Штатно-посадова книга на підприємстві

Чи обов’язково вести на підприємстві штатно-посадову книгу — адже інформація в ній практично дублюватиме штатний розпис підприємства?

Ні, не обов’язково.

Наразі немає жодного нормативного акта, який зобов’язує вести штатно-посадову книгу. Проте якщо на невеликих підприємствах вона дійсно не потрібна, то на підприємствах зі значною кількістю працівників її ведення є доцільним — наявність такої книги облікузначно полегшить роботу працівників відділу кадрів, оскільки, на відміну від штатного розпису, штатно-посадова книга допомагає у вирішенні питань стосовно конкретного працівника, а не штатної одиниці, й її охайне ведення забезпечить облік кадрів, постійний контроль за комплектацією штату підприємства, наочність розміщення кадрів у структурних підрозділах, облік вакантних посад, оперативність під час складання різних службових документів, довідок з кадрових питань тощо.

Звісно, інформація у штатно-посадовій книзі справді певним чином дублюватиме штатний розпис, проте її буде зручно використовувати при вирішенні як внутрішніх питань (зокрема, прийняття на роботу, встановлення розміру оплати праці, доплат, надбавок, внесення записів до трудових книжок), так і під час підготовки звітності до державних органів (приміром, про працевлаштування осіб з інвалідністю).

Таблицю штатно-посадової книги поділяють на розділи (кожен з них слід починати на новому розвороті), які мають відповідати назвам структурних підрозділів за штатним розписом. Записи до штатно-посадової книги слід робити одразу після видання наказу про прийняття, переведення на іншу роботу та внесення інших змін до штатного розпису. Зазвичай, штатно-посадова книга заповнюється олівцем (крім назв структурних підрозділів підприємства і посад працівників) — адже в разі, скажімо, звільнення працівника з роботи відомості про нього можна стерти, а згодом внести інформацію про нового працівника.

Джерело : Газета "Консультант Кадровика"