Бизнес-процессы «Управление платежным календарем» и «Управление реестром платежей» (часть 1)

В статье приведена информация о бизнес процессах, которые необходимы компании для оперативного управления денежными потоками.

Бизнес процессы "Управление платежным календарем" и "Управление реестром платежей" необходимы компании для оперативного управления денежными потоками.

О том, что такое бизнес процесс и какие бизнес процессы бывают читайте в статье Примеры бизнес-процессов предприятия

Денежными потоками необходимо управлять для того, чтобы предотвратить случаи возникновения кассовых разрывов.

Кассовый разрыв - это ситуация, при которой, у компании на счетах в банке или в кассе нет достаточного количества денежных средств для осуществления текущих обязательных и необязательных выплат.

Бизнес-процесс «Управление платежным календарем»

Начнем рассмотрение бизнес-процессов оперативного управления денежными потоками с бизнес-процесса "Управление платежным календарем"

Цель бизнес-процесса.

Целью процесса «Управление платежным календарем» является составление и выполнение документа «Платежный календарь».

Платежный календарь - это детальный план выплат денежных средств в краткосрочной перспективе (неделя-месяц), который отражает все виды деятельности предприятия.

Бизнес процесс «Управление  платежным календарем" включает в себя следующие виды работ:

1. Подготовка консолидированной информации о планах поступлений денежных средств

Каждое предприятие получает доход от продажи своих товаров и услуг клиентам. Денежные средства, которые поступают на счета компании от ее клиентов, формируют входящий денежный поток.

Сотрудники отдела продаж компании владеют информацией о том, какой размер денежных средств должен поступить от клиентов компании в следующем месяце.

Менеджеры по продажам, на основании условий договоров с клиентами или на основании прогнозов продаж на следующий период, подготавливают планы поступления денежных средств и передают их в подразделения, которые отвечают за формирование платежного календаря.

Подготовкой платежного календаря на предприятиях обычно занимаются экономисты, которые входят в состав финансовых подразделений.

2. Подготовка консолидированной информации о планах выплат денежных средств.

Кроме того, каждая компания ежемесячно осуществляет определенный перечень периодических выплат.

К этим выплатам относятся:

• Плановые выплаты по кредитам и займам;
• Плановые выплаты, связанные с уплатой налогов и сборов;
• Плановые выплаты по договорам;
• Плановые выплаты заработной платы;

Для того, чтобы в будущем периоде иметь возможность осуществить запланированные обязательные платежи сотрудники подразделений, которые отвечают за осуществление этих выплат, должны предоставить экономисту перечень периодических платежей.

3. Формирование и подача заявок от функциональных подразделений на выплаты денежных средств.

Каждая компания для осуществления своей деятельности осуществляет закупку товарно-материальных ценностей или услуг.

Инициаторами закупки тех или иных ресурсов являются сотрудники подразделений компании.

Для того, чтобы в будущем периоде иметь возможность оплатить необходимые товары и услуги инициаторы закупок должны экономисту заявки на выплаты денежных средств.

4. Проверка заявок на выплаты денежных средств на соответствие договорам, бюджетам, правилам.

Экономист выполняет проверку заявки на выплаты денежных средств на соответствие договорам, бюджетам, правилам.
В случае несоответствия заявок договорам, бюджетам, правилам, экономист направляет заявки на выплату денежных средств ответственным за формирование этих заявок на доработку

5. Приведение заявок на выплаты в соответствие договорам, бюджетам, правилам

Сотрудники подразделений, которые подавали заявки на выплаты денежных средств на основании замечаний экономиста приводят заявки в соответствие договорам, бюджетам, правилам.

После корректировок заявок на выплаты, инициаторы  передают информацию о запланированных выплатах экономисту.

6. Формирование драфта платежного календаря на следующий месяц

На основании данных о плановых выплаты денежных средств, информации о плановых поступления денежных средств, заявок подразделений на выплаты денежных средств, экономист формирует драфт платежного календаря на следующий месяц.

7. Приоритезация выплат и балансировка входящих и исходящих денежных потоков

После подготовки драфта платежного календаря руководитель финансового подразделения компании проводит анализ платежного календаря и осуществляет приоритезацию выплат и балансировку входных и выходных денежных потоков.
После балансировки денежных потоков и проведения приоритезации выплат, платежный календарь передается на утверждение.

8. Утверждение платежного календаря на следующий месяц

Платежный календарь обычно утверждается Генеральным директором предприятия.

Руководитель предприятия рассматривает проект платежного календаря на следующий месяц и, в случае отсутствия замечаний, утверждает документ.
В случае наличия замечаний, Директор предприятия дает распоряжение о внесении изменений в платежный календарь и возвращает документ на доработку ответственному за балансировку входящих и исходящих денежных потоков.
Утвержденный платежный календарь используется, в том числе, для формирования реестров платежей

9. Перенесение данных фактических выплат в платежный календарь

После сведения факта оплат с реестром платежей за прошедший день, ответственный за формирование и исполнение платежного календаря вносит данные фактических выплат в платежный календарь.

Бизнес-процесс "Управление платежным календарем" тесно связан с бизнес-процессом "Управление реестром платежей".

От том как построить тот или иной процесс читайте в статье Построение бизнес процессов компании

Бизнес-процесс «Управление реестром платежей»

Предлагаем Вам рассмотреть более подробно бизнес-процесс "Управление реестром платежей"

Целью бизнес-процесса «Управление реестром платежей» является составление и выполнение документа «Реестр платежей».

Документ реестр платежей предназначен для формирования и согласования платежных документов на основании «Платежного календаря» - утвержденного плана выплат денежных средств компании.

Бизнес процесс «Управление  реестром платежей» включает в себя следующие операции

1. Предоставление сотрудниками предприятия  документов, которые являются основаниями для выполнения оплат товаров и услуг, которые необходимы для осуществления деятельности предприятия.

Документы основания предоставляются сотруднику компании, который отвечает за подготовку реестра платежей до наступления платежного дня.

Платежный календарь формируется экономистом предприятия.

В каждой компании рекомендуется установить платежные дни - например, вторник и четверг.

После получения документов оснований для осуществления оплаты экономист выполняет проверку возможности включения заявленной оплаты в реестр платежей.

При проверке используется утвержденный платежный календарь на текущий месяц.

Критерии включения плановых платежей в реестр платежей:

1. Наличие в платежном календаре заявки на оплату предоставленного счета на определенную дату;
2. Наличие статьи расходов в платежном календаре;
3. Отсутствие превышения лимита использования денежных средств по статье расходов;
4. Поставщика ТМЦ, работ, услуг проверено.

Критерии включения внеплановых платежей в реестр платежей:

1. Выполнение платежа соответствует правилам политики оплаты;
2. Платеж в пределах бюджетного лимита;
3. Платеж не затрагивает баланс платежного календаря;

2. Формирование реестра платежей

После выполнения проверки плановых и внеплановых платежей на предмет возможности включения в реестр платежей, те платежи, которые соответствуют критериям, включаются в реестр платежей

3. Утверждение реестра платежей

После формирования реестр платежей передается на утверждение.

Реестр платежей обычно утверждается Директором предприятия.

4. Подача утвержденного реестра платежей на оплату.

После утверждения реестр платежей передается ответственным сотрудникам для осуществления оплаты.

После выполнения оплат в соответствии с утвержденным реестром платежей, экономист осуществляет сведение факта выполненных оплат с реестром платежей за прошедший день.

Результаты сведения факта оплат с реестром платежей используются для подведения итогов выполнения платежного календаря, путем внесения в него данных фактически выполненных оплат.

Надеемся, что информация, представленная в данной статье поможет Вам внедрить бизнес процессы управления денежными потоками в Вашей компании.

Консалтинговая компания "Business Adviser" проводит Тренинг. Бизнес-процессы: эффективное управление, на котором можно узнать о том, как эффективно управлять бизнес-процессами, а также получить навыки:

• Постановки целей компании;
• Определения и построения бизнес-процессов для достижения целей компании;
• Анализа бизнес-процессов компании;
• Оптимизации бизнес-процессов компании;
• Описания бизнес-процессов компании;

Для записи на тренинг звоните по телефону: [відкрити контакти](050) 355-53-14.

Если Вы хотите повысить операционную эффективность Вашего бизнеса, предлагаем Вам воспользоваться услугой"Повышение операционной эффективности компании",которую оказывает компания "Business Adviser".

Услуга"Повышение операционной эффективности компании" включает в себя:

• Трансформацию операционной модели;
• Оптимизацию затрат;
• Оптимизацию бизнес-процессов;
• Реинжиниринг бизнес-процессов;
• Определение процессов для автоматизации;
• Разработка ключевых показателей эффективности бизнес-процессов;
• Оптимизацию организационной структуры и численности персонала;
• Внедрение инструментов бережливого производства (Lean Six Sigma);
• Совершенствование процесса управления инвестициями;

Для заказа услуги, звоните по телефону: [відкрити контакти](050) 355-53-14.