10 способов максимально эффективно проводить онлайн-встречи

Ниже несколько правил, которые особенно важны на онлайн встрече.

Поскольку большинство из нас уже больше года работают из дома из-за коронавируса (Covid-19), все уже привыкли, что большее количество рабочих встреч проходит в онлайне. Если вам придется проводить онлайн-встречи, воспользуйтесь советами, которые помогут вам добиться от них максимальной отдачи.

Используйте несколько компьютеров, чтобы обеспечить свое присутствие

В ходе проведения совещания человек, который его проводит, должен наполнить его своей энергией. Требуется его полное присутствие. Когда вы проводите онлайн-встречи, сделать это непросто. В результате встреча проходит вяло.

Чтобы решить эту проблему, человеку, который проводит встречу, необходимо включить несколько компьютеров и начать совещание. Понадобятся только один динамик и один микрофон, остальные необходимо выключить. Камеры, напротив, должны быть включены. Так, на вас будут направлены несколько камер под разными углами. Это обеспечит ваше большее присутствие на виртуальной встрече, что тем самым увеличит уровень энергии. В то же время, когда вы используете несколько компьютеров, у вас есть несколько экранов. Используйте один компьютер для того, чтобы делать демонстрацию экрана, а другие - чтобы увидеть разных ключевых участников встречи. Это позволяет ведущему встречи лучше понимать, что происходит на встрече и читать язык жестов людей. И последний дополнительное преимущество использования нескольких компьютеров в том, и это очевидно, что если у вас возникнут IT проблемы c одним компьютером, вы сможете воспользоваться вторым компьютером и не пропустить ничего важного.

Очертите виртуальную комнату, а также установите и утвердите правила проведения встреч

Для того, чтобы проводить эффективные и результативные встречи, необходимы четкие правила поведения, которые будут понятны всем участникам. Когда вы проводите встречи онлайн, это еще важнее. Когда мы знаем, что правила необходимы, то в зависимости от организационной культуры или климата компании их типы и то, как их соблюдают, это может меняться. Вот почему мы рекомендуем каждой организации создавать свои правила.

Ниже несколько правил, которые особенно важны на онлайн встрече.

• В самом начале встречи создайте виртуальное пространство. Это делается следующим образом: попросите всех участников взять листок бумаги, нарисовать фигуру в форме подковы и определить, кто, где сидит (виртуально). Когда виртуальная комната будет создана, необходимо установить очередность, когда, кто говорит. Таким образом, когда кто-то завершит свою речь, и несколько человек захотят ответить, то будет установленный порядок, кто, когда берет слово.
• Когда кто-то закончил свою речь, он передает слово следующему человеку, сидящему справа, тому, кто хочет взять слово.
• Еще несколько правил, которые вы, возможно, захотите установить в зависимости от культуры вашей компании. Просите людей выключать звук, когда они не говорят. Камера должна быть все время включена. Нельзя отвлекаться и разговаривать во время встречи. Должно быть понятно, когда начинается и заканчивается перерыв. Используйте чат, чтобы попросить слово. Только учтите, что вы должны научить участников, как использовать программное обеспечение для проведения онлайн встреч, если они с ним не знакомы.

Не больше трех людей возле одного компьютера

Типичная ошибка при проведении онлайн встреч – это, когда вы совмещаете онлайн встречу и офлайн встречу. Это происходит, когда многие из участников встречи находятся в том же помещении, и только некоторые - вне его. Когда так случается, мы поддаемся соблазну посадить тех людей, которые находятся в одном здании, в одну комнату для совещаний, а остальных подключить онлайн. Так, мы совмещаем онлайн и офлайн встречи. Это может привести к проблемам. К примеру, тот, кто участвует онлайн, не сможет видеть всех участников встречи, потому что они не будут попадать в кадр. Также онлайн участник встречи будет плохо слышать того, кто будет говорит, находясь далеко от микрофона. Таким образом, если вы собрались проводить встречу онлайн, то проводите ее онлайн. Если большинство из участников встречи находятся в одном здании, пусть они присоединяются к встрече из разных комнат и компьютеров, но не более, чем по три человека у одного ноутбука. Ограничивая число участников встречи, которые находятся у одного компьютера, вы можете быть уверены в том, что все будут хорошо видеть друг друга, и у участников будет возможность сесть поближе к микрофону, чтобы его все услышали.

Проверьте систему перед началом встречи

Мы все знаем, что проблемы с компьютером отнимают энергию с любой онлайн встречи. Если так случается, человек не может присоединиться к собранию, встреча начнется позже, если вообще начнется, и это расстроит участников. Следовательно, если вы являетесь ведущим встречи, войдите на 10 минут раньше, и пусть также сделают другие участники. Это можно реализовать, запланировав начало встречи на 9:05, при этом попросить людей прийти на встречу в 9, к примеру.

Начинайте встречу с «разморозки»

Когда вы работаете онлайн, у вас могут возникнуть не только проблемы с компьютером. Неформальные офлайн общение – важная часть любой встречи, поскольку оно создает те личные связи, которые помогают любой организации спокойно работать.

Чтобы компенсировать недостаток взаимодействия между людьми, рекомендуется начинать каждую встречу с «разморозки». «Разморозка» - это когда в начале встречи каждый участник отвечает на несколько вопросов, которые не связаны с темой обсуждения. К примеру: как вас зовут, чем вы занимаетесь, что самое интересное с вами произошло за последние 3 месяца, как вы сегодня себя чувствуете, как работает ваш компьютер, все ли вам хорошо видно/ слышно. Задавая эти вопросы, вы:

• Предоставляете людям площадку, где они могут пообщаться лично, и это общение будет более упорядоченным.
• Даете каждому возможность говорить. Это способствует тому, что люди с большей степенью вероятности будут высказываться на встрече, когда это необходимо.
• Даете людям возможность проверить свой компьютер, убедиться в том, что микрофон и звук правильно настроен.
• «Разморозка» дает возможность тем, кто опаздывает, или тем, у кого проблемы с компьютером, вовремя присоединиться к участникам встречи и не пропустить ничего важного.

Согласуйте с ключевыми участниками встречи все вопросы до ее начала, а также во время проведения

В случае проведения онлайн или офлайн встречи лучше всего согласовать повестку дня с ключевыми участниками до ее начала. Это очень важно сделать в случае проведения личной встречи и вдвойне важнее, когда вы проводите встречу онлайн. Когда вы проводите митинг офлайн, вы можете понять, что происходит на встрече, наблюдая за жестами людей, общаясь с людьми во время перерывов и чувствуя атмосферу. На онлайн встрече сделать это гораздо сложнее. Вот почему нужно время для разговора с ключевыми участниками, чтобы понять их нужды, опасения и общий стиль менеджмента. В такой способ вы увеличиваете способность чувствовать, что происходит в комнате для виртуальных встреч, а также найти себе союзников в лице участников встречи, чтобы убедиться, что ваша встреча успешна. Кроме того, в ходе текущей онлайн встречи ведущему встречи рекомендуется во время перерывов звонить ключевым участникам встречи по личному телефону, чтобы проверить, как обстоят дела. Опять-таки, это делается для того, чтобы ведущий встречи мог понять, что происходит на собрании и заполнить пробелы до того, как это привнесет беспорядок в встречу.

Будьте полностью готовы и используйте функцию демонстрации экрана

Если вы ведете встречу, вы должны быть всегда готовы к ней. Особенно это важно, если вы проводите митинг онлайн. Таким образом, удостоверьтесь в том, что вы определили четкие ожидания от участников по поводу того, о чем будет идти речь на встрече. Позаботьтесь о том, чтобы у вас были очерчены вопросы, которые вы хотите обсудить, и которые согласованы с другими участниками. Удостоверьтесь, что вы владеете информацией по вопросам, которые хотите обсудить, владеете информацией, которую хотите презентовать, и в целом понимаете, какую часть (части) процесса принятия и внедрения решения хотите охватить.

Когда вы создаете презентацию (к примеру, в PowerPoint), то ее нужно строить в соответствии с повесткой дня. Удостоверьтесь в том, что ваша презентация хорошо структурирована, понятна и лаконична. В ходе проведения встречи включите демонстрацию своего экрана, покажите презентацию и просто переходите от слайда к слайду. Это поможет другим участникам встречи следовать за вами, таким образом, вы можете быть уверены, что ваша встреча проходит максимально эффективно.

Проводите совещания для небольшого количества людей

Проводить онлайн встречи гораздо сложнее, чем офлайн. Не забывайте про это, когда решаете, кто должен присутствовать на встрече. Обычно, чем меньше людей на встрече, тем легче ею управлять. Поэтому, если это возможно, старайтесь делать ваши онлайн-встречи с меньшим количеством людей, чем в офлайне.

Предусмотрите больше времени на встречу

Как правило, на проведение онлайн встречи требуется на 30% больше времени, чем на встречу в офлайне. Учтите это при создании встречи в онлайне и планировании расписания.

Избегайте мертвого эфира

Мертвый эфир – это термин, который используют на ТВ и радио. Он подразумевает тишину в эфире. Когда на встрече мы просим людей индивидуально поразмыслить и заняться мозговым штурмом, возникает тишина, но это не мертвый эфир. Мертвый эфир в контексте проведения встречи - это когда ничего не происходит, не даются рекомендации, и люди вынуждены интересоваться, почему вы тратите их время. Помните, что «праздные руки – орудие дьявола». Если на встрече ничего не происходит, многие из ее участников ее покинут. Возможно, не физически, а мысленно. Они начнут проверять свою почту или заниматься своими делами. Те, кто больше вовлечен в совещание, могут воспринять этот «мертвый эфир», как ослабление руководящей роли лидера. Это может привести к активизации и перехватки контроля над встречей. Эта ситуация поставит под угрозу вашу роль, как лидера, и вы потратите время, т.к. вас отстранят от вашей повестки дня, которую вы подготовили. Таким образом, избегайте «мертвого эфира». Как? Удостоверьтесь, что вы хорошо подготовлены. Убедитесь в том, что вы знаете, о чем хотите говорить. Позаботьтесь о том, чтобы все знали, как включить и выключить у себя звук. И если возникла проблема с компьютером, продолжите встречу или сделайте перерыв. Но избегайте мертвого эфира. Ничего так не вызывает большего огорчения и ничто так не истощает наши запасы энергии, как тишина.