Аналитик бизнес-процессов. Зачем он нужен бизнесу?

В статье вы узнаете о том, в каких случаях компании необходимы услуги аналитика бизнес процессов и что входит в обязанности аналитика бизнес процессов.

Статья содержит ответы на следующие вопросы:

• Может ли должность аналитика бизнес процессов занять внутренний кандидат, сотрудник компании, который раньше работал в одном из функциональных направлений, например, в продажах, закупках или на производстве?
• Эффективно ли включать в обязанности существующих сотрудников компании дополнительные задачи, связанные с управлением бизнес процессами, или для этого необходим отдельный специалист?
• Какие виды отчетности должен готовить аналитик бизнес процессов руководству компании?
• Какое количество аналитиков бизнес процессов необходимо компании?
• Кому должен подчиняться аналитик бизнес процессов?

С примерами бизнес процессов вы можете ознакомиться в статье.

Примеры бизнес-процессов предприятия.

Информация, изложенная в данной статье, поможет собственникам и руководителям понять:

• в каких случаях бизнесу нужны аналитики бизнес процессов;
• какую роль эти специалисты играют в деятельности по повышению эффективности организации.

Консалтинговая компания «Business Adviser» оказывает Услугу «Повышение операционной эффективности компании».

В рамках оказания услуги специалисты консалтинговой компании выполняют следующие виды работ:

• Трансформация операционной модели.
• Оптимизация затрат.
• Оптимизация бизнес-процессов.
• Реинжиниринг бизнес-процессов.
• Определение процессов для автоматизации.
• Разработка ключевых показателей эффективности бизнес-процессов.
• Оптимизация организационной структуры и численности персонала.
• Внедрение инструментов бережливого производства (Lean Six Sigma).
• Совершенствование процесса управления инвестициями.

Для заказа услуги, звоните по телефону: [відкрити контакти](050) 355-53-14.

После прочтения статьи, менеджеры по подбору персонала смогут сформировать качественные требования к кандидату на должность аналитика бизнес процессов.

Аналитикам бизнес процессов статья поможет:

• структурировать свои знания в области анализа и оптимизации бизнес процессов;
• понять свою роль в деятельности по повышению эффективности организации;
• определить свои слабые и сильные места;
• определить задачи для дальнейшего профессионального развития.

Подробнее об оптимизации бизнес процессов читайте в статье.

Оптимизация бизнес процессов в вопросах и ответах.

В каких случаях компании необходимы услуги аналитика бизнес процессов?

Услуги аналитика бизнес процессов требуются в случаях, когда необходимо:

• определить причины операционных проблем;
• систематизировать работу подразделений и сотрудников;
• разработать мероприятия по повышению эффективности работы компании.

На предприятии могут возникать следующие операционные проблемы: 

• невыполнение производственных планов;
• срыв сроков отгрузки продукции клиентам;
• несвоевременная поставка производственных ТМЦ;
• недостаточный контроль выполнения технологических операций;
• дефицит складских площадей;
• несоблюдение порядка выполнения технологических операций;
• несоответствие ТМЦ и оборудования, которые закупаются компанией, установленным требованиям;
• несоответствие производимой продукции требованиям заказчика;
• несвоевременность оплат поставщикам;
• потери ТМЦ в процессе хранения на складах.

У Вас могут возникнуть резонные вопросы:

• Каким образом аналитик бизнес процессов может решить операционные проблемы предприятия?
• Должен ли аналитик бизнес процессов заниматься наведением порядка на складах?
• Чем аналитик бизнес процессов может быть полезен при определении требований к ТМЦ и услугам, которые закупаются предприятием?

Аналитик бизнес процессов не должен заниматься наведением порядка на складах, для того, чтобы освободить место для хранения сырья, материалов или готовой продукции.

Аналитик бизнес процессов должен выполнить анализ бизнес процессов и определить причины возникновения дефицита складских площадей. После этого, аналитик должен разработать решения для повышения эффективности взаимодействия сотрудников отделов продаж, отделов закупок, сотрудников склада в процессе планирования потребности в необходимых складских ресурсах.

Аналитик бизнес процессов не должен устанавливать требования к ТМЦ/поставщику/условиям поставки.

Аналитик бизнес процессов должен выполнить анализ бизнес процесса «Управление закупками»,  для определения причин несоответствия закупленных ТМЦ и оборудования, установленным требованиям и разработать решения для повышения эффективности взаимодействия сотрудников Департамента закупок, Производственного департамента, а также сотрудников склада, в процессе формирования требований к ТМЦ, которые закупаются предприятием.

О том,  как оптимизировать затраты на транспортную логистику читайте в статье:

Методы оптимизации затрат на транспортную логистику

О том,  какие процессы включает в себя эффективная система управления логистикой на предприятии читайте в статье:

Эффективная модель бизнес процессов системы управления логистикой.

О том,  какие бизнес процессы включает в себя эффективная система планирования читайте в статье:

Якою має бути ефективна система планування на підприємстві?

Может ли должность аналитика бизнес процессов занять внутренний кандидат, сотрудник компании, который раньше работал в одном из функциональных направлений, например, в продажах, закупках или на производстве?

Существующие сотрудники компании, которые работают в функциональных подразделениях  не подходят на роль аналитиков бизнес процессов.

Даже если  такие сотрудники пройдут обучение в области проведения анализа и оптимизации бизнес процессов, они будут анализировать и оценивать бизнес процессы с точки зрения своей функции.

О том, как оценить эффективность бизнес процессов, читайте в статье:

Оценка эффективности бизнес процессов.

Аналитик бизнес процессов должен иметь так называемое «вертолетное видение» на бизнес, то есть уметь смотреть на бизнес процессы и взаимосвязи между ними сверху.

Поэтому, предпочтительнее,если на роль аналитика бизнес процессов предприятия будет принят внешний кандидат, у которого есть опыт работы в области анализа и оптимизации бизнес процессов.

Что входит в обязанности аналитика бизнес процессов?

Управление бизнес процессами включает в себя 4 компонента:

• Планирование бизнес процессов.
• Имплементация и выполнение бизнес процессов.
• Анализ, контроль и мониторинг бизнес процессов.
• Изменение или улучшение бизнес процессов.

О том, как внедрить процессный подход к управлению компанией читайте в статье:

Порядок внедрения процессного подхода к управлению компанией.

Рассмотрим обязанности аналитика бизнес процессов в разрезе указанных, 4 компонентов системы управления бизнес процессами.

Планирование бизнес процессов.

На этапе планирования в обязанности аналитика бизнес процессов входит:

• Разработка моделей новых и изменение существующих бизнес процессов, в соответствии с миссией и стратегическими целями компании.
• В дополнение к обязанности по моделированию бизнес процессов, аналитик отвечает за выбор нотации для моделирования бизнес процессов.

Существует более 5 нотаций, которые используются для моделирования бизнес процессов: Business Process Model — and Notation (BPMN) 2.0, Swim Lanes, Flow Charting, Unified Modeling Language (UML), Integrated Definition Language (IDEF), Value Stream Mapping,

• Управление или участие в проектах по трансформации бизнес процессов.

Трансформация бизнес процессов — это кардинальное изменение порядка выполнения работ в бизнес процессах, с применением новых бизнес-подходов, методов и технологий.  Задачи трансформации бизнес процессов должны соответствовать стратегическим целям компании.

• Разработка ключевых показателей эффективности бизнес процессов.

О том, какими бывают ключевые показатели эффективности бизнес процессов читайте в статье: 

Категории ключевых показателей эффективности бизнес процесса.

О том, как с помощью ключевых показателей эффективности повысить эффективность работы менеджеров по продажам читайте в статье:

Как повысить эффективность менеджеров по продажам?

О том, какие показатели можно использовать для оценки эффективности работы операционного директора читайте в статье:

Ключевые показатели эффективности для Операционного директора.

Имплементация и выполнение бизнес процессов.

На этапе имплементации или выполнения бизнес процессов в обязанности аналитика бизнес процессов входит:

• Разработка предложений по изменению организационной структуры компании, для обеспечения работы измененных или новых бизнес процессов.
• Разработка требований к программному обеспечению для автоматизации бизнес процессов.

О том, с чего начать автоматизацию бизнес процессов читайте в статье: 

Автоматизация бизнес процессов. С чего начать?

• Разработка и внедрение механизмов контроля бизнес процессов.
• Документирование бизнес процессов.

Документирование бизнес процессов включает в себя разработку регламентов бизнес процессов, стандартных операционных процедур и других документов,  которые помогут исполнителям работ в бизнес процессах выполнять свои обязанности, а руководителям подразделений организовать и контролировать выполнение работ.

О том, как выполнить описание бизнес процессов читайте в статье:

Описание бизнес-процессов. Алгоритм.

• Поддержка в актуальном состоянии библиотеки бизнес процессов.

Анализ, контроль и мониторинг бизнес процессов.

На этапе анализа, контроля и мониторинга бизнес процессов в обязанности аналитика бизнес процессов входит:

• Анализ и оценка текущих бизнес процессов.
• Поиск узких мест в бизнес процессах.
• Поиск операций в бизнес процессах, которые не добавляют ценности для внутреннего или внешнего потребителя.

Внутренними потребителями бизнес процессов являются сотрудники компании, которые используют результаты функционирования бизнес процесса.  

Например, на вход бизнес-процесса «Бухгалтерский учет»  поступают первичные документы, которые подтверждают факт приобретения сырья и материалов менеджерами по закупкам.  В бизнес процессе «Бухгалтерский учет» бухгалтера, которые осуществляют учет хозяйственных операций, являются потребителями бизнес процесса «Управление закупками».

Внешними потребителями бизнес процессов являются клиенты компании или ее контрагенты:

• Измерение эффективности бизнес процессов.
• Определение глубины анализа бизнес процессов.
• Определение инструментов для проведения анализа бизнес процессов.
• Контроль соответствия моделей бизнес процессов целям организации.
• Формирование планов по проведению аудита бизнес процессов.
• Подготовка отчетности об эффективности бизнес процессов.

Изменение или улучшение бизнес процессов.

На этапе изменения или улучшения бизнес процессов в обязанности аналитика бизнес процессов входит:

• Подготовка рекомендаций по изменению бизнес-процессов.
• Ранжирование мероприятий по улучшению бизнес процесса по значимости и величине ожидаемого от внедрения эффекта.
• Расчет прогнозных значений показателей эффективности мероприятий по улучшению бизнес процессов, с целью определения того, как изменения бизнес процесса повлияют на работу бизнеса.
• Инициация проектов по оптимизации бизнес процессов.
• Поддержка инициаторов проектов по оптимизации бизнес процессов.

Консалтинговая компания «Business Adviser» проводит Тренинг. Бизнес-процессы: эффективное управление , на котором можно узнать о том, оптимизировать бизнес процессы Вашего предприятия, а также получить навыки:

• Постановки целей компании.
• Определения и построения бизнес-процессов для достижения целей компании.
• Анализа бизнес-процессов компании.
• Описания бизнес-процессов компании.

Для записи на тренинг  звоните по телефону: [відкрити контакти](050) 355-53-14.

Кроме работ в рамках функционирования системы управления бизнес процессами  в обязанности аналитика бизнес процессов  входит:

• Оказание методологической поддержки владельцам бизнес процессов.

Напомним, что Владелец процесса несет постоянную ответственность за успешный дизайн, разработку, выполнение полного, непрерывного бизнес процесса. Владельцем бизнес процесса обычно выступает один из топ менеджеров компании.

В силу своей высокой занятости решением операционных вопросов и проблем, владелец бизнес процесса нуждается в методологической поддержке, по вопросам разработки дизайна бизнес процесса.

Аналитик бизнес процессов может осуществлять подготовку нескольких вариантов модели одного и того же процесса, для рассмотрения владельцем бизнес процесса.

• Популяризация среди сотрудников компании методологии процессного подхода к управлению.

Эффективно ли включать в обязанности существующих сотрудников компании задачи, связанные с управлением бизнес процессами, или для этого необходим отдельный специалист?

Для качественного выполнения всех, указанных выше задач по планированию, внедрению, мониторингу и оптимизации бизнес процессов, необходимо наличие на предприятии отдельного специалиста.

Мы не рекомендуем совмещать обязанности по менеджменту бизнес процессов с другими функциональными обязанностями.

Какие виды отчетности должен готовить аналитик бизнес процессов руководству компании? 

Отчетность о функционировании системы бизнес процессов, которую должен готовить аналитик можно рассмотреть в разрезе пользователей этой отчетности.

Пользователями отчетности о функционировании системы управления бизнес процессами являются:

• Генеральный директор компании.
• Владельцы бизнес процессов. Определение владельца бизнес процессов было приведено выше в данной статье в разделе «Что входит в обязанности аналитика бизнес процессов?».
• Участники бизнес процессов. Участниками бизнес процесса являются сотрудники и руководители структурных подразделений компании, которые выполняют работы в бизнес процессах.

Аналитик бизнес процессов должен предоставлять Генеральному директору компании следующие виды отчетности:

• Отчетность о ходе проектов по оптимизации бизнес процессов.

Владельцы бизнес процессов должны получать от аналитика следующие данные:

• Отчет об узких местах в бизнес процессах.
• Отчет о мероприятиях по устранению узких мест в бизнес процессах.
• Отчет об операциях, которые не добавляют ценности для потребителя бизнес процессов.
• Отчет о фактических значениях ключевых показателей эффективности бизнес процессов, включая информацию о затратах в бизнес процессах.
• Отчет, содержащий информацию о рисках в бизнес процессах и действиях по митигации этих рисков.

Для участников бизнес процессов аналитик должен готовить следующие отчеты:

• Отчет об операциях, которые не добавляют ценности для потребителя бизнес процесса.
• Отчет о фактических значениях ключевых показателей эффективности бизнес процессов, включая информацию о затратах в бизнес процессах.
• Отчет, содержащий информацию о рисках в бизнес процессах и действиях по митигации этих рисков.

Какое количество аналитиков бизнес процессов необходимо компании?

Количество аналитиков бизнес процессов, которое необходимо компании зависит от:

• объема предполагаемых к выполнению одним аналитиком работ;
• размера компании;

Необходимое количество аналитиков рассчитывается классическим способом, исходя из количества операций.

В данной статье мы не будем приводить методику расчета количества аналитиков бизнес процессов в связи с тем, что данная методика хорошо известна специалистам в области организационного развития.

Отметим только, что в организациях малого и среднего размера один аналитик бизнес процессов может выполнять работы связанные со всеми этапами жизненного цикла бизнес процессов:

• Планирование бизнес процессов.
• Имплементация и выполнение бизнес процессов.
• Анализ, контроль и мониторинг бизнес процессов.
• Изменение или улучшение бизнес процессов.

В крупных организациях аналитики бизнес процессов могут специализироваться на одной или нескольких областях связанных с управлением бизнес процессами.

Кому должен подчиняться аналитик бизнес процессов?

Аналитик бизнес процессов должен подчиняться руководителю подразделения, которое отвечает за внедрение и функционирование процессного подхода в компании. 

Классическим названием такого подразделения является «Процессный офис». Обычно в компаниях, которые работают на рынке Украины, подразделение, которое выполняет функции процессного офиса, называется Отделом или Департаментом управления бизнес процессов.

Если в компании отсутствует подразделение ответственное за функционирование процессного подхода к управлению, то аналитик бизнес процессов должен подчиняться Генеральному директору.