Планирование — Думай медленно ... Решай быстро

Шаг 1: Сфокусируйтесь на особо важных (дико важных вещах). Шаг 2: Определите приоритеты в этих делах Шаг 3: Время выполнения. Шаг 4: Назначьте ответственного за конечный результат Не загоняйте себя в стресс количеством дел!

Как большинство людей, ведущих осознанный образ жизни, я фанат всяких планов, списков, целей, задач и т.д. Эффективность и необходимость  планирования даже доказывать не нужно — все, кто пробовал писать задачи на новый день с вечера, знают — это работает.

Моя эпопея с поиском идеального инструмента планирования началась 20 лет назад, когда мы с моими немецкими консультантами создавали проект внедрения СМК в одной из крупных компаний с численностью около 10 тыс. Проект длился 18 месяцев. У меня было 10 немцев и 20 локальных экспертов плюс переводчики, водители и т.д. Все это надо было скоординировать. Я себя ощущала как оператор ЦУП (центра управления полетами). Заметьте — интернет только входил в жизнь через модемы, мы пользовалась смс, билеты продавались за наличные, кредитные карты были у «новых русских», слово он-лайн билет отсутствовало вообще!

В то время нужно было сделать тонну подготовительных дел и кучу согласований с разными консультантами, у которых были свои проекты по миру, состыковать рейсы, согласовать логистику и соединить их с ответственными в компании, начиная с себя (проект был в России я жила в Германии и моя 7 летняя дочь только пошла в школу и по выходным у меня был хобби проект на гоночной трассе в Нюрбургинг, отель для расслабления ума, продажи пива и общения с модными сумасшедшими гонщиками)

Моя голова лопалась от количества информации, языков, которыми надо было общаться одновременно в команде,  память подводила, в то время еще не было органайзеров но вышла первая версия проджект плана, которая была лицензионная и пользоваться ее мог только мой консультант, менеджер проекта. Он составил план, очаровал руководство компании во время презентации….. И на этом все,  потому что вносить изменения мог только он. Но для проекта этот инструмент работал.

У нас было около 100 действий. И под каждым пунктом было еще 20 под пунктов и дополнительных дел, которые необходимо было решить. Я просто записывала все свои дела в блокнот с вечера, абсолютно все, что мне нужно было сделать на следующий день.  Без ранжирования и определения по важности — что вспомню первым, то и напишу. Несмотря на это, выполнялось многое. Главным же удовольствием было вычеркивать сделанное из списка в конце дня.

Плюсами такого планирования для меня были: 1. Удобство — ежедневник и ручка практически всегда под рукой. Нужно что-то записать — две секунды и готово. Не нужен ни интернет, ни компьютер, ни приложения на телефон. 2. Эстетическое удовольствие — я влюблялась в каждый свой блокнотик, часами выбирая себе нового «друга» в канцелярских магазинах. Филофакс, Монт бланк и т.д. Мне нравилось даже просто иметь классный инвентарь 3. Неограниченные возможности. Весь лист в моем распоряжении — могу нарисовать что-то, могу схему начертить, могу табличку сделать. Все-таки электронные ежедневники не дают такой свободы действия.

Были и недостатки:

1. Если забудешь — каюк 🙂 А у меня такое временами случалось. И не дай Бог потерять. Никакие облачные технологии тут не помогут.

2. Неудобно таскать с собой. Первые мои «друзья» были размером где-то 14*20 и заметно утяжеляли сумку. Позже мне это порядком поднадоело, и я стала выбирать маленькие блокнотики (хотя они мне не так нравились — меньше простора для действий)с блестяшками розовые, зеленые )))

3. Страницы имеют свойство заканчиваться — соответственно, нужно покупать новый ежедневник (стоит денег), старый не выкинешь (жалко), и получается целый склад старых «друзей».

В общем, со временем минусы подобного планирования стали более весомыми, и я задумалась над другими вариантами. Особенно когда в стране, где я родилась, планируют с сегодня на завтра,  в то время когда в Германии отпуск планируется на 2 года вперед, включая бронь билетов.

Это было мое предисловие: теперь по делу.

Вам надо знать, что существуют тысячи методов и техник планирования такие, как например:

1. Метод карточек — Этот способ планирования предложил известный российский специалист по организации времени Глеб Архангельский. Он проводит бизнес-тренинги, пишет книги и даже руководит собственной консалтинговой компанией по тайм-менеджменту. Вместе с некоторыми принципами Глеб разработал и метод быстрого планирования при помощи карточек.
2. Метод Айви Ли — Прелесть методики американского журналиста Айви Ли заключается в простоте и последовательности. Большинство попыток начать работу заканчиваются неудачей из-за отсутствия плана, недостатка сосредоточенности и неправильных приоритетов. Для решения этих проблем Ли предлагает ограничиваться шестью задачами в день и выполнять их одну за другой. Как это работает — В конце дня определите шесть главных дел и расположите их по уровню приоритета, начиная от самого важного. На следующий день с утра сразу же приступайте к первой задаче из списка, а когда выполните ее, беритесь за следующую. И так до победного. Плюс: значительно упрощается планирование, легче начать работу и оставаться последовательным, придерживаясь. Минус: метод плохо работает, если в течение дня у вас часто бывают незапланированные дела.
3. Метод оценок — Часто в процессе планирования важные задания теряются среди незначительных дел. Так происходит потому, что мы не отмечаем их приоритет. Даже если вы понимаете необходимость выполнения задачи, важно обозначить это письменно. Ведь на протяжении рабочего дня не всегда есть время адекватно оценить значимость каждого дела.
4. Энергетический список — Каждая задача требует разного количества умственных или физических усилий. При этом непродолжительные по времени дела могут отнимать больше энергии, чем более длительные. Суть этого метода в том, чтобы распределить все задачи по требуемым усилиям и браться за них в зависимости от своего самочувствия. Плюс: отговорки не работают, ведь независимо от количества времени и энергии всегда есть чем заняться. Минус: требуется самодисциплина. Когда вы полны сил, нужно браться за сложные дела, а не отказываться от них в пользу лёгкой рутины.
5. Метод 1–3–5 Большое количество дел отбивает желание браться за них. Поэтому многие специалисты по тайм-менеджменту советуют выделять до девяти задач и выполнять их в зависимости от степени важности. Так, незначительные цели можно перенести на другой день, закончив при этом самое главное из запланированных дел. Метод 1–3–5 достаточно прост в использовании, хотя требует некоторого времени и усилий, чтобы выделить задачи. Как это работает — Каждый день планируйте себе по девять дел: 1 — самая важная задача, всегда будет в приоритете; 3 — дела, которые требуют решения в течение рабочего дня; 5 — мелкие задачи, которые выполняются по возможности. Плюс: уже в процессе планирования ненужные задачи отбрасываются и в списке остаются лишь действительно необходимые. Минус: методика не работает в те дни, когда количество важных задач превышает рекомендуемое.
6. GTD — Getting Things Done — По-русски название методики звучит как «Доведение дел до завершения» или «Как привести дела в порядок». Её разработал американский эксперт по тайм-менеджменту Дэвид Аллен. В одноимённой книге он предположил, что для занятого человека важно освободить мозг от текущих задач. Только так можно сконцентрироваться на их качественном выполнении. Этот метод отлично подходит для ведения настольного ежедневника. Плюс: расширенный вариант моментального планирования. Не нужно следить за приоритетностью задач. Есть дело — выполни. Минус: метод плохо адаптирован для долгосрочного планирования. Подойдёт скорее в качестве дополнения к основному.
7. Буллет-джорналинг — Самый гибкий вариант ежедневника — планер и личный дневник одновременно. Его придумал американский дизайнер Райдер Кэрролл. Этот метод позволяет записывать в свой ежедневник как любые случайные мысли, так и важные бизнес-задачи или планы на долгое время. Разобраться с таким ведением непросто, но если привыкните, то никогда не бросите планирование.
8. Timeboxing — В управлении временем временные ящики выделяют фиксированный период времени, называемый временным ящиком, в течение которого происходит запланированная деятельность. Он используется несколькими подходами к управлению проектами и для управления личным временем.
9. Для нашего проекта все выглядит гораздо проще. Я идею выбрала от  Крис Макчесни – с Wall Street Journal автора книги — The 4 Disciplines of Execution.  Крис является одним из основных разработчиков техники 4 дисциплин исполнения. Я его подход несколько адаптировала под свои нужды и бизнес модель, можете назвать его Диво-план! Поскольку если его применить реально сработает.

У нас Процесс планирования выглядит следующим образом — начало: смотрим на поставленные вами цели, если их нет, то ставим цели, и  задаем вопрос: «Что я могу сделать на этой неделе, что окажет наибольшее влияние на достижение поставленных целей?»

Шаг 1: Сфокусируйтесь на особо важных (дико важных вещах).

Шаг 2: Определите приоритеты в этих делах (вещах) и критерии результатов их достижения, показатели – что вы хотите получить на выходе и в каком виде.

Шаг 3: Время выполнения.

Шаг 4: Назначьте ответственного за конечный результат и определите лица, влияющие на этот результат. Установите с ними связь и согласуйте коммуникацию.

И еще уж лично от себя — Не загоняйте себя в стресс количеством дел, дико важное может быть 1 или 2 в неделю! Все остальное не важно! И помните – тише едешь. Дальше будешь!