Как выбрать хорошего заместителя (помощника)

Хороший заместитель — правая рука руководителя. Идеальный зам должен быть организованным, исполнительным и надежным, так как он будет иметь доступ ко всей информации. Какими соображениями нужно руководствоваться при выборе заместителя.

Рано или поздно, руководитель компании может осознать, что ему необходим заместитель. Такой специализации нет ни в одном учебном заведении, это особый статус. Идеальный заместитель понимает все раньше, чем босс успеет сказать.

• Какими важными качествами должен обладать помощник руководителя? В основном руководители ценят организованность, лояльность, понятливость, исполнительность, умение хранить информацию.
• Для гармоничного сотрудничества со своим руководителем, зам должен обладать так же дополнительными качествами, а какими именно – зависит от личности руководителя. Лучше всего, если будет соблюдаться принцип взаимодополняемости.
• Заместителю приходится совмещать, казалось бы, несовместимые вещи: нужно оставаться в тени руководителя, понимая свою второстепенную роль, но вовремя почувствовать, когда нужна собственная инициатива. Заместитель должен быть, с одной стороны, не лишен амбиций, а, с другой стороны, не быть тщеславным и, как говорится, знать свое место.
• Проверить надежность потенциального заместителя можно, задав вопрос об ошибках его прежнего босса. Ответ вполне сориентирует нового работодателя, умеет ли хранить конфиденциальную информацию этот кандидат.
• Руководитель может искать подходящего зама через кадровое агентство, но многие предпочитают выбрать помощника в собственной компании, так как, в этом случае работник уже в курсе многих дел организации. Он должен уметь общаться с коллективом, правильно распределять задачи. Здесь речь идет, прежде всего, о личностных качествах зама.
• Кандидатов в будущие заместители можно условно разделить на несколько психологических типов, зная которые руководителю проще будет сориентироваться в своем выборе.
• «Компаньон» - такой тип зама полноценно замещает руководителя на время его отсутствия. Сотрудники не делают особой разницы между руководителем и замом, воспринимая их практически как одно лицо. Руководитель и заместитель не дублируют функции друг друга, курируя различные направления деятельности, но каждый из них знает достаточно информации о работе другого.
• Главный положительный момент такого сотрудничества в том, что руководитель всегда чувствует подстраховку. Обычно при уходе из компании руководителя такой заместитель последует за боссом.
• «Стражник у ворот» - заместитель такого типа проводит через себя все контакты других лиц со своим начальником. В такой ситуации именно от зама, а, точнее от того, как он преподнесет информацию своему шефу, будет зависеть решение руководителя. Последнему удается быть в глазах подчиненных справедливым и лояльным.
• Такое распределение ролей часто бывает в компаниях, значительно выросших за короткий отрезок времени. Подчиненные привыкли по старинке заходить в кабинет шефа в любое время без препятствий и с ходу решать любые вопросы.
• Когда статус фирмы изменился, на пути подчиненных возникает секретарь, а затем и заместитель – само олицетворение строгости. В итоге, сотрудники более безболезненно адаптируются к новым порядкам, щедро одаривая зама своим гневом. Руководителю нужно учесть, что, в итоге, на его имидже может не лучшим образом отразиться то, что он фактически «подставляет» другого человека, искусственно делая его объектом ненависти сотрудников.
• Однако, выступая в такой роли, заместитель может увлечься и начнет, руководствуясь личными комплексами, чинить расправу над неугодными. «Формальный заместитель» - название говорит само за себя. Заместитель занимает соответствующую позицию в основном благодаря сложившемуся внутреннему укладу, потому что обычно так было принято в данной компании. Он находится под полным контролем своего шефа. В этом случае заместителя отличает незаметность и без-инициативность.
• «Народный босс» - является альтернативой «стражнику». Руководитель в этом случае занимается аналитикой и решением различных управленческих задач, что касается остальных сотрудников, то он контактирует в основном с руководителями разных уровней лишь для получения информации.
• При таком положении дел, заместителя коллеги любят и уважают, делятся своими проблемами и рассказывают о планах. Заместитель информирует шефа о реальном положении дел в коллективе. Поэтому всегда следует помнить, что, при кажущейся близости, заместитель все-таки менеджер высшего звена.
• «Палочка-выручалочка» - еще один психотип заместителя, который очень будет полезен своему руководителю, являясь профессионалом в той области, где шеф не совсем компетентен. Действительно, практически невозможно обладать достаточно широким спектром познаний во всех областях деятельности компании.
• Если таких областей достаточно много, руководитель вполне может подобрать себе нескольких замов. Но большое количество заместителей может привести к борьбе за влияние на своего шефа и дальнейшим негативным последствиям.
• Если деятельность фирмы связана с техническими областями, а руководитель является профессионалом именно в этом, его отлично дополнит заместитель, компетентный в сфере управления персоналом, что компенсирует скромные познания босса в этой области.
• Если же босс сам является прекрасным администратором, возможно, ему нужен заместитель, прекрасно разбирающийся в специфике работы фирмы и способный быть своеобразным генератором идей. Такой заместитель продублирует своего босса в сфере внедрения инноваций. Определяющим критерием для выбора заместителя будет являться, прежде всего, наличие нестандартного мышления.
• Хорошо, но не обязательно, если образование заместителя будет соответствующим направлению вашего бизнеса. Но такого заместителя необходимо тщательно контролировать, так как люди такого склада часто не способны воплотить в жизнь свои идеи – их спринтерской энергии не хватает на долгосрочные задачи. К тому же, руководитель должен отсеивать нежизнеспособные идеи.
• Когда босс часто бывает в командировках, он стремится выбрать себе заместителя-дублера, который выполнял бы в его отсутствие функции руководителя. При этом довольно часто допускается серьезная ошибка: руководитель ищет максимально похожего на себя человека. Это будет худшим вариантом из всех возможных: подчиненные невольно будут сравнивать директора и заместителя, что не пойдет на пользу ни тому, ни другому.
• Руководителю стоит подумать о том, чем будет заниматься заместитель, когда начальник не в отъезде: возможно, стоит взять в замы специалиста, не дублирующего, а дополняющего своего босса.
• Иногда руководитель принимает на работу заместителя исключительно для того, чтобы возложить на него финансово-хозяйственную рутину и избавить себя от ненужных дел. При этом образование у такого зама может быть любым.
• Важны, в первую очередь, личностные качества: последовательность, хорошая память, умение отслеживать и учитывать множество мелких деталей. Полезным будет умение наладить хороший контакт с подчиненными. Такой человек будет способен легко поддерживать порядок на производстве, контролировать выполнение задач и мотивировать других сотрудников.
• Верность выбора можно проверить только при личном контакте: люди обычно интуитивно чувствуют, смогут ли они работать в одной команде. Руководителю, вооружившись общими рекомендациями и сформулировав собственные приоритеты, стоит сделать свой выбор в пользу такого заместителя, который, даже когда дела идут плохо, будет способен действовать хорошо.
• Не случайно большинство руководителей считают поиск заместителя, своего доверенного лица, одной из важнейших задач. В жизни бывают разные ситуации, и пережить их намного легче, когда есть на кого положиться. 

P/S Рекомендуем Вам, вашим коллегам, 12-13 сентября "Тренинг для ассистентов, помощников руководителей: мотивация, организация работы, эффективная коммуникация" ПРОГРАММА курса обучения, и больше информации об этом мероприятии, Вы сможете посмотреть ЗДЕСЬ, или на нашем сайте https://nbc.ua/