5 причин для чого вам потрібен статут на проєкті

Статут проєкту допомагає закласти основу для подальшої взаємодії, зафіксувати очікування, формуючи хороший шаблон, який не дасть вам випустити з уваги актуальну та важливу для замовника інформацію.

Нещодавно я проводив аудит одного веб-проєкту. Моїм першим проханням було показати 2 документи: контракт із замовником та статут проєкту. У результаті контракт мені показали, хоча й загальний, а ось статуту проєкту не виявилося. А навіщо? Не дивно, що в результаті взаємодії технічна команда та бізнес почали розходитися у поглядах і їхня співпраця почала давати серйозні збої. Адже статут проєкту мав бути і його наявність стала б серйозним фундаментом порозуміння для сторін розробки та бізнес-замовника.

Насамперед статут проєкту — це відмінний інструмент. Він зазвичай складається на етапі визначення проєкту і є докладним документом, в якому даються відповіді на всі важливі питання про проєкт, над яким ви працюєте або плануєте почати. Він допомагає закласти основу для подальшої взаємодії, зафіксувати очікування, формуючи хороший шаблон, який не дасть вам упустити з поля зору актуальну та важливу для замовника інформацію.

Отже, 5 причин, чому він такий важливий на проєкті.

Причина 1. Правильне формулювання мети проєкту

Без чітких цілей результатів проєкту навряд чи буде досягнуто. Факт створення статуту змушує керівництво чітко вказати, що має робити проєкт, а також викласти очікування бізнесу щодо результатів.

Це відповідь на два запитання:

• Про що проєкт?
• Чому цей проєкт важливий для бізнесу?

Причина 2. Визначення змісту проєкту

Обсяг та характер проєкту не завжди можуть бути чітко визначені. Статут проєкту допомагає визначити зміст та окреслити обсяг майбутньої роботи. Це мега важливо, оскільки формальний статут знижує можливість безконтрольного розширення масштабів проєктів. У мене був випадок, коли ми мали в проєкті зробити лише модуль оплат, а потім виявилося, що й усю систему фінансового обліку. Ось тут статут проєкту добре спрацював як інструмент, повернувши всіх до початкових домовленостей. Фінансовий облік ми також зробили, але вже в рамках іншого окремого проєкту.

Також, у статуті проєкту ви можете вказати, що не є змістом проекту, і які роботи ви гарантовано не виконуватимете в рамках проєкту.

Причина 3. Позначення термінів та ключових подій

Тимчасова шкала – ось, що вам потрібно! Це буде свого роду дорожню карту, яка описує ключові моменти і коли вони будуть завершені. Так, і звичайно ж потім ви зробите детальний розклад та план, але загальні рамки треба задати відразу – для ясності та орієнтиру.

Це відповідь на запитання:

• Які ключові дати проєкту?
• Як довго займе весь проєкт +/-?

Причина 4. Домовленості про бюджет

Фінанси дуже важливі. Питання бюджету - це завжди чутливі питання. Графік фінансування, суми та статті витрат - важливі елементи, про які найкраще домовитися з клієнтом відразу, "на березі".

Причина 5. Домовленості про ризики та обмеження

На початку проєкту дуже корисно проговорити можливі ризики чи обмеження проєкту. Пізніше ви, звісно, ​​окремо підготуєте реєстр ризиків.

Але у статуті проєкту треба відповісти на два питання:

• Що може піти в проєкті не так?
• Що ми (як команда проєкту та замовник) у цьому випадку робитимемо?

Хочу звернути вашу увагу, що статут проєкту – не просто формальний документ.Його мета дати уявлення про проєкт з висоти пташиного польоту, описуючи попередню структуру цілей, масштабів та кінцевих результатів проєкту. Він демонструє відданість організації та вищого керівництва проєкту та забезпечує формальну згоду щодо основних деталей проєкту. Це спрямує ваш проєкт на правильний шлях і допоможе йому рухатися у правильному напрямку.