Что значит управлять временем?

Когда мы говорим о планировании времени, это значит, что человек определяет, какие изменения должны произойти. Человек, планируя свое время, планирует и конечный результат в определенный момент.

Мы определяем время по изменениям. Например, утром вы купили хлеб, он был мягким, а вечером стал черствее. Такие изменения и говорят о времени.

Управление временем - это управление изменениями. Другими словами, человек решает, что должно произойти в определенный момент. Для того чтобы легче было управлять изменениями, люди создали разные величины времени: минута, час, день, месяц и т.д. Замечено также, что изменения бывают периодическими (смена времен года, дня и ночи и др.).

Когда мы говорим о планировании времени, это значит, что человек определяет, какие изменения должны произойти. Человек, планируя свое время, планирует и конечный результат в определенный момент. Это может преобразоваться в замысел, идею. Затем человек определяет промежуточные результаты, необходимые для достижения конечной цели. Далее он разрабатывает программу относительно каждого промежуточного результата, в которой описано что и когда надо сделать.

Для достижения конечного результата у человека должна быть цель. Как определить, что цель поставлена правильно?

Любая цель предусматривает конечный результат и время, когда этот результат должен быть достигнут. Целью может быть создание чего-либо, обычно некоего объекта, или изменение объекта, который имеется сейчас. Следовательно, если мы говорим об объекте, то он обязательно должен обладать характеристиками, и это можно назвать критериями цели.

Цель должна быть измерима, детализирована, привязана к реальности. Например: вырастить урожай картофеля в открытом грунте в Киеве в феврале – нереальная цель. Цель обязательно должна быть достижима. Нужен шанс на то, что изменения произойдут. Цель непременно надо согласовать, ведь у человека это не одна, у него много целей и объектов. И поэтому нужно, чтобы все цели согласовались между собой, чтобы между ними не возникало противоречий.

Для того чтобы человеку хотелось достичь цели, она должна стать намерением. Намерение - это желание плюс энергия. Человек должен очень хотеть осуществления поставленной цели, потому что сами по себе изменения никогда не произойдут, если он не будет чего-либо делать для достижения конечного результата. Намерение появляется в момент, когда человек понимает, зачем ему это нужно. Главное тут – не путать мотивацию с желанием просто поговорить на определенную тему. Вы можете чего-то сильно хотеть -- и можете просто хотеть поговорить об этом.

Возникает вопрос, как определить, что ваше желание истинно?

Практика, как полагают философы, является критерием истины. Тот, кто хочет, тот делает. Кто хочет, тот делает. Можно ли приучить себя действовать, а не говорить? Народная мудрость гласит: глаза боятся, а руки делают. Начните действовать, и вы втянетесь в процесс, и вас уже ничто не остановит. Система тайм-менеджмента помогает начать что-либо делать систематически.

Управлять временем других людей в нашей стране очень сложно, поскольку большинство из них не организованны и не умеют контролировать себя, не говоря уже о том, чтобы контролировать других. Трудно рассчитывать на таких людей: они обещают, но не делают. Однако такими людьми очень легко управлять. У них нет своей системы, и потому таких людей легко вписывать в вашу систему. К примеру, самое простое – назначить встречу. Вы принимаете решение, когда должна произойти встреча и выбираете два подходящих для вас варианта. Когда вы назначаете человеку встречу, вы предлагаете ему выбрать из двух вариантов один. И если у него нет собстенных идей, то он принимает ваши.

Когда сотрудник вдруг говорит, что ничего не может планировать и выполнять свои непосредственные обязанности, потому что у него много звонков, и они его отвлекают, то, скорее всего, он сам сделал все для того, чтобы так было. Возможно ему необходимо чувство значимости и оправдание. Такой человек никогда не будет планировать, ведь, начиная подобную работу, он поймет, что планировать-то нечего. Если нет стимулов – то такие люди не знают, что делать! Поэтому они дают свой телефон всем подряд, раздают кучу обещаний и просят звонить по любому вопросу.

А тем, кто действительно хочет научиться УПРАВЛЯТЬ своим временем, могут воспользоваться нашими рекомендациями по тайм-менеджменту.

Главные принципы тайм-менеджмента делового человека:

1.Однотипные задания собирать в блоки
Это называется пакетирование. Вы, к примеру, назначаете время и дату предстоящих собраний. Назначили – провели – закрыли вопрос.

2.Согласование
Если вы хотите, чтобы что-то состоялось, то вы обязательно должны все согласовать с теми людьми, от которых это зависит.

3.Стабилизировать свое расписание
Стабилизация расписания создает так называемые острова стабильности. Если вы решили, что решаете какую-либо задачу в определенный момент, то вы обязательно должны это сделать именно в запланированное время.

4.Не делать два дела одновременно
Нельзя выполнять два дела одновременно, потому что в таком случае увеличивается расход времени еще на 50% от его суммы для выполнения этих двух дел, т.е., если есть две задачи на полчаса каждая, то на их одновременное выполнение уйдет не час, а полтора. Это связано переключением внимания. Подобный перерасход времени уже не позволит вам расширить область вашего влияния на другие ситуации и задачи.

Примечание. Деловому человеку нелишне также усвоить принципы работы с электронной почтой. Любое прочитанное письмо должно быть соответствующим образом обработано: надо или написать ответ, или поставить себе определенную задачу, или удалить корреспонденцию. Поэтому не стоит просматривать электронную почту, если вы не готовы работать с письмами именно сейчас, иначе это просто отвлечет ваше внимание и создаст ощущение перегруженности.


Людмила Богуш,
Старший бизнес-тренер группы компаний InforManager,
Я – Перший, №1-2 (14), 2009