Як покращити ваші email листи

Нижче сформульовано кілька підказок, перевірених на власному досвіді. Впевнений, що вони допоможуть вам як керівнику проекту зробити ваше письмове спілкування ефективнішим.

Ефективний лист — найважливіша навичка для керівників проєктів. Пам'ятаю, коли тільки починав свою кар'єру менеджера, мені було дивно, яка просто величезна кількість листів проходить через мене щодня, — щодня швидко і ефективно відповідати електронною поштою. Звичайно, деякі проблеми можуть бути складними і вимагати значної кількості часу. для їх вирішення, але ваш замовник безперечно оцінить вашу здатність швидкого входу в суть справи, надання оперативного зворотного зв'язку, бажання і готовність допомогти, інформування про прогрес і результати. Нижче сформульовані кілька підказок, перевірених на особистому досвіді. керівнику проєкту зробити ваше письмове спілкування ефективнішим.

1. Ближче до справи (особливо в електронних листах)

Хоча подробиці в електронному листі є надзвичайно важливими для людей, з якими ви працюєте, ймовірно, їм знадобиться лише 5-10 секунд, щоб прочитати ваш лист. в очі: вони отримують багато листів.

Перерахуйте дії, які їм необхідно вжити, на початку вашого електронного листа.

Дайте чітку вказівку, хто має виконати дію і коли

Дайте опис деталей того, що потрібно зробити і чому в середині або наприкінці вашого електронного листа

Спочатку такий підхід може здатися нелогічним, але ваші читачі — зайняті люди і, швидше за все, не дочитуватимуть до кінця ваше повідомлення, щоб нарешті зрозуміти, що їм потрібно зробити. , він зі значно більшою ймовірністю зверне увагу на «чому» Ваша робота як керівника проєкту – повідомляти зацікавленим сторонам будь-яку важливу інформацію у перших рядках емейлу.

2. Не використовуйте невизначені слова типу «вони», «він/вона» або «це» в email.

Завжди пишіть конкретно. Наприклад, «Петров надасть оцінку завдання у четвер, 02 вересня», навіть якщо адресат — сам Петров.

Замість «Він оновить його, як тільки отримає її результати».

Треба щось типу:

«Олексій оновить звіт про статус проєкту одразу після того, як обговорить результати завершення тестування з Наталією».

3. Використовуйте email як запис ваших домовленостей

Це дуже зручно для відстеження важливих завдань та домовленостей. Припустимо, ви поговорили з розробником, де з'ясувалося, що є відкриті питання до бізнесу. Поставте в копію вашого розробника і тримайте листування на контролі, використовуючи інструмент нагадувань.

Не бійтеся витратити 15-20 хвилин на документування, це може заощадити вашому проєкту та членам команди значну кількість часу на доопрацювання чи переробку.

Якщо ви працюєте у сфері управління проєктами, ви вже знаєте, що спілкування (особливо у письмовій формі) є важливою частиною вашої роботи. спілкування, які необхідно враховувати при взаємодії із заінтересованими сторонами.

Ці та інші особливості листування ми розберемо на нашому практикумі-вебінарі.