Бухгалтер. Инструкция по эксплуатации для собственников бизнеса

Предупреждение: Эта статья направлена на создание у собственников понимания специфики работы бухгалтера. Я - последний человек, который хочет обидеть бухгалтеров. Это кропотливая и трудная работа. И все же, некоторые вещи нанимателям надо понимать.

1. Большинство бухгалтеров, особенно, если Вы бухгалтера взяли официально на должность Главного Бухгалтера, считают, что они работают не на Вас, а на налоговую инспекцию. Их так учили. Поэтому, если Вы хотите, чтобы он работал именно на Вас, обсуждайте свои ожидания еще до принятия сотрудника на работу, и потом делайте это каждый раз, когда Вы хотите, чтобы бухгалтер руководствовался Вашими интересами, а не интересами налоговых органов. Не стоит эмоционировать, когда бухгалтер говорит, что Вы должны заплатить миллион налогов, а Вы считаете, что его работа состояла в том, чтобы вести учет так, чтобы налогов было поменьше. Если Вы попали в такую ситуацию, то опоздали, и теперь можете предъявить претензии исключительно зеркалу. По дефолту у большинства бухгалтеров функция преследования Ваших интересов не заложена. Ее нужно настраивать, долго и мучительно. При этом она будет регулярно “слетать”.  Действуйте на  упреждение!
2. Бухгалтера не волнуют ваши финансовые результаты. От слова “совсем”! Его волнует правильность отражения Ваших действий в учете, правильная подача правильных документов в контролирующие органы, и своевременная оплата  правильных сумм налогов с этих Ваших прибылей или убытков. А уж что после этого останется у Вас в кармане  – это не к нему. Если Вы хотите, чтобы Ваш бухгалтер что-то отслеживал, планировал, контролировал и анализировал, предупредите его, поставьте задачу, и контролируйте выполнение.
3. Бухгалтер не мыслит категорией “приблизительно”. Все, что для Вас приблизительно, для него просто не существует. Даже, если это  “приблизительно миллион”. Когда Вы общаетесь с бухгалтером, называйте точные цифры, а лучше давайте ему документы, или пишите на бумаге (в мейле), если речь идет об управленческом учете. Пожалуйста, не ждите от бухгалтера оценочных суждений, он это сделает только, если Вы дадите ему четкую инструкцию, как именно можно оценить ту, или иную операцию. Для примера, если Вы хотите, чтобы бухгалтер начислил в управленческом учете расходы на коммунальные, хотя у него еще нет ни счетов, ни показаний, скажите ему “по прошлому месяцу”, а не “приблизительно 10 тыс. грн”. Если Вы скажете “по прошлому месяцу”, он начислит 11344 грн., взяв эту цифру из документов прошлого месяца, если Вы скажете “приблизительно 10 тыс. грн”, он ничего не сделает, потому что слова “приблизительно”, как я уже сказала, он не понимает.
4. Для работы бухгалтера сумма операций значения не имеет, имеет значение исключительно их количество и на сколько эти операции стандартны. Если Вы взяли из кассы 300 грн., и за них не отчитались, он потратит на выяснение судьбы этих 300 грн. столько же времени, сколько и на выяснение судьбы миллиона, который Вам должен клиент. Это потому, что методичность в учете на много важнее материальности транзакций. Много раз по 300 грн. складываются в те самые миллионы. Вы значительно облегчите жизнь Вашему бухгалтеру и себе, если будете своевременно давать ему информацию обо всех операциях, которые должны быть отражены в учете Вашей компании.
5. Обработка информации за сегодня занимает у бухгалтера в 10 раз меньше времени, чем восстановление и учет операций даже 10-ти дневной давности. Отдавайте документы бухгалтеру сразу, как только они к Вам попали, позаботьтесь, чтобы другие Ваши сотрудники действовали так же. Бухгалтер должен получать информацию обо всех операциях сразу, как только они были проведены. Помните, Вы оплачиваете время Вашего бухгалтера! Если он будет постоянно обрабатывать старые операции, тратя на это в разы больше времени, чем мог бы, будь эти операции свежими, то в конечном итоге, это Вы заплатите ему за переработки, или наймете ему помощника. Ну, или будете искать другого бухгалтера. Помните, в учете самое главное – методичность. А методичность подразумевает своевременность.
6. Анализ эффективности Вашего бизнеса – это не к бухгалтеру, это к финансисту. Финансист стоит в разы дороже, но даже за хорошую зарплату не будет вести первичный учет (т.е. вносить все Ваши операции в какую-то систему учета, 1С, например ). Таким образом, либо функцию анализа эффективности Вы берете на себя, либо нанимаете отдельного специалиста. Даже не надейтесь и не мечтайте, что сможете нанять бухгалтера с этой опцией.
7. Статистика расследований злоупотреблений показывает, что среди сотрудников 5-10% всегда ищут, чем бы поживиться, 5-10% кристально честны. Остальные – оппортунисты, т.е. возьмут себе что-нибудь, что плохо лежит, если будут уверены в безнаказанности. Бухгалтеры – такие же люди, как и все другие сотрудники. Присматривайте за ними, и не создавайте им соблазнов!

                                                                                                          Оксана Басманова