Эти «гадкие лягушки»… Как определить приоритетные задачи?

Мы часто сталкиваемся с тем, что составив перечень дел на сегодня и определив количество времени на выполнение каждой задачи, понимаем, что такой объем мы не сможем осилить за 8 часов рабочего времени. Что же делать в такой ситуации?

Есть, по крайней мере, три варианта:
1. Остаться после окончания рабочего дня и все доделать.
2. Взять работу домой и вместо общения с семьей или друзьями завершить начатое.
3. Определить самые главные задачи и выполнить их, а остальные, менее важные, доделать завтра.

К сожалению, первые два способа являются наиболее распространенными среди сотрудников многих организаций, при этом они являются наименее эффективными. Третий же вариант наиболее продуктивен, только вся загвоздка в том, что не всегда легко определить эти самые главные задачи.

Что такое самая главная задача?

Это та, которая имеет фиксированный срок завершения (сегодня ее все чаще называют «дэдлайн» от англ. «deadline»). Вы не можете влиять на конечный срок ее завершения, а невыполнение этой задачи повлечет серьезные последствия.

Для того чтобы определить, приоритетное дело или нет, перед тем, как за него браться, нужно ответить на два ключевых вопроса:
1. Могу ли я повлиять на срок выполнения данной задачи?
2. Как это дело повлияет на достижение моих целей, и какие повлечет последствия при невыполнении?

Исходя из ответа, выбираем один из вариантов:
1) приступаем к заданию немедленно;
2) планируем время для его выполнения;
3) решаем, будем ли мы вообще выполнять это задание.

Как определить приоритеты?

Существуют много разных методов определения приоритетов. Рассмотрим основные, самые распространенные и наиболее применимые на практике:

АВС–анализ

Данный метод заключается в классификации заданий на три группы по двум критериям: срочность и важность.
Группа «A»: высокая степень приоритетности.
Задания, относящиеся к этой категории, являются и срочными, и важными. Это именно те 20% дел, которые принесут вам 80% результата. Задания из группы «А» являются основными и нуждаются в повышенном внимании; их необходимо выполнять самостоятельно и без промедлений.

Группа «B»: средняя степень приоритетности.
Задания из этой группы или срочные, или важные. Выполняются во вторую очередь или могут быть делегированы другим сотрудникам или подчиненным, так как отвечают лишь одному из критериев. Мы или можем повлиять на срок выполнения, или это задание нас не продвигает к стратегической цели.

Группа «C»: низкая степень приоритетности.
Наименее срочные и наименее важные задачи. Если вы не выполните их в течение недели, это никак не повлияет на вашу результативность.

Как использовать АВС–анализ на практике.
Заведите привычку каждое утро выписывать все предстоящие на сегодня дела, и объединять их в три группы, соответственно критериям «срочно-важно». В первую очередь выполняйте дела из группы «А», потом из группы «В», и только если останется время, дела из группы «С».

Принцип «купюр»

Представьте, что внезапно посреди улицы с неба начинают падать деньги. Падает много купюр по 1 гривне и несколько по 500 гривен. Скажите, к каким купюрам потянется ваша рука? Конечно же, к тем, номинал которых составляет 500 гривен.
Вы понимаете, что схватив их, вы получите значительно больше. То же касается и определения самых главных задач в течение рабочего дня. У Вас есть дела «на 1 гривну» – какие-то мелкие, не очень важные задачи. Есть дела и «на 500 гривен» – дела большие, важные, выполнив которые вы получите наибольший результат своего рабочего дня. Именно с таких «500 гривневых» заданий и нужно начинать свой день.

Принцип «самой гадкой лягушки»

Часто мы начинаем сами себя уговаривать: «Вот сейчас переделаю всю мелкую работу, а тогда как сяду за сложное задание». Парадокс заключается в том, что очень часто руки до сложных заданий так и не доходят: то сил уже нет, то другие мелкие дела навалились. Именно поэтому полезным для вас станет принцип «гадкой лягушки».

Представьте, что проснувшись утром, вы увидели перед собой гадкую лягушку, и точно знаете, что сегодня её нужно обязательно съесть. У вас есть два варианта:
1. Съесть и забыть о ней, продолжая наслаждаться днем.
2. Целый день ходить вокруг лягушки и думать, как же гадко будет ее есть.

Эта большая гадкая лягушка – ваше самое важное и самое сложное задание. Можно выполнить его и перейти к другим задачам, а можно выполнять множество мелких, при этом мысленно каждый раз возвращаться к главной задаче. А это, в свою очередь, непременно приведет к тому, что ваше внимание будет рассеваться, следовательно, вы не достаточно внимательно будете выполнять другие задания, то есть будете менее эффективны.

А какие задачи сегодня выполнили вы?