Проведення перевірок Пенсійним фондом і фондом соціального страхування

Перевірки Пенсійним фондом України здійснюються на підставі Порядку оформлення результатів перевірок платників з питань дотримання чинного законодавства щодо нарахування, обчислення та сплати страхових внесків до Пенсійного фонду України

Перевірки здійснюються органами Пенсійного фонду України за місцезнаходженням платника або в приміщенні органу Пенсійного фонду України у випадках, передбачених законом, про що зазначається в наказі та направленні на проведення перевірки.
Органи Пенсійного фонду України здійснюють планові та позапланові заходи державного контролю шляхом проведення перевірок (далі - планові та позапланові перевірки).
Плановою перевіркою вважається перевірка дотримання платником вимог законодавства щодо своєчасності, достовірності, повноти нарахування та сплати ним страхових внесків до Пенсійного фонду, а також щодо формування та надання відомостей про застрахованих осіб, яка передбачена у квартальному плані роботи, що затверджується відповідним органом Пенсійного фонду України, до 25 числа останнього місяця кварталу, що передує плановому.
Періодичність проведення планових перевірок визначається залежно від ступеня ризику згідно з критерієм, який затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 03.09.2008 N 775 "Про затвердження критерію, за яким оцінюється ступінь ризику від провадження господарської діяльності та визначається періодичність проведення планових заходів, пов'язаних з державним наглядом (контролем) у сфері загальнообов'язкового державного пенсійного страхування". Залежно від ступеня ризику органом Пенсійного фонду України визначається перелік питань, які необхідно перевірити під час здійснення планових перевірок, які затверджуються його наказом.
Про здійснення планової перевірки платники повідомляються шляхом направлення їм письмового повідомлення не пізніш як за десять днів до дня її здійснення за встановленою формою. Повідомлення надсилається рекомендованим листом чи телефонограмою за рахунок коштів органу Пенсійного фонду України або вручається особисто керівнику чи вповноваженій особі платника під розписку.
Строк здійснення планової перевірки не може перевищувати п'ятнадцяти робочих днів, а для суб'єктів малого підприємництва - п'яти робочих днів.
Позапланові перевірки проводяться органами Пенсійного фонду України у випадках, передбачених статтею 6 Закону України "Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності" (це: 1. подання суб'єктом господарювання письмової заяви до відповідного органу державного нагляду (контролю) про здійснення заходу державного нагляду (контролю) за його бажанням; 2. виявлення та підтвердження недостовірності даних, заявлених у документах обов'язкової звітності, поданих суб'єктом господарювання; 3. перевірка виконання суб'єктом господарювання приписів, розпоряджень або інших розпорядчих документів щодо усунення порушень вимог законодавства, виданих за результатами проведення планових заходів органом державного нагляду (контролю); 4. звернення фізичних та юридичних осіб про порушення суб'єктом господарювання вимог законодавства. Позаплановий захід у цьому разі здійснюється тільки за наявності згоди центрального органу виконавчої влади на його проведення; 5. неподання у встановлений термін суб'єктом господарювання документів обов'язкової звітності без поважних причин, а також письмових пояснень про причини, які перешкоджали поданню таких документів)
Під час проведення позапланової перевірки з'ясовуються лише ті питання, необхідність перевірки яких стала підставою для її здійснення, з обов'язковим зазначенням цих питань у направленні на проведення перевірки.
Платник повинен ознайомитися з підставою проведення позапланової перевірки з наданням йому копії направлення на проведення перевірки. Строк здійснення позапланової перевірки не може перевищувати десяти робочих днів, а щодо суб'єктів малого підприємництва - двох робочих днів.
Про здійснення планової або позапланової перевірки орган Пенсійного фонду України видає наказ, який має містити найменування платника, щодо якого здійснюватиметься перевірка, та предмет перевірки. Крім того, у наказі про здійснення планової перевірки зазначається перелік питань, які необхідно перевірити, залежно від ступеня ризику. На підставі наказу оформляється направлення на проведення перевірки за всатновленою формою, яке підписується керівником або заступником керівника органу Пенсійного фонду України (із зазначенням прізвища, ім'я та по батькові) і засвідчується печаткою. Направлення є чинним лише протягом зазначеного в ньому строку здійснення перевірки.
Загальний алгоритм дій співробітників підприємства при "зустрічі" працівників ПФУ:
Загальний принцип - брати ініціативу в свої руки і бути "тим, що веде" в ситуації, а не "тим, кого ведуть".
1. Вимагати у посадової особи, що прийшла з ПФУ, службове посвідчення і переписати його дані. При відмові - викликати міліцію за телефоном 02. Ви не можете бути впевнені в тому, що ті, які прийшли, є тими, за кого себе видають.
Згідно з п. 2 ч. 1 ст. 64 Закону України "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування" від 09.07.2003 р. N 1058-IV (далі - базовий закон) перевіряючі з ПФУ мають право проводити перевірки правильності сплати внесків на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування (далі - страхові внески), а згідно із Законом України "Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами" від 21 грудня 2000 року N 2181-III (далі - Закон N 2181-III) - перевірки правильності сплати збору на обов'язкове державне пенсійне страхування (далі - пенсійний збір). При цьому згідно з п. 3 ч. 2 ст. 17 базового закону ті, що перевіряються, зобов'язані допускати посадових осіб територіальних органів ПФУ до проведення перевірок правильності сплати страхових внесків, Закон N 2181-III на цей рахунок щодо перевірок правильності сплати пенсійного збору нічого не говорить. Таким чином, законодавчо не визначено перелік посадових осіб ПФУ, які мають право проводити перевірку безпосередньо. Однак зрозуміло, що перевіряючі в будь-якому разі повинні мати статус посадової особи територіального органу ПФУ, тому вважаємо, що для проведення перевірки перевіряючі зобов'язані надати своє службове посвідчення, тим самим підтвердити свій статус і право на проведення перевірки.
Також можливі ситуації, за яких Ваше підприємство може стати жертвою шахраїв, що використовують підробні посвідчення посадових осіб територіальних органів ПФУ.
2. При проведенні перевірки попросити пред'явити посвідчення перевіряючих на перевірку. Будь-яка планова виїзна перевірка органами ПФУ здійснюється на підставі рішення начальника територіального органу ПФУ. Вимога надати це рішення швидше за все залишиться без відповіді, однак дасть зрозуміти перевіряючим, що вони мають справу з поінформованими тими, що перевіряються, що, можливо, стримає їх запал.
У разі відмови надати для ознайомлення посвідчення на проведення перевірки слід нагадати перевіряючим, що по її закінченні їм доведеться скласти акт документальної перевірки, де обов'язково вказуються дата і номери посвідчень на документальну перевірку, до того ж дотримання форми акта - обов'язок перевіряючих, у разі порушення якого начальник територіального органу ПФУ, з ініціативи якого проводиться перевірка, зобов'язаний вжити заходів щодо усунення невідповідностей акта встановленій формі або призначити повторну перевірку, тому зусилля перевіряючих можуть виявитися марними - про це поінформувати їх варто відразу при відмові від надання згаданих посвідчень .
Якщо після такої лекції перевіряючі все ж відмовляються надати посвідчення, їх слід попросити розписатися в Журналі відвідувань (реєстрації перевірок), ведення якого передбачене ст. 7 Указу Президента України "Про деякі заходи з дерегулювання підприємницької діяльності" від 23 липня 1998 року N 817/98. Справа в тому, що згідно із затвердженою наказом Державного комітету з питань розвитку підприємництва від 10 серпня 1998 року N 18 (далі - наказ N 18) формою Журналу реєстрації перевірок в ньому передбачена графа про дату видачі і номер документа, що засвідчує право перевіряючих перевірку проводити. Згідно з п. 8 наказу N 18, суб'єкт підприємництва має право перевірити повноваження перевіряючого до початку перевірки, в тому числі зателефонувати до територіального органу ПФУ. Перевіряючий, у свою чергу, перед початком перевірки зобов'язаний зробити запис у журналі, заповнивши всі передбачені графи, і поставити підпис, згідно з п. 7 наказу N 18. Якщо вищезгаданих вимог перевіряючий не виконає, той, що перевіряється, має право зробити про це запис у графі "зауваження" Журналу реєстрації первірок.
3. Запропонувати тим, що прийшли, розписатися в Журналі реєстрації перевірок. Такий обов'язок у посадових осіб територіального органу ПФУ є. Відмова посадової особи територіального органу ПФУ від підпису в Журналі є підставою для недопущення його до проведення перевірки. Ухвалити рішення про допущення або недопущення посадових осіб територіального органу ПФУ до проведення перевірки. Допустити посадових осіб територіального органу ПФУ можна тільки в тому разі, якщо всі вищеописані вимоги будуть задоволені, з урахуванням усіх поданих у цьому матеріалі застережень. Це рішення залежить від низки суб'єктивних та об'єктивних обставин і приймається керівником підприємства самостійно.
За результатами перевірки в разі виявлення порушень вимог законодавства складається акт. За результатами планової перевірки складається акт за уніфікованою формою згідно з формою, встановною у цьому Порядку. За результатами позапланової перевірки складається акт, який містить відомості, передбачені частиною 6 статті 7 Закону України "Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності" (а саме: дату складення акта; тип заходу (плановий або позаплановий); вид заходу (перевірка, ревізія, обстеження, огляд тощо); предмет державного нагляду (контролю); найменування органу державного нагляду (контролю), а також посаду, прізвище, ім'я та по батькові посадової особи, яка здійснила захід; найменування юридичної особи або прізвище, ім'я та по батькові фізичної особи - підприємця, щодо діяльності яких здійснювався захід. Посадова особа органу державного нагляду (контролю) зазначає в акті стан виконання вимог законодавства суб'єктом господарювання, а в разі невиконання - детальний опис виявленого порушення з посиланням на відповідну вимогу законодавства).
У разі відсутності порушень складається довідка.
Акт - документ, який стверджує факт проведення перевірки з питань дотримання чинного законодавства платниками страхових внесків на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування. Акт повинен містити систематизований виклад виявлених під час перевірки фактів порушень норм законодавства щодо нарахування та сплати страхових внесків та інших платежів, а також щодо формування та надання відомостей про застрахованих осіб, детальний опис виявлених порушень з посиланням на відповідну вимогу законодавства, а також невиконання платником законних вимог посадових осіб органів Пенсійного фонду України, які проводили перевірку. За результатами перевірки в акті викладаються всі суттєві обставини, які мають відношення до фактів виявлених порушень законодавства. Факти виявлених порушень законодавства викладаються в акті чітко, об'єктивно та повною мірою, з посиланням на первинні або інші документи, які зафіксовані в бухгалтерському обліку, що підтверджують наявність зазначених фактів.
Акт повинен бути складений на паперовому носії державною мовою і мати наскрізну нумерацію сторінок. Титульний аркуш акта друкується на бланку органу Пенсійного фонду України. Один примірник акта вручається платнику, другий - залишається в органі Пенсійного фонду України. В акті, інформативних додатках та інших матеріалах не допускаються різного роду виправлення цифрових показників, дат та інших даних.
Акт складається у двох примірниках та підписується в останній день перевірки посадовими особами органу Пенсійного фонду України, які здійснювали перевірку, та керівником і головним бухгалтером платника, а за їх відсутності - особами, що їх замінюють, фізичною особою - суб'єктом підприємницької діяльності або уповноваженою ними особою.
За наявності зауважень з боку платника його керівник і головний бухгалтер (фізична особа) підписують акт із зауваженнями, що подаються до органу Пенсійного фонду України у письмовій формі. Водночас в акті посадова особа платника або фізична особа - суб'єкт підприємницької діяльності робить відповідну відмітку. Зауваження платника щодо здійснення перевірки є невід'ємною частиною акта органу Пенсійного фонду України.
Акт разом з поясненнями платника (за наявності) обов'язково розглядається та візується начальником (його заступником) управління Пенсійного фонду України в районі, місті або районі в місті. У разі недодержання вимог цього Порядку щодо складання акта керівник органу Пенсійного фонду України зобов'язаний вжити заходів щодо усунення цих недоліків. У разі наявності в акті порушень, за які законодавством передбачено відповідальність платників страхових внесків, начальник (його заступник) управління Пенсійного фонду України в районі, місті або районі в місті приймає рішення про застосування фінансових санкцій в порядку, установленому Інструкцією про порядок обчислення і сплати страхувальниками та застрахованими особами внесків на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування до Пенсійного фонду України, яка затверджена постановою правління Пенсійного фонду України від 19.12.2003 N 21-1, зареєстрована в Міністерстві юстиції України 16.01.2004 за N 64/8663.
Акт в день його підписання реєструється у спеціальному журналі реєстрації актів. При цьому в акті на першому аркуші зазначаються дата реєстрації акта та номер акта, який відповідає порядковому номеру в журналі реєстрації перевірок.
Після підписання акта платником (посадовими особами) та його реєстрації (у той самий день) один його примірник (з відповідними додатками) вручається керівнику (фізичній особі - суб'єкту підприємницької діяльності) або вповноваженій особі платника, про що на останній сторінці акта робиться відповідна відмітка за підписом особи, яка одержала акт, із зазначенням його посади, прізвища та ініціалів, а також дати одержання акта.
У разі відмови платника (посадової особи) від підписання акта посадовими особами органу Пенсійного фонду вноситься до такого акта відповідний запис. Не пізніше наступного робочого дня один примірник акта надсилається платнику поштою з повідомленням про вручення. До примірника акта, що зберігається в органі Пенсійного фонду України, додаються документи, що підтверджують факт поштового відправлення та вручення акта адресату.
Якщо орган Пенсійного фонду або підприємство поштового зв'язку не може вручити платнику один примірник акта у зв'язку з відсутністю посадових осіб за місцезнаходженням платника, їх відмовою прийняти акт, то в день надходження до органу Пенсійного фонду такої інформації працівник, що здійснював перевірку, оформляє відповідний акт, у якому вказує причину, яка призвела до неможливості вручення акта перевірки. Такий акт реєструється у спеціальному журналі та долучається до акта перевірки.
За наявності в акті перевірки донарахованих сум страхових внесків платнику протягом п'яти робочих днів з дня завершення перевірки надається (надсилається) розпорядчий документ про усунення порушень. Розпорядчим документом є вимога встановленої форми. За наявності в акті факту виявлення порушень щодо достовірності формування відомостей про застраховану особу надається (надсилається) розпорядження про усунення порушень у визначені строки, виявлених під час здійснення перевірки.
Розпорядження складається у двох примірниках: один примірник не пізніше п'яти робочих днів з дня складення акта надається платнику, а другий примірник з підписом платника щодо погоджених термінів усунення порушень вимог законодавства залишається в органі Пенсійного фонду.
Інструкція для директора при перевірках ПФУ

Отримавши від секретаря інформацію про факт прибуття посадових осіб територіальних органів ПФУ, не приймати миттєвого рішення про їх допущення на підприємство.

Витримати декілька хвилин та налаштуватися на бесіду.

Дати вказівку охороннику супроводити перевіряючих до кімнати переговорів (інше приміщення, в якому немає документів), та наказати передати аркуш паперу з переписаними даними їх службових посвідчень.

Помістити документи в сейф (шафу, що замикається).

Ключ від сейфа (шафи, що замикається) покласти в кишеню одягу (особисті речі).

Витримати паузу.

Іти на переговори разом з юристом підприємства.

Попросити у перевіряючих пред'явити службові посвідчення та порівняти їх дані з тими, які були надані службою охорони.

Попросити пред'явити посвідчення на перевірку (якщо вони були пред'явлені співробітнику служби безпеки при допущенні перевіряючих на територію підприємства) та порівняти їх дані з тими, які були надані службою охорони.

З'ясувати П. І. Б., посаду, звання безпосереднього начальника та його службовий телефон.

З'ясувати мотив для візиту (фактичні підстави).

Зателефонувати безпосередньому начальнику перевіряючих та з'ясувати, чи дійсно ці працівники уповноважені на проведення перевірки підприємства.

Спробувати перевести взаємостосунки з перевіряючими у письмову форму (при витребуванні документів вимагати письмовий запит тощо).

Не надавати запитувані документи або інформацію негайно. Взяти час для підготовки відповіді або мотивованої відмови від такого надання.

При витребуванні для ознайомлення будь-яких документів самостійно визначити: чи пов'язані вони зі сплатою внесків або збором на пенсійне страхування (примірний перелік таких документів приведено в підрозділі "Хід перевірки органами ПФУ"), та у випадку виникнення сумнівів в цьому попросити перевіряючих роз'яснити, чому запитувані документи стосуються сплати внесків або збору на пенсійне страхування, у разі відмови в наданні подібних пояснень - детально зафіксувати цей факт у зауваженнях до акта перевірки, який складається по її закінченні (перевіряючі мають право піддавати перевірці тільки ті документи, які пов'язані зі сплатою страхових внесків або збором на пенсійне страхування).

У разі вилучення документів вимагати від перевіряючих письмово підтвердити, на підставі чого документи, що вилучаються, свідчать про заниження бази нарахування страхових внесків на пенсійне страхування (інших документів перевіряючі вилучати не мають права).
Право вимоги пред'явлення такого письмового пояснення законодавчо не врегульоване, однак дасть зрозуміти перевіряючим, що будь-які документи вони з підприємства забрати не зможуть. У будь-якому випадку необхідно зробити запис у зауваженнях до акта перевірки приблизно такого змісту: "У ході перевірки посадовими особами територіального органу ПФУ було вилучено такі документи: ________________. Від обґрунтування, яким чином вилучені документи свідчать про заниження бази нарахування страхових внесків на пенсійне страхування, посадові особи територіального органу ПФУ відмовилися. Вважаю, що документи вилучені безпідставно".
Аналогічний алгоритм дій повинен бути і при перевірках фонду соціального страхування, перевірки якого здійснюються на підставі Інструкції про порядок проведення ревізій та перевірок по коштах Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, затвердженою постановою правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 19 вересня 2001 р. N 38 та Порядку здійснення контролю за правильністю нарахування, своєчасністю і повнотою сплати страхувальниками страхових внесків на загальнообов'язкове державне соціальне страхування від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності, інших платежів до Фонду та цільовим використанням коштів, затвердженого постановою правління Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України від 17 жовтня 2003 р. N 68.