Как сделать совещания более продуктивными

Как заставить людей более активно участвовать в совещаниях и высказывать свои идеи

Не так давно я разговаривал с владельцами бизнеса и руководителями на тему управления. Мы обсуждали вопрос проведения совещаний, и кто-то задал вопрос: «Как мне заставить моих людей более активно участвовать в совещаниях и высказывать свои идеи?».

Что ж, если кратко, то вы не сможете этого сделать. Другими словами, вам не удастся этого добиться, если вы продолжите проводить рабочие встречи так, как вы это делали до сегодняшнего дня. Существует много причин, по которым люди не высказывают свое мнение и не предлагают свои идеи на совещаниях. Большинство из них связаны с страхом, отсутствием доверия или уверенности в себе.

Причина этому – климат в вашей компании. И этот климат – прямое следствие того, как компанией управляют, т.е. это результат поведения высшего руководства. Таким образом, поведение – это первое, что следует изменить.

Есть одно простое правило поведения, которое стоит соблюдать. Если вы менеджер, который идет вверх по карьерной лестнице, то, чем выше вы поднимаетесь, тем меньше вы должны разговаривать. Более того, вам следует слушать.

Спортсмены и спортсменки мирового уровня усвоили, что во время тренировок и соревнований они должны слушать свое тело. Чтобы увеличить производительность, им необходимо выложиться, в то же время они должны беспрестанно помнить о стрессе, который испытывает их организм. Это означает, что они должны постоянно осознавать, постоянно наблюдать и постоянно прислушиваться к своему телу.

Руководители высшего звена должны делать то же самое. «Низы» вашей компании владеют большим объемом информации. И лучший способ заполучить ее – быть очень любознательным, задавать вопросы и слушать с намерением научиться. Наиболее важные знания в своей компании вы можете получить от людей, которые работают «на передовой». Быть открытым к ним, стараться слышать и учиться – это станет началом для разрушения атмосферы страха и недоверия.

Так как именно мы можем задействовать эту возможность углубления знаний? Мы можем начать с способа проведения совещаний, и это довольно легко. Определите тему или проблему, который вы будете обсуждать в ходе встречи. Включите эту тему в вопрос и напишите этот вопрос на доске или флипчарте. Например, почему возникают задержки с поставкой продукции.

Потом все участники собрания, включая вас, должны написать на листке бумаги все свои соображения по этому поводу. Когда все закончили, выслушайте каждого и соберите все идеи до единой на флипчарте. Но перед тем, как начать этот процесс, вы должны изложить участникам несколько простых правил. К примеру, «никаких имен»; «никаких дискуссий до тех пор, пока все идеи не будут собраны»; «если вы не согласны с чьим-то мнением, просто скажите, и мы отметим это, чтобы в дальнейшем обсудить».

Делая эти шаги, вы заставляете людей внести свой вклад. Люди ощутят давление группы, чтобы принять участие в обсуждении, и сделают это. Если до сих пор остается кто-то, кто не сотрудничает, вероятно, вам следует пересмотреть вклад этого человека и приложенные вами усилия. Узнайте этап жизненного цикла своей компании! 

После того как все идеи собраны, у вас есть огромное количество информации для дискуссии и для того, чтобы принять наилучшее решение. Возможно, вам будет необходимо сфокусироваться на обсуждении. Но об этом я расскажу в другом посте.

Эта Номинальная Групповая Техника принятия решений опробована (и ее можно найти в литературе по менеджменту) на протяжении более 40 лет. Что меня поражает, так это то, что большое количество менеджеров находят ее наиболее эффективной. Попробуйте использовать этот простой способ и расскажите о своих результатах.