20 лайфхаков. Как повысить эффективность своей работы

Из собственных наработок, наблюдений и умных статей об эффективности.

Личная эффективность – это результативное достижение целей, сопряженное с  затратами определенных сил. Зависит она от личных намерений, пользы от результата и потраченных ресурсов.

Иными словами – ну  уж ооочень впечатляющий бонус от качественно реализованной «хотелки» и  желательно без дополнительных (лишних) усилий и напряжения.

Попробуем повысить ту самую эффективность в работе, через призму маленьких хитростей. Это не фундаментальные постулаты, это то, что мы называем лайфхаками.

 И так как менеджмент - концептуальная методика, любой из предложенных вариантов может рассматриваться как плюс в копилку эффективности, так и существенный минус в виде дополнительных неудобств, ступоров и заморочек. Поэтому не стоит относиться ко всему перечисленному, слишком серьезно, но кое-что действительно может пригодиться.

Итак, как эффективно достигать целей и оставаться в ресурсе

1. Цели, сроки, ресурсы.

Количество ежедневных дел может просто поглотить вас. Введите в привычку планирование. Составляйте   для себя планы – на день, месяц, год. Определяйте сроки, рассчитывайте ресурсы. 

2. Обеспечьте контроль производительности/продуктивности. 

Проанализируйте свою активность на рабочем: фактическую загруженность, мероприятия и перерывы. Проанализируйте полученную информацию, при необходимости внесите необходимые коррективы, оптимизируйте показатели, процессы.

Другая сторона – избыточный контроль/самоконтроль

3. Улучшайте условия труда.

Учитывайте гигиенические факторы в работе, чередуйте нагрузки и отдых, рассмотрите возможность гибкого графика. Обращайте внимание и учитывайте необходимо-достаточный уровень комфорта.

4. Изучите вопрос мотивации.

Определите для себя важные мотивирующие Вас факторы, опирайтесь на них в своей работе. Если необходимо – ищите  или создавайте для себя дополнительные источники мотивации.Общайтесь с мотиваторами. Ищите тех, кто способен сподвигнуть вас на новые свершения. Это не обязательно должны быть люди, связанные с вашей профессиональной деятельностью. Ими вполне могут стать родные, друзья и просто знакомые.

5. Используйте действенные инструменты.

Определите наиболее действенные инструменты, методики и технологии для улучшения процесса выполнения работы, выбирайте наиболее приоритетные. Совершенствуйте навыки подбора и использования инструментария.

6. Опирайтесь в работе на свои смыслы и ценности.

Определите для себя цель своей работы, зоны ответственности, сферы влияния, области интересов/потребностей.

7. Система правил.

Создавайте понятную систему правил и прозрачную систему договоренностей.

8. Комфортные условия.

Определите собственную систему комфорта и создайте ее себе. Во многом этот вопрос зависит от работодателя, но те факторы, которые вы гарантировано, можете изменить адаптируйте под себя.

9. Определите текущую загруженность в работе и расставьте приоритеты

Осуществляйте планирование исходя из фактической загрузки и поставленных задач, ориентируясь на ресурсы и временные перспективы. Планируйте свое рабочее время так, чтоб не только все успевать и достигать результатов, но и не чувствовать себя в конце дня как «выжатый лимон».Расставляйте приоритеты. Нужно разграничить все дела по степени важности и полезности результата. Таким образом, вы сможете увидеть, какие из них требуют незамедлительного выполнения, а какие могут подождать.

10. Обеспечьте себе своевременный и качественный отдых.

Учитывая собственные графики/нагрузки и т.д., планируйте время  и формат отдыха, обеспечивайте для этого необходимо-достаточные условия.

11. Обучение и развитие.

Совершенствуйтесь. Получайте новые знания, осваивайте новые навыки профильной специализации и смежных сфер, это не только расширит кругозор, но и знаково повысит компетенции,поможет минимизировать ваши усилия для решения проблем или реализации запланированных дел.

12. Отслеживайте собственную продуктивность

Не опирайтесь  только на интуицию для оценки собственной деятельности.  Используйте систему измерения ключевых показателей деятельности. Если процессов много, то постройте такую систему для каждого процесса. Это позволит выявить слабые места и предпринять точечные дополнительные действия для совершенствования процессов. Обозначьте собственную норму достижения целей.

13. Вознаграждение.

Безусловно, вознаграждение от организации, в которой вы работаете и руководителя, которому вы подчиняетесь важно, но помимо этого научитесь вознаграждать себя, в том числе и самостоятельно. Это позволит не фокусироваться на ожидании вознаграждения извне  и не разочаровываться, когда ожидаемого вознаграждения не происходит. Если речь идет о материальном вознаграждении, оценивайте на старте проекта, насколько данное вознаграждение вас удовлетворяет, не окажется ли потом, что «овчинка вычинки не стоила».Хвалите себя. Научитесь уважать любые свои достижения, пусть даже они будут небольшими. Записывайте удачно завершенные дела, и вскоре вы увидите, что хвалить себя есть за что.

14. Фиксация и наблюдение

Записывайте мысли, это важный фактор для личностного роста. Иногда ценная мысль появляется быстро, исчезает еще быстрее и больше никогда не возвращается. Не нужно надеяться на то, что в суете дел вы сможете вспомнить о ней в конце дня. Даже если вам кажется, что идея не имеет смысла, все равно запишите, она может стать основой для будущих целей.

15. Делегирование. 

Если в процессе выполнения задачи вы обнаружили, что не обладаете нужными навыками, лучше делегировать их выполнение компетентным специалистам. Это касается любых вопросов.

16. Используйте правила : 2, 20 минут, 72, 10 тыс. часов  и 21 дня.

То, что можно сделать за две минуты, делайте сразу. Занимайтесь делом как минимум 20 минут и вы добьетесь успеха. Это не обременит, если дело не приносит удовольствие, и этого достаточно для развития необходимого навыка или повышения профессионализма.

Старайтесь начать воплощать долгосрочные идеи в течение 72 часов (примерно 3 дня). Это оптимальное время, чтобы совершить первый шаг на пути к цели.

Если совершать одно и тоже действие в течение 21 дня, это положит основу формирования привычки.

Помните, чтобы добиться успеха в любом деле необходимо потратить на него 10000 часов. Это 5 лет полного рабочего дня или 10 лет работы по 3 часа в день.

17. Научитесь управлению.

Управляйте собой, процессами, результатами.Точность управления обеспечивается точностью исполнения (качество, самодисциплина, требовательность к себе).

18. Будьте терпимы к ошибкам и нетерпимы к проступкам.

Научитесь адекватно реагировать на ошибки. Огрехи и форс мажоры будут возникать периодически. Вы не можете предусмотреть все. Не позволяйте себе и другим нарушать договоренности и правила.

19. Правильный замысел.

Помните, что все начинается с мечты. Мечтайте, делайте предположения, ставьте цели, проверяйте гипотезы. Правильный замысел – это стратегия, точность исполнения- тактика.

20. Верьте в себя.

Мыслите позитивно, верить в дальнейший успех.

Елена Цимбалюк, управляющий партнер, практикующий бизнес-коуч ACC ICF, автор и тренер курса "Бизнес-коучинг под ключ"