Оценка эффективности бизнес-процессов

В сегодняшней статье мы хотели бы напомнить Вам о том, что такое бизнес процесс и ответить на следующие вопросы: Что такое эффективность бизнес процесса? Как связана эффективность бизнес процессов и прибыль компании?

Бизнес процесс и его эффективность

Бизнес процесс это -  это перечень операций, которые выполняются персоналом, в соответствии с установленным в компании порядком, для получения запланированного результата.

Примерами бизнес процессов являются:

• бизнес процесс обслуживания клиентов;
• бизнес процесс поиска и подбора персонала;
• бизнес процесс производства продукции;
• бухгалтерский учет.

С дополнительными примерами бизнес процессов предприятия Вы можете ознакомиться в статье:

Примеры бизнес-процессов предприятия

С бизнес процессами строительной компании Вы можете ознакомиться в статье:

Бизнес-процессы строительной компании

О том, какие бизнес процессы включает в себя эффективная система управления логистикой читайте в статье:

Эффективная модель бизнес процессов системы управления логистикой

Эффективность бизнес процесса - это отношение выраженного в денежном выражении фактического  результата бизнес процесса, к размеру денежных средств, которые затрачены на выполнение операций в бизнес процессе.

Рассмотрим, что представляет собой эффективность на примере бизнес процесса «Производство продукции».

Результатом производственного процесса является партия готовой продукции.

Для производства партии готовой продукции используются следующие ресурсы:

• сырье;
• электрическая энергия;
• оплачиваемые часы работы производственного персонала;

Производственный процесс считается эффективным, если партия готовой продукции, характеристики которой соответствуют требованиям клиентов, изготавливается в установленный срок с наименьшими затратами ресурсов.

Как связана эффективность бизнес процессов и прибыль компании

Прибыль компании напрямую зависит от эффективности бизнес процессов этой компании.

Как известно, прибыль компании упрощенно равна разнице между выручкой от реализации продукции или услуг и затратами, которые компания несет в процессе осуществления своей деятельности.

Размер выручки от реализации зависит от того, доволен или нет клиент качеством продукции услуг и качеством обслуживания, а также от уровня осведомленности потенциальных клиентов о продукции и услугах, которые предлагает компания.

Качество продукции или услуги и качество обслуживания, а также уровень затрат компании  зависит от того, каким образом построены бизнес процессы компании.

Правильная организация бизнес процессов обеспечивает высокую прибыль компании за счет:

• своевременного выполнения заказа клиента;
• соответствия характеристик продукции и услуги требованиям клиента;
• оптимального количества времени, которое компания затрачивает на производство продукции;

• оптимального количества сотрудников, которые необходимы компании для обслуживания клиентов, производства продукции, бухгалтерского учета, выполнения складских операций и выполнения транспортировки готовой продукции, сырья и материалов;

• соответствия количества сырья и материалов, используемых для производства готовой продукции, установленным в технологической документации  нормативам;
• достоверности и актуальности данных, на основании которых принимаются  управленческие  решения.

Зачем проводить оценку эффективности бизнес процессов

Оценку эффективности бизнес процессов необходимо проводить для того, чтобы определить текущее соотношение  результатов бизнес-процессов к затратам на достижение этих результатов и сравнить это соотношение с отраслевым значением, и значениями  прошлых периодов работы предприятия.

Другими словами оценивать эффективность бизнес процессов необходимо для того, чтобы понять, сколько времени и денег предприятие тратит на достижение своих целей, и можно ли получать те же результаты с меньшими затратами.

Соотношение значения результата бизнес процесса к размеру затрат на достижение этого результата является ключевым показателем эффективности бизнес процесса.

Примером ключевого показателя эффективности бизнес процесса является себестоимость производства.  Значение этого показателя  рассчитывается, как отношение всех затрат, связанных с производством продукции к общему количеству изготовленной продукции. 

С категориями ключевых показателей эффективности бизнес процессов вы можете ознакомиться в статье:

Категории ключевых показателей эффективности бизнес процесса

О том, как с помощью ключевых показателей эффективности бизнес процессов повысить эффективность менеджеров по продажам, читайте в статье:

Как повысить эффективность менеджеров по продажам?

О том, какие ключевые показатели эффективности могут быть использованы для оценки работы Операционного директора компании читайте в статье:

Ключевые показатели эффективности для Операционного директора

Что является результатом оценки эффективности бизнес процесса

Результатом оценки эффективности бизнес процессов является:

• Фактическое числовое значение ключевых показателей эффективности бизнес-процессов, которые подлежали оценке;
• Перечень затрат, размер которых увеличился;
• Перечень бизнес процессов, эффективность которых, по сравнению с предыдущими периодами снизилась;

Как использовать результаты оценки эффективности бизнес процессов

Результаты оценки эффективности бизнес процессов используются для определения:

• причин роста затрат компании;
• причин снижения результативности бизнес-процессов;
• действий, направленных на уменьшение затрат в бизнес-процессах;
• мероприятий по повышению результативности бизнес-процессов;

О том, как снизить затраты на функционирование бизнес процессов в группе компаний читайте в статье:

Как снизить затраты на функционирование вспомогательных функций в группе компаний?

Кроме того, Консалтинговая компания "Business Adviser" проводит Тренинг. Бизнес-процессы: эффективное управление, на котором можно узнать о том, как эффективно управлять бизнес-процессами, а также получить навыки:

• Постановки целей компании;
• Определения и построения бизнес-процессов для достижения целей компании;
• Анализа бизнес-процессов компании;
• Оптимизации бизнес-процессов компании;
• Описания бизнес-процессов компании;

Для записи на тренинг звоните по телефону: [відкрити контакти](050) 355-53-14.

Как часто проводить оценку эффективности бизнес процессов

Рассмотрим два случая:

• в компании внедрена система управления бизнес процессами;
• в компании не внедрена система управления бизнес процессами;

Если в компании внедрена система управления бизнес процессами, то это значит, что в компании:

• определены бизнес-процессы;
• определены ключевые показатели эффективности  для  бизнес-процессов;
• определены целевые значения показателей эффективности;
• осуществляется постоянный мониторинг значений ключевых показателей эффективности бизнес процессов.

О том, как внедрить в компании процессный подход читайте в статье:

Порядок внедрения процессного подхода к управлению компанией

При соблюдении указанных выше условий, оценку эффективности бизнес процессов, необходимо проводить в случае, если от периода к периоду наблюдается ухудшение фактических значений ключевых показателей бизнес процессов.

Если в компании не внедрен процессный подход к управлению,  рекомендуется не устанавливать периодичность оценки эффективности бизнес процессов.

При планировании работ по оценке эффективности бизнес процессов необходимо руководствоваться принципом «по потребности».

Применение этого принципа подразумевает, что необходимость  в проведении оценки эффективности бизнес процессов определяется исходя из наличия:

• жалоб клиентов;
• информации об увеличении количества бракованной готовой продукции;
• брака во время производственного процесса;
• факта срывов сроков выполнения задач исполнителями работ в бизнес процессах.

Оценку эффективности бизнес процессов, также необходимо проводить после внедрения нового бизнес процесса или внесения изменений в существующий бизнес процесс.  

Но и в данном случае существуют свои особенности.

Сразу после внесения изменений в бизнес процесс или запуска нового бизнес процесса оценить эффективность нововведений невозможно, потому, что отсутствует достаточный для анализа объем информации о функционировании бизнес процесса.

После осуществления нововведений мы рекомендуем:

• сотрудникам компании поработать по новым правилам в течение 3-6 месяцев;
• накопить данные об операциях, выполняемых в бизнес процессе;
• по истечению 3-6 месяцев выполнить оценку эффективности бизнес процесса.

Например, для проведения оценки эффективности бизнес процесса «Управление закупками» после внесения изменений в данный процесс необходимо собрать следующие  данные:

• объемы закупок товарно-материальных ценностей;
• количество возвратов поставщику;
• данные о своевременности оплат поставщикам;
• количество заявок на закупку;
• данные о трудозатратах на выполнение закупочных процедур.

Указанные выше данные должны быть представлены за период от 3 до 6 месяцев.

О том, как повысить эффективность системы закупок компании читайте в статье:

Как повысить эффективность системы закупок компании?

Независимо от того, с какой периодичностью компания будет проводить оценку эффективности своих бизнес процессов  главное осуществлять эту деятельность на постоянной основе.

Что нужно, для того чтобы выполнить оценку эффективности бизнес процессов.

Для того, чтобы оценка эффективности бизнес процессов выполнялась на постоянной основе, руководство компании должно внедрить систему оценки эффективности бизнес процессов, которая включает в себя следующие элементы:

• Формирование и периодическое обновление реестра бизнес процессов компании;
• Определение результатов, которые ожидаются от выполнения этих бизнес процессов;
• Разработка и внедрение процедур оценки эффективности бизнес процессов;

• Сбор данных о функционировании бизнес процессов, в.т.ч. информации о фактических значениях показателей эффективности бизнес процессов или данных для их расчета у других предприятий отрасли и предприятий из других отраслей бизнеса
• Формирование рабочей группы для проведения оценки эффективности бизнес процессов;

• Обучение сотрудников методам оценки эффективности бизнес процессов;
• Информирование сотрудников компании о функционировании системы оценки эффективности бизнес процессов;

Рассмотрим подробно каждый из указанных выше элементов.

• Формирование реестра бизнес процессов компании;

Для выполнения оценки эффективности бизнес процессов  руководство компании должно собраться на встречу и составить перечень бизнес процессов, которые функционируют в компании.

Должны быть определены бизнес процессы верхнего уровня компании, например:

• Управление продажами;
• Управление закупками;
• Управление производством;
• Управление персоналом;
• Управление финансами;
• Управление качеством

Каждый бизнес процесс верхнего уровня должен быть декомпозирован на бизнес процессы более низкого уровня.

Например, бизнес процесс «Управление финансами» декомпозируется на следующие бизнес процессы:

• Управленческий учет и бюджетирование;
• Бухгалтерский и налоговый учет;
• Управление инвестициями;
• Управление оборотным капиталом;
• Управление ликвидностью;
• Корпоративное финансирование

Кроме того, руководство компании должно определить бизнес процессы, которые должны быть внедрены в компании для достижения целей компании и выполнения стратегии для реализации этих целей.

• Определение результатов, которые ожидаются бизнес процессов

После формирования карты бизнес процессов руководство компании должно определить для каждого бизнес процесса набор ключевых показателей эффективности и установить целевые значения этих показателей.

• Разработка и внедрение процедур оценки эффективности бизнес процессов

Для проведения оценки эффективности бизнес процессов на постоянной основе необходимо:

• Определить правила и подходы к выполнению оценки эффективности бизнес процессов;
• Определить критерии отбора бизнес процессов для выполнения оценки эффективности;
• Установить периодичность проведения оценки бизнес процессов;
• Назначить ответственных за проведение оценки эффективности бизнес процессов.

 Сбор данных о функционировании бизнес процессов

В компании должны собираться данные о  функционировании бизнес процессов.

Данные должны быть представлены за продолжительный период времени.

Примерами данных, используемых при выполнении оценки эффективности бизнес процессов  являются:

• Данные учетных систем предприятия о затратах на счетах бухгалтерского учета;
• Данные бюджетов предприятия;
• Данные о фактических и плановых значениях показателей объема продаж готовой продукции;
• Данные о фактических и плановых значениях показателей объемов производства продукции или предоставления услуг;

Целесообразно собрать информацию об уровне тех или иных затрат в компаниях Вашей отрасли.

Например, полезным будет узнать долю логистических затрат в общем количестве затрат компании.

О том, как оптимизировать затраты на транспортную логистику читайте в статье:

Методы оптимизации затрат на транспортную логистику

• Создание отдельного подразделения или формирование рабочей группы  для проведения оценки эффективности бизнес процессов;

Если Вы хотите, чтобы оценка эффективности бизнес процессов Вашей компании проводилась на постоянной основе, Вам необходимо создать специальное подразделение, которое будет обеспечивать методологическую и организационную поддержку функционирования бизнес процессов,  в том числе и работы по проведению оценки их эффективности. 

Обычно данное подразделение называется процессным офисом.

Если Вы не планируете создавать процессный офис,  можно обойтись созданием рабочей группы для каждого случая, когда необходимо провести оценку эффективности бизнес процессов  вашей компании.

В состав рабочей группы должны входить владелец бизнес процесса.

Владелец процесса это - сотрудник компании,  который несет ответственность за дизайн, внедрение, контроль выполнения и получение запланированного от функционирования бизнес процесса результата.

Функции владельца бизнес процесса состоят в приемке  результатов оценки эффективности бизнес процесса ключевые сотрудники, выполняющие работы в бизнес процессе.

Ключевые сотрудники могут, также, называться бизнес экспертами. Задачами ключевых сотрудников является предоставление необходимых для выполнения оценки эффективности бизнес процесса данных;

Аналитики бизнес процессов. Задачами аналитиков бизнес процессов являются:

• Организация работ по выполнению оценки эффективности бизнес процессов в соответствии с принятой в компании методологией;
• Проведение анализа данных о затратах бизнес процесса и результатах бизнес процесса;
• Расчет фактических значений показателей эффективности бизнес процессов;

• Сравнение фактических значений показателей эффективности бизнес процесса с значениями данных показателей за предыдущие периоды работы компании;
• Подготовка выводов об эффективности бизнес процесса;
• Разработка мероприятий для улучшения показателей оценки эффективности бизнес процессов

• Обучение сотрудников методам оценки эффективности бизнес процессов;

В связи с тем, что периодической оценке подлежат  все бизнес процессы компании, то в работе по проведении этой оценки в качестве бизнес экспертов могут  принимать практически все сотрудники компании.

Для того, чтобы  сотрудники компании могли выполнять оценку эффективности бизнес процессов, они должны быть обучены  соответствующим инструментам и методам такой оценки.

• Информирование сотрудников компании о функционировании системы оценки эффективности бизнес процессов;

Важным условием успешного выполнения оценки эффективности бизнес процессов является заинтересованность руководства компании в  результатах этой работы.  Заинтересованность  высшего руководства компании должна сопровождаться желанием  руководителей и участников бизнес процессов принять участие в оценке эффективности выполняемых  работ.

Вовлечь сотрудников  компании в процесс оценки эффективности бизнес процессов можно путем информирования о том, что такая оценка поможет сотрудникам найти решение операционных проблем, которые возникают из-за того, что процессы компании работают неэффективно

Как выбрать процесс для выполнения оценки эффективности

Если говорить о расстановке приоритетов в проведении оценки эффективности бизнес процессов, то в первую очередь необходимо проводить оценку следующих бизнес процессов:

• Бизнес процессы, результат которых напрямую предоставляется клиенту, например бизнес-процесс «Обслуживание клиентов»;
• Бизнес процессы, которые оказывают большое влияние на доход компании.  Примером такого бизнес процесса являются бизнес процессы  «Обслуживание клиентов» и бизнес процесс  «Производство продукции».
• Бизнес процессы, результаты которых используются в бизнес процессах оказывающих влияние на бизнес. Примером такого процесса является бизнес процесс «Управление закупками».  
• От своевременности осуществления закупки и соответствия закупленной продукции требованиям внутренних заказчиков,  зависит качество изготовляемой предприятием продукции и скорость выполнения заказа клиента
• Бизнес процессы с широкой кросс функциональностью; Примером процесса с широкой кроссфункциональностью является бизнес процесс управление закупками. Кроссфункциональность бизнес процесса закупок  в том, что для закупки материалов в установленный срок по оптимальной цене менеджеры по закупкам должны взаимодействовать с непосредственным заказчиком материала, например с производственным департаментом, с финансовым подразделением компании, а также с подразделениями, которые отвечают за доставку и хранение товарно-материальных ценностей.

Дополнительным критерием выбора бизнес-процесса для оценки его эффективности является наличие в этом процессе проблем.

Если говорить о выполнении оценки эффективности бизнес процессов в плановом порядке, то такую оценку необходимо проводить для того,  чтобы выявить тенденции к увеличению затрат в бизнес процессах, провести анализ причин выявленных тенденций и принять меры для снижения темпов роста затрат.

Периодичность проведения плановой оценки эффективности бизнес процессов зависит от специфики деятельности предприятия и наличия необходимых для проведения оценки ресурсов.

Базовая периодичность оценки:

• Основной бизнес процесс, такой например, как управление продажами или управление производством – 2 раза в год;
• Вспомогательный бизнес процесс, такой например, как управление финансами или управление персоналом – 1 раз в год.

Также, для проведения оценки эффективности выбирается процесс, который состоит из большого количества шагов.

Этапы проведения оценки эффективности бизнес процесса

Процесс оценки эффективности бизнес процесса включает в себя следующие этапы:

• Определение процесса для оценки его эффективности;
• Формирование команды для оценки эффективности бизнес процесса;
• Выполнение коммуникации внутри компании о запланированном проведении оценки эффективности бизнес процессов;
• Сбор данных, которые необходимы для оценки эффективности бизнес процесса;
• Проведение анализа данных собранных в результате оценки эффективности бизнес процессов;
• Формирование выводов по результатам оценки эффективности бизнес процессов;
• Выполнение коммуникации внутри компании о результатах оценки эффективности бизнес-процессов;

Затраты на проведение оценки эффективности бизнес процессов.

Затраты на проведение оценки эффективности бизнес процессов зависят от того, какие ресурсы будут для этого использоваться.

Если компания планирует проводить оценку эффективности бизнес процессов силами существующего персонала, то затраты будут включать в себя размер фонда оплаты труда умноженного на величину трудозатрат  сотрудников участвующих в оценке бизнес процессов.

В качестве  показателя  оценки трудозатрат можно использовать показатель Full-Time Equivalent (FTE), эквивалент полной занятости, мера включенности сотрудника в выполнение тех или иных работ. Так, FTE, равный 1.0, означает, что человек работает при полной занятости; FTE , равный 0.5, говорит, что сотрудник работает неполный рабочий день (половину времени).

Также, при расчете суммарных затрат на выполнение оценки эффективности бизнес процессов силами существующего персонала необходимо учесть  затраты на дополнительный персонал.

Потребность в дополнительном персонале  возникнуть, если оценку эффективности бизнес процессов будут выполнять сотрудники,  которые участвуют в бизнес процессе.

Участие сотрудников компании в процессе оценки эффективности бизнес процессов  может привести к тому,  что на  выполнение основных производственных задач у этих сотрудников не будет хватать времени.

В связи с указанным, выше для выполнения оценки эффективности бизнес процессов целесообразным является привлечение специалистов консалтинговой компании.

Аргументами в пользу использования для оценки эффективности бизнес процессов услуг сторонних организаций являются:

• Независимая оценка эффективности бизнес процессов;
• Высокая квалификация и опыт персонала консалтинговых компаний в сфере оценки эффективности бизнес процессов, при условии качественного отбора подрядчика для выполнения работ;
• Владение информацией о фактических значениях показателей того или иного процесса у других предприятий отрасли вашего бизнеса и возможность на основании данной информации сделать вывод об эффективности бизнес процессов Вашей компании

Консалтинговая компания «Business Adviser» оказывает Услугу «Повышение операционной эффективности компании».

В рамках оказания услуги специалисты консалтинговой компании выполняют следующие виды работ:

• Трансформация операционной модели.
• Оптимизация затрат.
• Оптимизация бизнес-процессов.
• Реинжиниринг бизнес-процессов.
• Определение процессов для автоматизации.
• Разработка ключевых показателей эффективности бизнес-процессов.
• Оптимизация организационной структуры и численности персонала.
• Внедрение инструментов бережливого производства (Lean Six Sigma).
• Совершенствование процесса управления инвестициями.

Для заказа услуги, звоните по телефону: [відкрити контакти](050) 355-53-14.