Глава из книги - виды совещаний

Всегда перед тем, как проводить совещание, подумайте, к какому виду оно относится!

Глава из книги "Совещания по Адизесу", авторы Shoham Adizes, Nir Ben Lavi

Необходимо помнить, что совещания делятся на два разных вида. Каждый из них имеет свой определенный набор правил. Несмотря на то, что многие из них можно применить к обоим, остальные правила являются уникальным для каждого и при неправильном использовании могут негативно сказаться на эффективности и результативности совещания. Чтобы определить разницу между двумя главными видами совещаний, в дальнейшем мы будем называть их «Совещания по решению задач» и «Совещания по выполнению задач».

Совещания по решению задач нацелены на диагностику и поиск решений задач (или поиск возможностей, если существует разница между задачей и возможностью) и усиление командной работы, которая понадобится для осуществления решения.

Совещания данного вида носят кросс-функциональный характер и требуют участия сотрудников из разных отделов, которые будут представлять разные функции в организации. Для таких совещаний необходимо соблюдать условие обучающей среды. Важно обращать внимание на все представленные точки зрения, чтобы принять лучшее решение. Если мнения участников расходятся, то  здесь это разрешено и даже поощряется.  Таким образом, процесс принятия решения потребует больше времени. 

Совещания по выполнению задач не нацелены на поиск решений или на мнения отдельных участников. Они служат для того, чтобы утвердить, оговорить и/или разработать план действий для решений, которые уже были приняты.

В отличие от совещаний по решению задач, совещания по выполнению задач не поощряют принятие решений, но, тем не менее, в организации  должны быть ответственные за принятие решений сотрудники (нисходящая коммуникация).

Совещания этого вида должны происходить по принципу нисходящей коммуникации, где участники совещания предоставляют вышестоящему менеджеру необходимую информацию, но окончательное слово остается за ним, соответственно, он говорит, что необходимо сделать и назначает ответственных за выполнение сотрудников.

В отличие от совещаний по решению задач, которые являются кросс-функциональными, совещания по выполнению носят исключительно функциональный характер. Такие совещания обычно посещают те, кто находится в прямом подчинении менеджеру, который созвал совещание. Поэтому, такого рода совещания по длительности занимают меньше времени, чем первые.

Поскольку данные виды совещаний имеют разные правила, важно, чтобы менеджер понимал, что нужно соблюдать на конкретном совещании. Для лучшего понимания отличий ознакомьтесь с таблицей.

Два вида совещаний

Совещания по решению задач

• Кросс-функциональные
• Дискуссионные
• Подразумевают восходящую коммуникацию
• Не иерархичные
• Нуждаются в обучающей среде
• Занимают много времени

Совещания по выполнению задач

• Исключительно функциональные
• Обобщающие
• Подразумевают нисходящую коммуникацию
• Иерархичные
• Нуждаются в указаниях и контроле
• Не занимают много времени

Совещания по решению задач необходимо проводить, когда мы имеем дело с комплексными вопросами. Они нужны в случае, если мы не знаем, что делать или как нужно взаимодействовать, чтобы решить задачу.

Совещания по выполнению задач нужны, чтобы понять решение, составить план взаимодействия команды для его осуществления.

Существует еще одна стратегия, которая называется «Сплит». Ее применяют в том случае, когда необходимо провести совещания по решению задачи, но времени на дискуссии нет. В следующих блогах мы подробно остановимся на этой теме. 

Как определить, какой вид совещания нужно провести?

Если вы хотите понять, как нужно взаимодействовать и принять решение, вам необходимо провести совещание по решению задачи. Если вы нуждаетесь в совещании, где вы сможете убедиться, что выполнение задачи идет по плану и все справляются со своими функциями, если  вам необходимо координировать работу, соответственно, вы должны провести совещание по решению задачи.

Если вы не можете понять, как взаимодействовать, и решение еще не принято, но у вас есть время, тогда это не будет для вас проблемой – вы сможете провести совещание по решению задачи. На таком совещании топ-менеджмент не должен давать указания другим участникам до тех пор, пока решение не будет принято. Напротив, такого рода совещания нужно провести, чтобы сотрудники нашли решение и определили свои дальнейшие действия.

Совещания по решению задачи имеет определенные составляющие: Проблема, Определение возможностей, Постановка задач, Критерии отбора, Поиск решения, План выполнения и Внесение правок.

Помните, что совещание по решению задачи проводится не только, если у вас нет четкого решения или если вы не знаете, что необходимо делать. Прежде всего, для такого совещания необходимо время. Поэтому, если это важный вопрос и вы не располагаете временем, не нужно проводить совещание по решению задачи. Лучше использовать стратегию, которую в Институте Адизеса мы называем «Сплит».

Под сплит-стратегией подразумевается, что сначала задачу определяет сотрудник, имеющий полномочия и предлагает быстрое решение. Если такого рода решение представить на совещании по выполнению задачи, скорее всего, оно не решит проблему. Сама проблема может оказаться слишком сложной, либо же этот менеджер может столкнуться с трудностями при взаимодействии для решения задачи. В противном случае необходимо будет провести совещание для решения задачи. Но поскольку вопрос может оказаться очень срочным, на такое совещание может не остаться времени. Таким образом, приблизительное решение предоставит возможность предотвратить ухудшение ситуации и, тем самым, сэкономить время для полноценного решения задачи.

Например:

Когда компания-производитель купила одного из своих главных конкурентов, возникла проблема интеграции новых возможностей производства и старых отделов по работе с кредиторами. В результате счета-фактуры поставщика не оплачивались. Недовольные поставщики помнили о своих кредитных предложениях и не производили поставки до получения оплаты. Они не понимали, почему им не заплатили. Необходимо было провести совещание по решению проблемы, где можно было бы полностью определить  проблему и разработать решение. Таким образом, руководство решило быстро определить проблему и на совещании по выполнению задачи представило свое решение – провести оплату по всем неоплаченным счетам, даже если сама покупка нигде не фиксировалась. Это не решило проблему полностью, но помогло наладить процесс поставок и сэкономить время, чтобы провести полноценное совещание по решению задачи.   

Обратите внимание, что если решение уже определено и все участники знают, как нужно взаимодействовать, организация собрания по решению задачи будет демотивировать сотрудников и отбирать у них время. Вместе с тем, если совещание по выполнению задачи  проводится, когда решение еще не известно или когда сотрудники, которые должны его выполнять еще не пришли к единому согласию, задача будет выполнена частично или не выполнится вообще.

Поэтому, всегда перед тем, как проводить совещание, подумайте, к какому виду оно относится!