10 шагов для успешного внедрения системы мотивации по KPI

Согласно исследованиям по мотивации, примерно 5–7% сотрудников всегда работают хорошо, 5% сотрудников всегда работают плохо и 88–90% сотрудников нуждаются в четком определении целей и постановки задач для успешной работы

О системе мотивации по ключевым показателям эффективности, или Key Performance Indicators (KPI), существует достаточное количество публикаций, подтверждающих эффективность данной системы. Она уже давно покорила западные компании, а вот украинские — только начинают ее внедрять, и не всегда удачно.

Проведя успешное внедрение системы мотивации по ключевым показателям эффективности в ряде украинских компаний, хотелось бы обратить внимание на некоторые тонкости, знание которых позволит избежать негативного опыта и успешно запустить систему в каждой компании. 

Шаг 1. Разработка стратегии компании. Это основополагающий элемент для развития системы мотивации по KPI. От того, насколько правильно и точно определена стратегия компании, зависит дальнейший процесс разработки KPI и их успешное внедрение. Есть несколько вариантов стратегий: стратегия роста, удержания позиций, «сбора урожая» и т. п. 
Стратегия компании определяется собственниками и коммуницируется всем руководителям департаментов.

Шаг 2. Определение финансовых показателей, которые будут отражать динамику выполнения стратегических целей компании. Финансовые показатели обусловливаются руководителем финансового департамента совместно с собственниками компании. 

Шаг 3. Декомпозиция стратегических целей на уровень руководителей департаментов (далее схема идентична и для рядовых сотрудников). Ключевые показатели эффективности должны быть четко сформулированы, понятны и просты, а также быть измеримы либо иметь фактическое значение. Оптимальное количество KPI для отдельного руководителя — 5–7, для рядового сотрудника — 3–5. Обязательно включаются финансовые KPI, остальные формируются в зависимости от специфики деятельности руководителя. 

Шаг 4. Составление матрицы KPI. В матрице учитываются количество KPI, коэффициент выполнения каждого из них, а также его вес, то есть коэффициент влияния (чем важнее для компании показатель, тем вес выше). Вес самого важного KPI не должен превышать 50%, а самого незначительного — составлять менее 5%. Общая сумма показателей — 100%. Для каждого показателя указываются допустимые уровни выполнения.

При этом процесс разработки KPI немаловажно проводить в форме диалога (принцип одинаковый как для руководителей департаментов, так и для рядовых сотрудников).

Данный диалог выполняет несколько важных функций:

1. Коммуникативную — сотрудник не просто информируется о внедрении новой системы оценки, а непосредственно становится участником ее разработки.
2. Мотивационную — ничто так не мотивирует сотрудника, как возможность самому участвовать в процессе разработки формулы начисления собственной премии.
3. Решается проблема так называемого «сопротивления новизне». Соответственно снижается процент увольнений, связанных с данным фактором.
4. Исключается риск навязывания невыполнимых целей.

Шаг 5. Наполнение матрицы — определение KPI для отдельного сотрудника. Для того чтобы правильно определить ключевые показатели эффективности для сотрудника, необходимо проанализировать стратегию компании сквозь призму деятельности данного сотрудника и попытаться ответить на следующие вопросы:

• Какие бизнес-процессы выполняются сотрудником?
• Какие из них непосредственно влияют на достижение стратегических целей компании?
• Можно ли измерить результат деятельности по данным процессам и каким образом?
• (для проверки) Если мы используем данный бизнес процесс как KPI, на что он будет влиять в будущем?

Далее нужно проранжировать показатели эффективности, оставив самые важные. Также необходимо включать не только индивидуальные цели, но и коллективные. Это способствует формированию командного духа в каждом подразделении и в компании в целом.

Итак, перечень ключевых показателей сформулирован. Переходим к следующему шагу.

Шаг 6. Определение количественных показателей KPI. В данном случае собирается и анализируется вся необходимая статистика показателей. Важно при этом учитывать результаты не данного конкретного сотрудника, а в среднем по команде, группе, отделу, компании в целом.

При формулировании количественных данных KPI необходимо обратить внимание на то, чтобы они все-таки были достижимы как минимум на 70–80% (в некоторых случаях, если они труднодостижимы, требовать дополнительных или сверхусилий от сотрудника). Если поставленные цели будут легкодостижимы, то это приведет к необоснованно высоким выплатам премий. Еще раз следует напомнить, что это должны быть оправданные усилия, которые приближают компанию к достижению стратегических целей, а сотрудника — к получению более высокого вознаграждения и большего размера премии. 

Шаг 7. Определение премиального фонда сотрудника. Переменная часть денежного вознаграждения должна составлять не менее 30% от оклада сотрудника и выплачиваться раз в квартал или полгода. Если процент переменной части меньше 30%, он попросту теряет мотивационную силу для сотрудника. Для сотрудников продающих подразделений рекомендуется ежемесячная периодичность выплаты премий. При этом переменная часть должна составлять 70%.

Шаг 8. Мониторинг. Система оценки деятельности по ключевым показателям эффективности позволяет не только проводить итоговую оценку, но и осуществлять мониторинг хода выполнения поставленных задач. Это немаловажный момент в данной системе, поскольку позволяет выявлять нестыковки и несогласованности, которые могут возникать в самих процессах компании. Это в свою очередь влияет на вероятность выполнения задач сотрудником, что может существенно демотивировать его и вызвать негативное отношение к самой системе оценки по KPI. Задача руководителя — своевременно выявлять и устранять данные препятствия. 

Шаг 9. Внесение изменений в перечень KPI сотрудника. Регулярно проводите пересмотр ключевых показателей эффективности, их вес, а также количественные показатели для каждого сотрудника, так как они могут терять свою актуальность. Изменения желательно проводить не чаще раза в год.

Шаг 10. Обратная связь. При подведении итогов деятельности сотрудника и подсчете результатов по KPI очень важно качественно и конструктивно предоставлять обратную связь. Необходимо убедиться, что сотрудник четко понимает, какие его действия приводят к успешному выполнению поставленных целей, а какие — нет. Завершением обратной связи может быть составленный план развития сотрудника. В этом еще одна уникальность данной системы, ведь она позволяет качественно увязать материальную и нематериальную виды мотиваций.

Разработанный план развития сотрудника четко отражает те направления развития, которые напрямую влияют на успешность выполнения поставленных перед сотрудником целей (и соответственно стратегических целей компании). В дальнейшем уже не возникает проблем с необоснованными тратами на обучение, неприменимостью полученных знаний на практике, а самое главное — подсчетом возврата инвестиций, выделенных на обучение. 

Внимание! Выполняйте обещания: если согласно полученным результатам и окончательным подсчетам сотрудник должен получить премию соответствующего размера — выплачивайте. В противном случае даже самая идеальная система мотивации теряет смысл.

Информация взята на сайте:  http://www.hrm.ua/