продукта;

• Протестировать программный продукт. Большинство поставщиков программного обеспечения дают возможность своим потенциальным клиентам в течении определенного времени использовать демонстрационную версию программного обеспечения, для ознакомления с возможностями программного продукта.

Изучить и протестировать возможности программного продукта потенциальные пользователи могут с помощью доступа к веб версии программного продукта;

• Найти информацию об опыте внедрения и использования того или иного продукта на предприятиях Вашей отрасли/сферы бизнеса;
• Составить перечень программных продуктов для автоматизации бизнес-процессов, которые подходят именно Вашей компании;
• Направить запросы поставщикам программных продуктов на получение дополнительной информации об особенностях продукта, а также условиях поставки, внедрения и технической поддержки;

В результате проведения анализа рынка программных продуктов для автоматизации, вы получите ответы на следующие вопросы:

• Какие программные продукты подходят для Вашего бизнеса?
• Какие функции доступны пользователям программного продукта?
• Какова стоимость приобретения программного продукта?
• Какова стоимость внедрения и сервисной поддержки программного продукта для автоматизации бизнес-процессов?
• Какие особенности, достоинства и недостатки существуют у каждого программного продукта?
• Какая серверная, сетевая и облачная инфраструктура необходима для работы программного продукта для автоматизации бизнес-процессов?
• Какие ключевые показатели эффективности могут быть улучшены с помощью конкретного программного продукта?

Шаг № 5. Проведение диагностики текущего состояния ИТ инфраструктуры Вашей компании.

Диагностика ИТ инфраструктуры компании выполняется для того, чтобы определить:

• Достаточно ли существующих ИТ мощностей компании для использования программного продукта;
• Целесообразно ли разворачивать программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов на серверах компании или экономически выгодно использовать облачные технологии;
• Возможность интеграции программного продукта для автоматизации бизнес-процессов с другими программными продуктами, которые используются в компании.

Финальным результатом  диагностики текущего состояния ИТ инфраструктуры Вашей компании должна стать выраженная в количественном и денежном выражении потребность в серверном и сетевом оборудовании для развертывания программного средства для автоматизации бизнеса.

Шаг № 6. Проведение диагностики текущей организационной структуры вашего предприятия.

Первой целью диагностики организационной структуры компании является определение того,  имеется ли в вашей компании квалифицированный персонал, который может заниматься внедрением и поддержкой работы программного продукта для автоматизации бизнес-процессов.

Проект по внедрению программного продукта для автоматизации бизнес-процессов обычно включает в себя следующие этапы работ:

• Подготовка проектной документации: техническое задание на проведение автоматизации бизнес-процессов, устав проекта, план проекта по автоматизации;
• Подготовка реестров бизнес-процессов;
• Описание бизнес-процессов компании в представлении «AS IS» и в представлении «TO BE»;
• Выбор и осуществление закупки программного продукта для автоматизации бизнес-процессов компании;
• Закупка, установка и настройка необходимого для работы программного обеспечения серверного, сетевого оборудования, а также облачных сервисов;
• Установка программного обеспечения продукта для автоматизации бизнес-процессов;
• Разработка матрицы ролей и полномочий пользователей программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов;
• Организация и осуществление внесения данных в систему;
• Организация обучения сотрудников компании работе с программным продуктом для автоматизации бизнес-процессов;
• Тестирование функций программного продукта для автоматизации бизнес-процессов;
• Запуск системы для автоматизации бизнес-процессов в продуктивную эксплуатацию;
• Организация поддержки пользователей программного продукта для автоматизации бизнес-процессов;
• Руководство и контроль выполнения проектных задач;

На основании указанного перечня работ необходимо провести анализ организационной структуры вашей компании и составить перечень должностей и фамилий сотрудников, которые потенциально могут принять участие в проекте по автоматизации бизнес-процессов.

После подготовки предварительного перечня участников проектной команды, необходимо провести интервью с конкретными сотрудниками и их руководителями для выяснения того, обладают ли потенциальные члены команды проекта необходимыми знаниями и опытом для участия в работе по автоматизации бизнес-процессов.

В результате диагностики организационной структуры и проведения интервью с сотрудниками вы определите необходимость поиска и найма в штат вашей компании дополнительного количества персонала.

Как правило, в состав команды проекта  по автоматизации бизнес-процессов входят сотрудники двух категорий.

Первая категория, это сотрудники, которые знают,  как работают  бизнес-процессы кампании в текущий момент времени и понимают то, как процессы должны работать для достижения целей компании. 

Вторая категория, это сотрудники, которые понимают, как работает тот или иной программный продукт для автоматизации бизнес-процессов, обладают опытом внедрения данного программного продукта и знают, как управлять проектом по автоматизации бизнес-процессов.

Обычно сотрудники первой категории уже есть в компании на момент внедрения системы для автоматизации бизнес-процессов, поэтому для реализации проекта по автоматизации, компания может столкнуться с необходимостью  подбора персонала следующих специальностей:

• Консультанты по внедрению конкретного вида программного продукта;
• Бизнес аналитики;
• Аналитики бизнес-процессов;
• Программисты;
• Руководители проектов;
• Руководители проектного офиса;
• Менеджеры по закупкам;

Также, Вам необходимо  выполнить обзор рыночных  заработных плат сотрудников, которых необходимо нанять для реализации проекта по автоматизации бизнес-процессов.

Финальным результатом  анализа организационной структуры и квалификации имеющегося персонала компании, а также проведения обзора  рыночных заработных плат будет  потребность  в дополнительном персонале и предполагаемый размер фонда оплаты труда сотрудников.

Второй целью проведения диагностики текущей организационной структуры является определение:

• предполагаемого количества пользователей программного продукта для автоматизации бизнес-процессов;
• необходимого количества лицензий на использование программного обеспечения;
• необходимого количества рабочих мест;
• ролей пользователей программного продукта;
• уровней прав доступа пользователей к программному продукту.

Количество лицензий, количество рабочих мест и матрица ролей пользователей системы определяют стоимость приобретения программного продукта, которая учитывается при  расчете размера инвестиций, необходимых для внедрения решения для автоматизации бизнес-процессов.

Шаг № 7. Расчет размера инвестиций, необходимых для внедрения программного продукта для автоматизации бизнес-процессов.

Размер инвестиций, необходимых для автоматизации бизнес-процессов определяется стоимостью приобретения и внедрения программного продукта, а также элементов ИТ инфраструктуры для его развертывания.

При расчете инвестиций необходимо учитывать размер фонда оплаты труда сотрудников, которые будут принимать участие в проекте по автоматизации бизнес процессов.

Шаг № 8. Рассчитать экономию или размер дополнительных финансовых ресурсов, которые Ваша компания получит в результате автоматизации бизнес-процессов.

Для определения экономии или размера дополнительных финансовых ресурсов, которые получит компания в результате автоматизации бизнес процессов необходимо рассчитать разницу между текущим и целевым значениями  ключевых показателей эффективности бизнес процесса, который подлежит автоматизации и выразить полученное значение разницы текущего и целевого значения в денежном выражении.

Рассмотрим пример определения размера экономической выгоды, которую получит компания в результате автоматизации складского учета.

Предположим, что за осуществление учета на складе предприятия отвечает заведующий складом.  Общее количество рабочих часов, которые отрабатывает заведующий складом в  месяц  равно 1*40*4=160 часов. 160 часов является эквивалентом 1 FTE.

Напомним, что FTE это количество рабочих часов, которые приходятся на одного штатного сотрудника в течение фиксированного периода времени, например, одного месяца.

Предположим, что на выполнение операций складского учета заведующий складом тратит ежедневно 2 часа в день или 40 часов в месяц. Или 40/160=0,25 FTE.

После автоматизации бизнес процесса складского учета заведующий складом будет тратить 0,5 часа в день на выполнение складского учета или  0,5*5*4=10 часов в месяц. 10 часов в месяц является 10/160=0,06FTE.

Разница между текущим и целевым значением FTE составляет 0,19 FTE.

Т. к. стоимость одного FTE соответствует размеру фонда оплаты труда заведующего складом, то денежный эквивалент разницы между текущим и целевым значением FTE составляет 0,19*ФОТ, что фактически соответствует размеру экономии, которую получит компания в результате внедрения программного продукта для автоматизации складского учета.

И даже если компания не планирует после запуска системы для автоматизации складского учета сокращать существующий персонал,  экономия о которой идет речь в конечном итоге повлияет на общие затраты компании на оплату труда.

Шаг № 9.  Оценить эффективность будущих инвестиций в автоматизацию бизнес-процессов.

Для оценки необходимо рассчитать значения следующих показателей:

• Чистая приведенная стоимость (Net present value – NPV);
• Дисконтированный период окупаемости;
• Индекс рентабельности;
• Внутренняя норма доходности;

Для расчета этих показателей используются значения определенных на предыдущих шагах размера инвестиций, необходимых для автоматизации и значение размера денежных потоков, которые будут генерировать процессы, которые были автоматизированы.

Шаг № 10.  Принять обоснованное решение о начале проекта по автоматизации бизнес-процессов или отказе от него.