Не так страшен проект, как о нем говорит проектный менеджер

Все просто, любое действие, имеющее начало и окончание, можно представить и реализовать как проект. Эта статья для тех, кто заинтересовался проектным менеджментом. Я описал, доступным языком, что такое "проект", из чего состоит и как им управлять.

            Что такое ПРОЕКТ? Если обратиться к wiki, то она подскажет, это – «временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата». Лучше и не скажешь. При этом, мы понимаем, что под термином «предприятие» - имеется в виду действие, активность, которая ведет к некоему результату, а не ФОП или юридическое лицо субъект предпринимательской деятельности. Результат может быть материальным или виртуальным [цифровым], но он должен быть обязательно. В этом главное отличие «проекта», с неким осязаемым результатом, от «процесса», который является повторяющимся действием и влияет на результат опосредовано и/или неявно.

С определением разобрались, теперь посмотрим из каких групп элементов состоит проект. Тут нужно сразу оговориться, что есть элементы запланированные – те, что мы хотим видеть при идеальной реализации нашего проекта, а есть те, что проявляются в процессе его осуществления и являются фактическими. Обозначение групп этих составляющих проекта не изменится – это одни и те же элементы. Дальше я расскажу как максимально сблизить запланированные и фактические результаты проекта, а пока давайте обобщим все элементы в несколько групп.

Первая группа – это, конечно, ПЕРИОД ВРЕМЕНИ в течение которого мы хотим осуществить проект. Например, мы решили участвовать в отраслевой выставке, которая будет проходить 22 Апреля этого года. Проходить она будет не в нашем городе, а в нескольких сотнях километров от нас – это тоже важно понимать, потому что потребует кроме денег на участие, образцов продукции и выставочных материалов, привлечение дополнительных сил в лице перевозчиков и/или логистических услуг, гостиницы для командированных сотрудников и прочие плюшки, связанные с командировками. Это – вторая группа элементов проекта – РЕСУРСЫ. Все ресурсы, в конечном итоге, сводятся к затратам денег, но подробное описание даже незначительных, на первый взгляд, ресурсов вовлеченных в проект избавит от серьезных проблем в будущем. Вот мы и добрались до третьего, на мой взгляд самого важного, элемента осуществления любого проекта – КОМАНДА. Это  сотрудники, или привлеченные внешние консультанты, все те, кто в течение периода подготовки к участию в нашей отраслевой выставке, будут искать и распоряжаться РЕСУРСАМИ, контролировать ВРЕМЯ выполнения задач в рамках проекта и, в итоге, обеспечат успех нашего проекта – участия в выставке, либо его провал.

Согласитесь – пока все просто: ВРЕМЯ, РЕСУРСЫ и ЛЮДИ. К сожалению, это кажущаяся простота. На самом деле, две из трех групп состоят из множества различных по своему значению, предсказуемости и цене элементов. Более того, все три составляющих проекта находятся в непрерывном взаимодействии и влияют друг на друга критически сильно. Вот тут и возникают ситуации, когда проекты «не взлетают». Причин может быть множество и ВСЕ они делятся всего на две группы – объективные (не зависящие от исполнителей) и субъективные (проблемные ситуации, которых можно было бы избежать при добросовестной подготовке к началу проекта). Отмечу из собственного опыта – подавляющая часть всех этих причин – субъективная, т.е. те факторы, которые можно и нужно было предвидеть и подготовится к работе с ними.

В начале статьи я писал, что расскажу как максимально сблизить картинку нашего «идеального» проекта с подлыми и беспощадными реалиями его воплощения. Одно слово – Планирование. Планирование проекта – это процесс, который обеспечивает, без преувеличения, 50% его успеха. Невозможно достойно реализовать проект, если недобросовестно спрогнозированы материальные ресурсы, которые Вам понадобятся; если человек, который отвечает за участие в нашей выставке не понимает, кто из его коллег может помочь в подготовке; в конце концов, если временные рамки нереальны – например упущена дата регистрации участника выставки.

Проектом, как и всем в бизнесе, необходимо управлять. Всегда есть кто-то, кто знает о предстоящей работе чуть больше других, кто понимает, что наше участие в отраслевой выставке – это не стенд и коробка с образцами, а серьезное предприятие, требующее решения множества задач с привлечением разных сотрудников, а может и фрилансеров или консультантов, кто координирует работу всей команды, определяет и согласовывает ресурсы, необходимые в процессе подготовки и, в конечном итоге, получает либо «медаль за трудовые подвиги», либо выходное пособие. Идеальный вариант, если этот «кто-то» и есть руководитель проекта, но… Это идеальная ситуация, а мы то знаем, что мир не идеален.

На самом деле, проектный менеджмент [Project Management] – это абсолютно необходимый навык, применяемый с выгодой абсолютно во всех сферах ведения бизнеса и менеджер, который понимает этот факт ценится дороже, достигает в карьере большего и быстрее своих коллег. Видя цель, к которой мы стремимся, понимая ограничения и ресурсы, необходимые для ее достижения, мы двигаемся к результату с наименьшими потерями, а значит с прибылью, оставляя позади ленивых или недальновидных конкурентов.

Я подготовил несколько тренингов, которые помогут реализовать проектный подход к решению бизнес-задач в различных сферах: "Управление маркетинговыми проектами - проектный подход к реализации креативных задач" и "Управление проектами - от А до Я в примерах". Они позволят освоить инструменты проектного менеджмента в компаниях любого размера. Разобравшись в том, что он собой представляет и как его применять, Вы сможете самостоятельно планировать и осуществлять проекты любой сложности. Правильно распределять ресурсы, координировать работу команды и достигать результатов с минимальной болью, даже если не Вы тот человек, кто знает о предстоящей задаче больше всех. Начните применять проектный подход в своей работе и результат Вас приятно удивит, а я Вам с удовольствием в этом помогу. Предпочтительный способ связаться - электронная почта [відкрити контакти][email protected]