Чому баланс повинен зійтись?

Кожен раз, коли сходиться баланс на підприємстві, де ми налаштовуємо систему управлінського обліку, я щиро радію, а моя подруга із сарказмом запитує: «А ти впевнена, що у вас все вірно?! Можливо, ви двічі різноспрямовано помилились?».

Звісно, виключити такий хід подій неможливо, проте ймовірність, що система працює і менеджмент бачить реальну картину по своїй компанії, досить висока.

Отже, чому так важливо, щоб зійшовся баланс? Мабуть, при цьому слові перша асоціація, яка у вас виникає, це майже ненависний відділ бухгалтерії, який терміново вимагає акти для закриття періоду та пояснення, чому в договорі не сходиться одна копійка ПДВ. Проте історія має значно глибше підґрунтя, ніж нормативно-податкове. Століття використання людством балансу як невід’ємного елементу звітності – тому залізний аргумент. У нашій консалтинговій практиці були випадки, коли одна гривня різниці – це 100 000 тисяч відхилень в активах і 99 999 грн у пасивах.

Почнемо з термінології: баланс – звіт про фінансовий стан підприємства на певну дату, який показує у грошовому еквіваленті його господарські засоби (активи) та джерела їх утворення (зобов'язання і власний капітал). Це означає, ви точно знаєте, що у вас є (будівлі, станки, запаси і т.д.) – тобто активи, і звідки ви взяли гроші, щоб все це придбати (внески власників, раніше накопичений прибуток, кредити тощо), або ж пасиви. Фактично, якщо сходиться баланс, ви розумієте, що жодна отримана копійка не витрачена у невідомість. Ви бачите, який стан вашого підприємства, які тенденції його розвитку. Окрім того, щоб актив був рівний пасиву, необхідна абсолютна відповідність усіх статей діяльності, тобто порядок, чіткість і дисципліна в обліку, а, значить, і у всій компанії…

На перший погляд здається, коли бізнес малий чи середній, а компанія на єдиному податку з обороту, баланс ніби й взагалі не потрібен. Проте без обліку й контролю ситуації немає, є тільки відчуття, що ми отримуємо прибуток.

З досвіду виділю три топові помилки у веденні обліку, які дають помилкове розуміння того, що відбувається з бізнесом, і при яких баланс ніколи не зійдеться:

1. Розрахунок прибутку за касовим методом, тобто по факту отримання/виплати грошей. Нехай ви продаєте власну випічку. Покупець платить – ви вважаєте, що у вас дохід, ви платите – витрата. Але ось замовили торт на весілля й оплатили авансом. Гроші у вас уже є, але доходу – немає. Проте є зобов’язання спекти торт. Аналогічно, ви оплатили авансом за макове насіння для посипки багетів, тому що постачальник давав на них знижку. Оплата є, але витрат зараз – немає. Навіть самого насіння немає. Витрати з’являтимуться поступово, тоді, коли ви будете посипати багети і продавати їх клієнтам. В обліку окремо виділяють прибуток (доходи мінус витрати) і чистий потік грошових коштів (надходження мінус виплати), а у балансі відображаються накопичувальні підсумки за цими показниками.

2. Витрати без прив’язки до реалізації – розрив у доходах і понесених для їх отримання витратах. Наприклад, ми закупили муку для випічки і всю суму витрат показали у цьому місяці. По факту витратили тільки частину муки, пару мішків залишилось на наступний місяць. Що вийшло? Наш хліб у цьому місяці буде на пару копійок дорожчим, а у наступному – навпаки, дешевшим, тому що всю закуплену сировину ми врахували у поточному періоді. Правильно ж у витрати віднести тільки муку для випічки, а залишки на складі показати як запаси у балансі. Вони стануть витратами у тому періоді, коли будуть використані.

3. Відсутність амортизації основних засобів – придбання одноразово відображається як витрата (значні збитки на початку діяльності). А мала б відноситись на собівартість продукції поетапно: обладнання працює, частка його вартості переноситься на продукт. Без амортизації ми не розуміємо повної вартості товарів, які виробляємо, чи послуг, які надаємо. А, отже, можемо не правильно розрахувати ціну (нижчу, ніж потрібно для точки беззбитковості).

Можливо, вказані «помилки» видадуться вам очевидними, але дуже часто саме вони і їм подібні не дають малому та середньому бізнесу розуміти все, що відбувається з компанією.

Рівність балансу (і бухгалтерського, і, особливо, управлінського) стосується також великого бізнесу, який веде весь облік із неймовірною точністю, забезпеченою автоматичними системами обліку. Проте наявність «відкритих» технічних рахунків у ERP на кінець звітного періоду заставляє нервувати весь фінансовий департамент, адже свідчить, що щось забули відобразити, або ж не коректно внесли, чи, гірше того, неправильно запустили апдейт системи. А дата подання звітності інвесторам вже ввечері, та й аудит не похвалить, якщо помилку вчасно не буде виправлено… Тому за будь яких обставин радійте, коли сходиться баланс!

Дізнатись більше про нюанси фінансової звітності ви можете на наших тренінгах. Якщо ж ваша компанія зіткнулась із труднощами постановки управлінського обліку, консультанти Центру бізнес-технологій ТОТ професійно допоможуть вашому балансу зійтись (детальний опис за посиланням Консалтинг).