Глава из книги: почему совещания настолько изнуряют?

Как же нужно проводит совещания, чтобы они были эффективными? Как участникам совещания научиться понимать, поддерживать решения и повышать мотивацию для их выполнения?

Тяжело не согласиться с тем, что большинство людей ненавидят совещания. Обычно, люди выходят из зала совещаний совершенно истощенными, подавленными и без четкого понимания решений, которые там обсуждались.

Почему это происходит? Совещания идут по другому сценарию, потому что люди перебивают друг друга, обсуждают множество разных идей в одно и то же время. Говорят все, но никто никого не слышит.

Как же нужно проводить совещания, чтобы они были эффективными? Как участникам совещания научиться понимать, поддерживать решения и повышать мотивацию для их выполнения?

Доктор Адизес начал искать ответ на этот вопрос в академическом мире. Большинство ответов, которые он получил, были связаны с контролируемыми экспериментами, психологическими анализами – это не совсем то, что было ему нужно. Он не мог найти материалов, которые бы помогли менеджерам проводить совещания. Все знания, которые могли помочь в процессе принятия решений в менеджменте оказались провальными.

Много лет тому назад, во время лекции в Торонто, Доктору Адизесу пришло озарение. Президент компании, в которую он ехал на лекцию, забрал его в аэропорту и привез в отель. Было уже очень поздно, и президент сказал Адизесу: «Хотите посетить офис, и познакомиться с людьми, перед которыми вы завтра будете выступать?» Адизес не захотел показаться невежливым и согласился. На улице уже была почти ночь, и он даже не мог представить, что кто-то еще работает в это время суток. Но, когда они приехали, он увидел, что все руководители сидели за столом и играли в покер.  Адизесу, который никогда не играл в покер, все это показалось очень забавным, и он решил понаблюдать, что же происходит. Он сидел и смотрел, а они все играли. На часах было 22:00, затем 23:00, 00:00, 01:00 ночи. 

Пока они играли, Доктор понял кое-что интересное. Деньги переходили из рук в руки, некоторые сотрудники теряли свои деньги, кто-то выигрывал, но никто при этом не расстраивался. Собственно говоря, закончили играть они только потому, что завтра утром у них должна была быть лекция. Они планировали продолжить игру завтра.

Адизесу не давала покоя эта игра в офисе. Он подумал, что если этим четырем руководителям заплатить и сказать, чтобы они сейчас приняли решение, необходимое для их компании, все они покинут зал совещаний истощенными, уставшими, а само решение будет носить компромиссный характер. Но, после игры в покер в этом же зале, они чувствуют себя бодрыми и восторженными. В чем же разница? Почему игра в покер их заряжает, а совещания истощают?

Этот вопрос натолкнул Адизеса на большое открытие. Разница заключалась в правилах. Игра в покер имеет четкие правила. Без этих правил покер стал бы таким же скучным, как и плановые совещания. Адизес понял, что каждый командный вид спорта имеет свой набор правил. Проблема совещаний заключалась в том, что у них отсутствовали правила или, что этих правил было недостаточно. Совещания, обычно носят естественный характер, они протекают в зависимости от стиля лидера, который выступает в данный момент. Здесь отсутствует систематичность для принятия решения. Поэтому совещания кажутся такими изнурительными и скучными.

Какие же правила должны быть у совещаний?

Их очень много. Давайте, например, проведем аналогию с футболом. Не все знают, как нужно играть в покер, но правила футбола близки всем. Рассмотрим же этот вид спорта, чтобы лучше понять существующие типы правил.

Правило №1 Гол/ Задача

Мы все знаем, что в футболе есть цель – попасть мячом в ворота соперника. Это тип правила. Чтобы эффективно провести совещание, нам нужно четко определить цель. В рамках собрания эта цель называется «задача». Проводить совещание, где никто не понимает, что необходимо выполнить – это как футбол без гола. Какой в этом вообще тогда смысл?

Правило №2 Положения/ Роли

В футболе также существуют разные положения. Разные люди занимают разные позиции на поле и имеют определенные права в каждой позиции. Например, голкипер может использовать в игре руки, но остальные игроки этого делать не могут. Это еще один тип правила. Чтобы проводить совещания эффективно, нам необходимо определить разные положения, которые должны соблюдаться. В рамках совещания они будут называться «роли». Нам необходимо понимать, у кого будут полномочия для принятия окончательного решения. Этими ролями также должны определяться, кто назначает совещание, кто будет вводить правила. Таким образом, все участники совещания должны иметь свою роль. У них должны быть точные обязанности согласно тому, что им следуем внести в проведение совещания.

Правило №3 Поле для Игры/ Условия для совещания

В футболе есть стандартное ограничение – поле для игры. Все знают его длину, ширину и видели, как оно выглядит. Это тоже правило! Для совещания также очень необходимо иметь определенную среду для проведения. Это значит, что нам необходимо быть уверенными, что в зале, где будет проходить совещание, есть все необходимые условия, чтобы провести его так, как это было спланировано.

Правило №4 Правила игры / Правила поведения

В футболе есть четкие правила игры. Мы знаем, что здесь нельзя использовать руки, если ты не голкипер. Мы знаем, что значит «фол» и «офсайд». Для проведения совещания также необходимо иметь подобные правила поведения, чтобы создать желаемую рабочую обстановку. Но, если правила футбола не меняются в зависимости от стран, где проходит игра, то правила поведения во время совещаний будут разными для каждой компании, в зависимости от ее организационной культуры.

Правило №5 Временные рамки

Все знают, что в футболе есть четкие ограничения во времени: два тайма по 45 минут и перерыв. Это часть правил игры. Для проведения совещаний нам также необходимо установить ограничения по времени, которых мы должны придерживаться. Нам нужно точно знать, во сколько начнется совещание, когда оно закончится и когда будет перерыв.

Правило №6 Стратегия/ План совещания

И последнее, у каждой команды должна быть стратегия, чтобы достичь цели. Если мы говорим о совещании, то его план – это и есть стратегия. План совещания определяет, как мы будем работать над задачей, чтобы решить ее.

Обратите внимание на один важный факт. На протяжении игры за «Кубок Мира» все правила, которые описаны выше соблюдаются очень строго. Но, когда в футбол собирается играть компания друзей, не все правила выполняются именно так, как они пописаны. Друзьям не важно, был ли это гол или нет, они не заворачиваются над полем для игры и позициями, они играют, пока не устанут!

Почему существует разница в том, как выполняются правила? В обоих случаях мы играем в одинаковую игру. Разница заключается в отношениях игроков к ставкам. Чем выше ставка (Кубок Мира), тем сильнее соперничество, поэтому правила для них важны. Чем ниже ставки или если у игроков дружественные отношения (между ними есть взаимное доверие и уважение), тем лояльнее правила.

Если вы чувствуете, что ставки не очень высоки, вы можете не быть очень строгим в соблюдении правил проведения совещаний. Но, тем не менее, мы рекомендуем, чтобы правила проведения совещаний были частью вашей организационной культуры.