Розраховуємо «відпускні»: невеличкий майстер-клас для кадровика

Напевно хтось із кадровиків одразу подумає, що у заголовок цієї статті вкралася друкарська помилка.

Адже усім давно відомо, що «відпускні» розраховує тільки бухгалтер, і ніхто інший! Однак, не варто поспішати з висновками. Може статися так, що у штаті підприємства працюватиме лише один бухгалтер, і з якихось причин його не буде на роботі декілька днів. При цьому тим, хто йде у щорічну відпустку, «відпускні» потрібно нарахувати та виплатити завчасно. Тому, якщо підготовку наказу про надання відпустки, як правило, здійснює кадровик, то, за наявності необхідних знань, він також зможе зробити і розрахунок «відпускних» у разі, коли бухгалтер довгий час відсутній. Отже, якщо на вашому підприємстві склалась така чи схожа ситуація, ця стаття — саме для вас. Якщо ж усе вищезазначене комусь здається нереальним, і навіть абсурдним, все одно не буде зайвим дочитати її до кінця. По-перше, додаткові професійні знання ще нікому не завадили, а по-друге, іноді вони виявляються корисними для підвищення власної професійної самооцінки. Крім того, мабуть кожному кадровику буде цікавим відчути себе ще і трішечки бухгалтером, а відтак — справжнім профі й майстром своєї справи. 

Загальні правила

Загальні правила розрахунку «відпускних» для оплати днів щорічної відпустки визначеніПорядком обчислення середньої заробітноїплати, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 8 лютого 1995 р. № 100 (далі— Порядок № 100).

Алгоритм розрахунку «відпускних» включає шість основних кроків, а саме:

Крок 1.Визначення розрахункового періоду.

Крок 2.Визначення загальноїкількості календарних днів у розрахунковому періоді.

Крок 3.Визначення сумарного заробітку за розрахунковий період.

Крок 4.Проведення коригування заробітної плати, що враховується під час обчислення середнього заробітку.

Крок 5.Розрахунок середньоденної заробітної плати.

Крок 6.Розрахунок суми «відпускних».

Розглянемо більш детально основні законодавчі правила та положення, які потрібно обов’язково знати, щоб правильно здійснити кожний із вказаних кроків. 

1. Визначення розрахункового періоду.

Для оплати днів основної щорічної відпустки найчастіше застосовується розрахунковий період тривалістю 12 календарних місяців.

Відлік 12-місячного розрахункового періоду починається з місяця, що передує місяцю надання відпустки або виплати компенсації за невикористані відпустки (абз. 1 п. 2 Порядку № 100).

Згідно з абз. 4 п. 3 Порядку № 100 у 12-місячний розрахунковий період враховується час:

• оплачуваних відпусток (щорічної, додаткової відпустки «на дітей», «навчальної» тощо);
• відрядження;
• відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
• відсторонення від роботи у випадках, зазначених у ст. 46 Кодексу законів про працю України (далі— КЗпП): у разі появи на роботі в нетверезому стані, у стані наркотичного або токсичного сп’яніння, відмови або ухилення від обов’язкових медичних оглядів, навчання, інструктажу та перевірки знань з охорони праці та протипожежної безпеки;
• вимушеного прогулу (через незаконне звільнення);
• виконання державних і громадських обов’язків;
• мобілізації (час військової служби в особливий період);
• простою з вини працівника;
• прогулу;
• роботи в режимі неповного робочого дня;
• тимчасової непрацездатності.

Відповідно до абз. 5 п. 2 Порядку № 100 до 12-місячного розрахункового періоду не включається час, протягом якого працівник згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково:

• відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трьох (шести) років;
• відпустки без збереження заробітної плати (відповідно до ст. 25 та ст. 26 Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 р. № 504/96-ВР,далі— Закон № 504;
• простою не з вини працівника;
• роботи в режимі неповного робочого тижня.

Розрахунковий період також може бути і менше 12 календарних місяців, тобто неповним.

Якщо працівник пропрацював на підприємстві, в установі, організації  менше року, то середня зарплата для оплати відпустки або компенсації за невикористану відпустку обчислюється, виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з 1-го числа місяця після оформлення на роботу до 1-го числа місяця, в якому надається відпустка або виплачується компенсація за невикористану відпустку (абз. 2 п. 2 Порядку № 100).

Якщо працівником не відпрацьовано календарний місяць з 1-го до 1-го числа, то відпустка або компенсація за невикористану відпустку обчислюється з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового окладу (п. 4 Порядку № 100). У такому випадку середньоденна заробітна плата розраховується як результат множення суми окладу на 12 місяців і ділення отриманого результату на 354 (365) календарних днів.

Якщо перший день роботи працівника був першим робочим днем у відповідному місяці для всіх, то цеймісяць також буде враховуватись при обчисленні середньої заробітної плати для працівника, який пропрацював на підприємстві менше року (лист Міністерства соціальної політики України «Про розрахунок виплат» від 6 листопада 2014 р. № 493/18/99-14).

Крім того, враховуючи норми Порядку № 100, Міністерство соціальної політики України також зазначає, що розрахунковий період для обчислення середньої заробітної плати за час відпусток залежить не від місяця видання наказу та кількості цих наказів, а від того, у якому саме календарному місяці згідно з наказом працівникові надається відпустка (лист «Щодо розрахунку середньої зарплати для оплати періоду щорічної та інших видів відпусток» від 19 червня 2017 р. № 1692/0/101-17). Це слід брати до уваги у тому випадку, коли початок відпустки працівника припадає на перші дні календарного місяця, проте сам наказ про надання відпустки, як і розрахунок суми «відпускних», потрібно провести напередодні, наприклад, в останній робочий день попереднього календарного місяця. 

2. Визначення загальної кількості календарних днів у розрахунковому періоді.

Для цього потрібно:

1. підсумувати усі календарні дні, що входять у розрахунковий період;
2. відняти усі святкові та неробочі дні, визначені у ст. 73 КЗпП (абз. 2 п. 7 Порядку № 100);
3. відняти усі дні, протягом яких працівник відповідно до законодавства або через інші поважні причини не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково (абз. 5 п. 2 Порядку № 100). 

3. Визначення сумарного заробітку за розрахунковий період.

До загальної суми заробітку для обчислення середньої заробітної плати включаються тільки виплати, що перелічені в абз. 1 п. 3 Порядку № 100, а саме: основна і додаткова зарплати, виробничі премії, одноразові винагороди за підсумками річної роботи та за вислугу років тощо.

Виробничі премії за місяць, за квартал, за півріччя включаються в розрахунок середнього заробітку того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату (абз. 1 п. 3 Порядку № 100).

Також окрім зазначених вище виплат, до фактичного заробітку включаються виплати за час, протягом якого працівнику зберігається середній заробіток (за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов’язків, службового відрядження тощо), та допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю (абз. 4 п. 3 Порядку № 100).

Усі виплати включаються в розрахунок середньої заробітної плати у тому розмірі, в якому вони нараховані, без виключення сум відрахування на податки, стягнення аліментів тощо за винятком відрахувань із заробітної плати осіб, засуджених за вироком суду до виправних робіт без позбавлення волі (абз. 3 п. 3 Порядку № 100).

Виплати, які не враховуються під час обчислення середньої зарплати для оплати часу відпусток, визначені в абз. 1 та абз. 2 п. 4 Порядку № 100. До них, насамперед, належать різні види одноразових виплат, наприклад, компенсація за невикористану відпустку, вихідна допомога при звільненні тощо.

В інших випадках, коли нарахування проводяться виходячи із середньої заробітної плати, а працівник не мав заробітку не зі своєї вини, розрахунки проводяться виходячи з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу (абз. 3 п. 4 Порядку № 100). 

4. Проведення коригування заробітної плати, що враховується під час обчислення середнього заробітку.

У випадках підвищення на підприємстві тарифних ставок і посадових окладів відповідно до актів законодавства, а також за рішеннями, передбаченими в колективних договорах (угодах), як у розрахунковому періоді, так і в періоді, протягом якого за працівником зберігається середній заробіток, заробітна плата, включаючи премії та інші виплати, що враховуються при обчисленні середньої заробітної плати, за проміжок часу до підвищення коригуються на коефіцієнт їх підвищення (абз. 1 п. 10 Порядку № 100).

Коефіцієнт підвищення (коригування) розраховується шляхом ділення посадового окладу працівника, який був йому встановлений після підвищення, на посадовий оклад, який був йому встановлений до підвищення.

Тоді, виходячи з відкоригованої таким чином заробітної плати у розрахунковому періоді, визначається середньоденний (годинний) заробіток, (абз. 2 п. 10 Порядку № 100).

На госпрозрахункових підприємствах і в організаціях коригування заробітної плати та інших виплат провадиться з урахуванням їх фінансових можливостей. Це означає, що значення коефіцієнту підвищення (коригування) може бути меншим ніж виходить за розрахунком.

За не застосування коефіцієнту підвищення (коригування) заробітної плати законодавством встановлена відповідальність у вигляді штрафу, а саме:

• відповідно до ст. 265 КЗпП за недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці — на юридичних та фізичних осіб – підприємців, які використовують найману працю, накладається штраф у 10-кратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення такого порушення, за кожного працівника, щодо якого це порушення вчинене (з 01.01.2019 р. — це 41 730 грн);
• відповідно до ч. 1 ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення за виплату заробітної плати не в повному обсязі — на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та громадян – суб’єктів підприємницької діяльності накладається штраф у розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (наразы це сума від 510 до 1 700 грн).

З цього приводу також надало своє роз’яснення і Міністерство соціальної політики України (лист «Щодо відповідальності за не проведення коригування середньої заробітної плати» від 16 серпня 2016 р. № 1143/13/84-16). 

5. Розрахунок середньоденної заробітної плати.

Для цього потрібно сумарний заробіток працівника за останні перед наданням відпустки 12 календарних місяців або за менший фактично відпрацьований період поділити на відповідну кількість календарних днів року чи меншого відпрацьованого періоду (за винятком святкових і неробочих днів, встановлених законодавством, і періодів, коли заробіток не зберігався або зберігався частково) (абз. 1 п. 7 Порядку № 100).

6. Розрахунок суми «відпускних».

Для цього потрібно середньоденну заробітну плату помножити на число календарних днів щорічної відпустки. 

Практика здійснення розрахунків

Як вищезгадані законодавчі норми застосовуються на практиці, детально розглянемо на умовних прикладах, що наведені нижче.

Спочатку проведемо розрахунки за 12-місячного розрахункового періоду, а потім — за неповного, який менше 12 календарних місяців. При цьому поставлену задачу будемо поступово ускладнювати.

Почнемо з найпростішої ситуації, коли перед настанням щорічної відпустки працівник повністю відпрацював усі робочі дні розрахункового періоду.

Приклад 1.

Припустимо, що працівника прийнято до госпрозрахункового підприємства за основним місцем роботи 16.01.2017 р. із посадовим окладом відповідно до штатного розпису — 7000 грн (премій, доплат та надбавок немає). Із 12.08.2019 р. йому надається основна щорічна відпустка тривалістю 24 календарні дні. 

Як правильно розрахувати вказаному працівникові суму «відпускних»?

Алгоритм розрахунку суми «відпускних» буде наступний:

1. Визначаємо розрахунковий період.

Оскільки у даному випадку працівник відпрацював на підприємстві більше одного року, то розрахунковим періодом будуть 12 календарних місяців, а саме:із 1серпня 2018 р. по 31 липня 2019 р..

2. Визначаємо кількість календарних днів у розрахунковому періоді:

365 к. дн. – 11 к. днів (свят. та нероб.) = 354 к. дн.

3. Визначаємо загальну суму заробітку працівника у розрахунковому періоді:

7000,00 грн × 12 к. міс. = 84 000,00 грн.

4. Визначаємо розмір середньоденної заробітної плати:

84 000,00 грн ÷ 354 к. дн. = 237,29 грн.

5. Визначаємо розмір «відпускних»:

237,29 грн. × 24 к. дн. = 5694,96 грн.

Тепер ускладнимо задачу і проведемо розрахунок «відпускних» у ситуації, за якої працівником у розрахунковому періоді відпрацьовані не всі дні.

Приклад 2.

Припустимо, що працівник прийнятий до госпрозрахункового підприємства за основним місцем роботи 15.01.2018 р. з посадовим окладом 8 500 грн. У щорічну відпустку він йде з 03.09.2019 р. на 24 календарні дні. При цьому, у жовтні 2018 року працівник 3 календарні дні перебував у відпустці без збереження зарплати, (з 10.10.2018 р. по 12.10.2018 р.). З 01.11.2018 р. по 16.11.2018 р. (16 к. дн.) — на підприємстві був простій не з вини працівника. Крім того, з 04.03.2019 р. по 07.03.2019 року (4 к. дн.) — працівник хворів.

Як правильно визначити дні розрахункового періоду та розрахувати середній заробіток для обчислення суми «відпускних» ?

1. Визначаємо розрахунковий період.

У даному випадку розрахунковим періодом будуть 12 календарних місяців, а саме:із 1вересня 2018 р. по 31 серпня 2019 р..

2. Визначаємо кількість календарних днів у розрахунковому періоді:

365 к. дн. – 11 к. дн. (свят. та нероб.) – 3 к. дн. (відп. без збереж. зарпл.) – 16 к. дн. (простій не з вини прац.) = 335 к. дн..

3. Визначаємо розмір середньоденної заробітної плати.

Припустимо, що загальна сума нарахованої працівнику в розрахунковому періоді зарплати, з урахуванням «лікарняних» та за винятком часу відпустки без збереження зарплати та простою підприємства, склала 97 350,00 грн. То, в такому разі, середньоденна зарплата становитиме:

97 350,00 грн ÷ 335 к. дн. = 290,60 грн.

4. Визначаємо розмір «відпускних»:

290,60грн × 24 к. дн. = 6974,40 грн.

Знову ускладнимо задачу і проведемо розрахунок «відпускних» в ситуації, коли у розрахунковому періоді усім працівникам підприємства підвищувались посадові оклади.

Приклад 3.

Припустимо, що працівника прийнято на постійну роботу до госпрозрахункового підприємства 04.12.2017 року із посадовим окладом відповідно до штатного розпису — 7500,00 грн (премій, доплат та надбавок немає). З 01 січня 2019 року усім працівникам підприємства на 20% підвищено посадові оклади. Тому, після підвищення розмір посадового окладу вказаного працівника склав 9000,00 грн. З 01.08.2019 року він йде у щорічну відпустку на 24 календарних дні.

Як в цьому випадку правильно розрахувати суму «відпускних» ?

1. Визначаємо розрахунковий період.

В даному випадку працівник також відпрацював на підприємстві більше одного року, тому розрахунковим періодом будуть 12 календарних місяців, а саме:із 1серпня 2018 року по 31 липня 2019 року.

2 . Визначаємо кількість календарних днів у розрахунковому періоді:

365 к. дн. – 11 к. днів (свят. та нероб.) = 354 к. дн.

3. Визначаємо коефіцієнт підвищення (коригування):

Суму посадового окладу працівника після підвищення ділимо на суму посадового окладу, яка була йому встановлена до підвищення: 

9000,00 грн ÷ 7500,00 грн = 1,20

4. Визначаємо відкориговану на коефіцієнт підвищення заробітну плату:

((7500,00 грн × коефіц. 1,20) × 5 к. міс. до підвищ.) + (9000,00 грн ×             × 7 к. міс. після підвищ.) = 45 000,00 грн + 63 000, грн = 108 000,00 грн

5. Визначаємо розмір середньоденної заробітної плати:  

108 000,00 грн ÷ 354 к. дн. = 305,08 грн.

6. Визначаємо розмір «відпускних»:

305,08 грн × 24 к. дн. = 7321,92 грн.

Ще більше ускладнимо задачу і проведемо розрахунок «відпускних» в ситуації, коли працівникові надається щорічна відпустка до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи на підприємстві, і при цьому розрахунковий період є неповним.

Приклад 4.

Припустимо, що працівника прийнято до госпрозрахункового підприємства за основним місцем роботи 01.04.2019 року. Його посадовий оклад за штатним розписом становить 9000,00 грн. (премій, доплат та надбавок немає). Відповідно до колдоговору працівникам підприємства встановлена загальна тривалість щорічної відпустки – 24 календарних дні. У щорічну відпустку працівник йде із 01.08.2019 року. 

Як правильно розрахувати вказаному працівникові кількість днів щорічної відпустки та суму «відпускних»?

Необхідно зазначити, що у відповідності з ч. 5 ст. 10 Закону № 504 у перший рік роботи на підприємстві право працівника, зокрема, на основну щорічну відпустку повної тривалості настає тільки після закінчення шести місяців безперервної роботи на цьому ж підприємстві.

А у разі надання працівникові зазначених щорічних відпусток до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи, їх тривалість визначається пропорційно до відпрацьованого часу (ч. 2 ст. 79 КЗпП, ч. 6 ст. 10 Закону № 504).

Оскільки у даному випадку працівник фактично відпрацював на підприємстві лише чотири, а не шість місяців, то перш ніж розраховувати йому суму «відпускних», потрібно спочатку правильно визначити кількість днів основної щорічної відпустки, на які він має право.

Для цього із загальної кількості календарних днів у фактично відпрацьованому періоді (з 01.04.2019 р. по 31.07.2019 р.) потрібно виключити святкові та неробочі дні, передбачені ст.73 КЗпП:

(30 к. дн. квітня - 1 св. дн.) + (31 к. дн. травня - 2 св. дн.) + (30 к. дн. червня - 2 св. дн.) + 31к.дн. липня = 117 к. дн.   

Тепер розраховуємо тривалість щорічної відпустки пропорційно до  відпрацьованого часу:

(24 к. дн.÷(365 к. дн. - 11 св. дн. ))×117 к. дн. = 7,93 к. дн. =8 к. дн.

Отже, в ситуації, що розглядається, працівник може отримати основну щорічну відпустку тривалістю лише 8 календарних днів.

Тепер здійснюємо розрахунок працівникові суми «відпускних» наступним чином:

1. Визначаємо розрахунковий період за фактичний час роботи:

із 1квітня 2019 р. по 31 липня 2019 р..

2. Визначаємо кількість календарних днів у розрахунковому періоді:

122 к. дн. – 5 к. днів (свят. та нероб.) = 117 к. дн.

3. Визначаємо загальну суму заробітку працівника у розрахунковому періоді:

9000,00 грн × 4 к. міс. = 36 000,00 грн. 

4. Визначаємо розмір середньоденної заробітної плати працівника:  

36 000,00 грн ÷117 к. дн. = 307,69 грн.

5. Визначаємо розмір «відпускних»:

307,69 грн. × 8 к. дн. = 2461,52 грн.

І наостанок максимально ускладнимо нашу задачу та проведемо розрахунок «відпускних» в ситуації, коли розрахунковий період становить менше 12 календарних місяців і у зазначеному періоді працівникові нарахована та виплачена премія за підсумками роботи за півріччя.  

Приклад 5.

Припустимо, що працівника прийнято на постійну роботу до госпрозрахункового підприємства 18.01.2019 р. із посадовим окладом відповідно до штатного розпису — 9600,00 грн (доплат та надбавок немає). З 01.08.2019 р. він йде у щорічну відпустку на 12 календарних днів. У червні 2019 року працівникові нарахована премія за підсумками роботи за І півріччя 2019 року в розмірі 4800,00 грн. (50% від посадового окладу).

Як правильно розрахувати суму «відпускних» ?

1. Визначаємо розрахунковий період за фактичний час роботи:

із 01лютого 2019 року по 31 липня 2019 року

2. Визначаємо кількість календарних днів у розрахунковому періоді:

181 к. дн. – 6 к. днів (свят. та нероб.) = 175 к. дн.

3. Визначаємо розмір середньоденної заробітної плати.  

Припустимо, що загальна сума нарахованої працівнику зарплати в розрахунковому періоді становить 62 500,00 грн. Тоді, з урахуванням премії, середньоденна зарплата становитиме:

(62 500,00 грн + 4800,00 грн) ÷ 175 к. дн. = 384,57 грн.

4. Визначаємо розмір «відпускних»:

384,57грн × 12 к. дн. = 4614,84 грн. 

Післямова

На завершення слід додати, що на підприємствах трапляється дуже багато різних, а також непередбачуваних ситуацій, за яких працівникам потрібно виплачувати «відпускні». При цьому кожна з них, як правило, має свої особливості, які обов’язково слід брати до уваги при їх розрахунку. І щоб правильно це зробити, потрібно спочатку «гризти граніт» законодавчої теорії, а потім старатися грамотно «ув’язати» її з практикою.

Тому, для економії кадровикам робочого часу та «нервів», в даному «майстер-класі» наведено лише приклади розрахунків «відпускних», які здійснюються в найбільш поширених випадках. Можливо, що комусь цього буде замало, щоб почуватися повністю «підкованим» у зазначених питаннях. Проте, у разі необхідності їх, безперечно, виявиться достатнім для того, щоб навіть простий кадровик зміг без зусиль розрахувати «відпускні» завчасно та без помилок. 

Ольга ГЛИНЯНА,

науковий редактор журналу «Заробітна плата»

Джерело : Консультант Кадровика