Рекомендації з редагування ділових листів

Пропонуємо ознайомитись з деякими особливостями складання та редагування текстів ділового характеру.

Після підготовки ділового документа будь-якого характеру, варто перевірити чи коректно та грамотно були вжиті поняття та формулювання у тексті.

Пропонуємо кілька базових рекомендацій щодо редагування текстів.

Базові етапи перевірки є наступними.

Можна застосувати наступний порядок, який буде доречним при роботі з будь-якими текстами.

• Первинне ознайомлення з текстом. Спочатку слід прочитати текст повністю. Зараз не бажано вносити правки, а можна зробити помітки на «берегах» документа чи фіксувати свої зауваження на окремому аркуші (файлі).
• Перевірка фактичного матеріалу. Тепер доцільно перевірити правильність та вірогідність поданих відомостей. Проаналізувати, чи достатньо фактичного матеріалу для даного документа.
• Власне редагування документа. Виконуємо мовну корекцію для виправлення орфографічних, пунктуаційних та стилістичних помилок. Правки виділяють іншим, відмінним від тексту, кольором.

Виділення окремих частин тексту

У ділових текстах (паперах) іноді є потреба звернути увагу на певні терміни, визначення, зробити логічний чи смисловий наголос, виділити головний момент.

Найчастіше використовують наступні способи.

Великі літери. Для виділення окремих слів.

Р о з р і д ж е н н я м оформлюють окремі слова й короткі фрази. У цьому випадку після кожної літери роблять проміжок в один знак, а між словами й текстом — відступ у 2-3 знаки. Розділові знаки після слів ставлять на відстані одного знака, а наступне слово починають через 2-3 знаки.

Підкресленням можна виділити окремі слова і фрази. Лінію підкреслення проставляють від першої до останньої букви, включаючи лапки й дужки. Розділовий знак, що стоїть після слова, не підкреслюють. Ціле речення підкреслюють суцільною лінією — від першої букви до останньої букви речення.

Курсивом виділяють слова, речення, частини тексту.

Додаткове оформлення документа

Іноді до основного тексту необхідно додати матеріали та пояснення, щоб прояснити незрозумілі місця й уникнути неповного, однобічного розуміння змісту.

До таких додаткових пояснень відносяться: примітки, додатки, підстави.

Правила оформлення приміток

Слово «Примітка» пишуть з великої літери, ставлять крапку або двокрапку. Далі іде текст примітки.

Якщо приміток декілька, їх нумерують арабськими цифрами, після цифри — крапка. Між нумерованими абзацами — проміжок у 2 інтервали. Після кожного абзацу — крапка. А слово «Примітки» вживається у множині.

Наприклад:

Примітки:

1. Номенклатури справ установ узгоджуються з установами відповідного вищого рівня.
2. Після затвердження зведеної номенклатури справ керівником установи структурні підрозділи отримують витяги для використання в роботі.

Примітки відмежовують від текстів у 2-4 інтервали.

Якщо текст примітки не вміщується на одній сторінці, його слід перенести на наступну.

За таким же принципом оформлюються Підстави (причина, привід, те на що спирається документ).

Додаток — оформлюють на новому аркуші після основного тексту документа.

Покликання

Внизу сторінки документа може бути розміщене Покликання.

Біля слова чи вислову, які потребують пояснення чи коментаря, ставлять знак покликання (цифра або зірочка). Розділові знаки ставлять після знака покликання.

Саме покликання ставиться завжди внизу сторінки й відмежовується від основного тексту горизонтальною рискою в 15 друкованих знаків. Його знак розміщується на початку самого покликання. Текст пишеться з абзацу через один інтервал.

Якщо на сторінці декілька покликань, то кожне відділяють двома інтервалами.

Якщо покликань у тексті небагато, то їх позначають зірочками (*). Якщо використовують арабські цифри, то нумерація може бути посторінковою (у  межах однієї сторінки) або наскрізною (через усю роботу). Знаки покликань повинні бути однотипними в межах одного документа. Цифри (чи зірочки) пишуться біля слова в тексті (яке потребує пояснення) вгорі, без відступу між словом і знаком. Після покликання відступ обов’язковий.

Усі покликання друкують на тій сторінці, якої вони стосуються. Небажано розривати й переносити покликання на іншу сторінку.

Написання цифр у ділових паперах

Цифри (арабські чи римські) — відокремлюються від слів проміжком.

Наприклад: будинок 77А, справа 98.

Порядкові числівники з порядковим значенням — пишуться через «дефіс».

Наприклад: 1-ша лінія, 2-ге видання.

У цілому ряду порядкових числівників відмінкове значення ставлять тільки після останньої цифри.

Наприклад: 1,2, 3-й томи.

Порядкові числівники римськими цифрами пишуться без відмінкових значень.

Наприклад: І курс, Х розділ.

Складні прикметники, першою частиною яких є числівник, пишуться через «дефіс».

Наприклад: 2-ступеневий, 5-поверховий.

Числа до десяти рекомендовано в текстах писати словами, а після десяти — цифрами.

Наприклад: два стільці, 25 студентів.

Десяткові дроби відокремлюються комами.

Наприклад: 2,5; 3,2.

Між величинами,  які означають крайні межі, знак «тире» не ставиться, а вживають прийменники «від» і «до».

Міри довжини й ваги позначають відповідно до метричної системи мір: км (кілометр), м (метр), дм (дециметр), см (сантиметр), т (тонна), млн (мільйон) і т.д.

Ось такі короткі рекомендації щодо редагування текстів ділового характеру.

Більше інформації про види документів та правила їх оформлення Ви можете дізнатись на курсах з діловодства.

Лексичні та орфографічні норми сучасної української мови запрошуємо вас розглянути на курсах ділового мовлення та правопису.

Пам’ятайте, що у діловій документації відображаються всі організаційні, фінансові та управлінські процеси в компанії. А грамотно оформлені документи свідчать про високий професійний рівень та відповідальність працівників.