Нужен ли Excel бизнесу?

Про Excel слышали все, а умеют им пользоваться лишь единицы. Это очень популярный и многофункциональный инструмент пакета Office, который зачастую может быть просто необходимым. Кому он нужен больше других — читайте в статье.

Зачем именно Excel нужен бизнесу? Специализированные учетные программы, позволяющие не только хранить, но и обрабатывать данные, делая на основании этого отчеты и анализ, давно уже не новшество. Как и то, что их внедрение и поддержка — ­весьма затратные статьи расходов, исчисляющиеся десятками и сотнями тысяч гривен. К тому же от предпринимателей требуется четкое понимание того, что, когда и почему нужно ­внедрять, — это основа технического задания, которое должен получить консалтинг для достижения успешного результата. Но все течет, все меняется — за каких-нибудь полгода задачи вашего бизнеса могут существенно измениться, и вам придется снова заказывать разработку технических параметров, а это стоит дополнительных денег.

В этом смысле Excel — экономически ­выгодная альтернатива. Существует форма заказов на предприятиях — у вас, ваших поставщиков, клиентов — некая общая программа. Чаще всего в отечественных компаниях используется версия Office Professional Plus, облегчающая создание, представление, обсуждение и ­публикацию профессионально оформленных ­документов. Это современный интерфейс, ­функции, экономящие время персонала, встроенные средства для совместной работы. Документы сберегаются в облачном хранилище OneDrive, и открыть их можно отовсюду.

Excel дает бизнесу еще и определенную гибкость: если сотрудники добросовестно работают в этом формате, то любая информация, хранящаяся в вашей системе, может быть обработана под различные задачи. Другими словами, миллионы разрозненных строк данных превращены в ценные сведения, а это помогает принимать бизнес-решения.

Кто может пользоваться новыми возможностями программы Excel и кому полезно овладевать ее азами в первую очередь?

 Маркетологу  Маркетологи-аналитики изучают конкурентов и динамику продаж, маркетологи-креативщики на основании анали­тики создают концепцию дальнейшего продвижения. Чтобы сотрудник смог предложить адекватные и эффективные промо­активности, ему необходимо проанализировать результаты предыдущих акций: продажи в этот период, механику прироста, анализ инвестиций и т. д.

 Продавцу  Чтобы прицельно работать с потребителями, ему нужна четкая картина того, по каким клиентам продажи проседали, а по каким — росли.

 Логисту, закупщику  Правильный с экономической точки зрения заказ можно сделать только на основании анализа динамики продаж за последний квартал, сконцентрировав внимание на сезонных провалах и взлетах.

 Руководителю  Топ-менеджер любого подразделения — самый главный потребитель такого инструмента Excel, как «Сводная таблица»: он помогает ответить на один из важнейших вопросов об эффективности своего направления и бизнеса в целом. Не говоря уже о ряде мелких, например, в каком месяце и на что установить наибольшие цены, получив при этом максимальную прибыль, а не затоваренность на складе.

С помощью Excel все эти специалисты потратят на свою работу 20% рабочего времени, а не 80%, как было бы в случае обработки данных вручную.

По последней версии

Компания Microsoft обновляет свои продукты раз в три года. Например, Excel модифицировался в 2007, 2010 и 2013 годах, а последняя его версия была подарена миру в 2016-м. Все эти «фишки» повышают эффективность работы и дают новые элементы визуализации.

В версии 2013 года появились спарклайны — ячейки с мини-диаграммами, которые позволяют создать независимый ряд данных и получить наглядные выводы. Программа делит всю информацию на два типа (отрицательную и положительную) и отображает ее в виде верхнего и нижнего блока. В Exсel-2016 этот инструмент был усовершенствован и появились новые типы диаграмм (в частности, каскадные).

Последняя версия открывает новые возможности для прогнозирования. Это отличный инструмент, когда необходимо оценить затраты следующего года или предсказать результаты введения в ассортимент новых позиций. Для этого используется автоматическая генерация будущих значений, которые будут базироваться опять же на существующих данных.

На смену линейному прогнозированию Forecast пришел метод на основе экспоненциального сглаживания — оптимальный вариант прогноза, когда продажи собраны только за несколько периодов (месяцев, дней, недель, кварталов) и еще непонятно, наметилась тенденция роста или падения.

Пусть меня научат!

Специалисты утверждают, что научиться работать с Excel может каждый. Конечно, хорошо, когда на рабочем месте есть наставник, который поделится своими знаниями и опытом. Если же нет, придется овладевать навыками с нуля у профессионалов на тренинге. Никаких математических способ­ностей при этом от вас не потребуется. Процесс обучения должен строиться на логическом подходе и понимании последовательности работы с данными.

Затем нужно научиться эту информацию готовить и запускать процесс ее анализа. Срезы и разрезы можно получить одним-двумя кликами или движениями мышки.

И, наконец, наступает этап составления прогноза и оптимизационных задач (например, оптимизации прибыли, сокращения убытков).

Отчет закончен. Теперь ваша задача — обеспе­чить доступ к нему нужным людям. Оперативно поделиться своими трудами с рабочей группой или партнерами вы можете через Power BI.

Более подробно узнать о всех возможностях Excel можно на наших курсах.

Курс "MS Excel: бизнес-анализ и прогнозирование" - самый длинный, содержательный и системный курс Excel, о котором Вы когда-либо слышали:

27+ часов практических занятий с тренером (4-5 недель)

180+ кейсов и задач,

12 домашних заданий, 

курсовой проект,

6 месяцев поддержки, в т.ч. по собственным проектам,

пожизненный доступ к видеозаписям занятий и файлам,

3 формата обучения на выбор (онлайн, очный, свободный график). 

https://data-b-i.com/courses/excel-daf.html