Как упростить работу с цифрами : 5 инструментов excel

Любой сотрудник компании, работающий в отделе продаж, финансов, маркетинга, логистики, сталкивается с необходимостью работать с данными, анализировать их. Сегодня мы расскажем о том, как можно эффективно работать даже с огромными массивами данных.

Excel — незаменимый помощник для достижения этих целей. Мы импортируем информацию, "подтягиваем" ее, систематизируем. На ее основе строим диаграммы, сводные таблицы, планируем, прогнозируем.

Однако в Excel до недавнего времени было 2 важных ограничения:

•  мы не могли разместить на рабочем листе Excel более миллиона строк (а наши данные о продажах за 2 года занимают, например, 10 млн строк);
•  мы знали, как создать и настроить интерактивные и обновляемые отчеты, но это отнимало много времени.

Единственный инструмент в Excel — сводные таблицы — позволял быстро обрабатывать наши данные.

С другой стороны, есть категория пользователей, которые работают со сложными BI-системами. Это системы бизнес-аналитики (business intelligence), которые дают возможность быстро визуализировать, "крутить" данные и извлекать из них ценную информацию (data mining). Однако внедрение и поддержка таких систем требует значительного участия IT-специалистов и больших финансовых вложений.

Начиная с версии 2010, в Excel добавили инструменты, в названиях которых присутствует слово power: Power Query, Power Pivot и Power View. Они позволили сгладить грань между пользователями Excel и комплексных BI-систем.

Power Query

Чтобы работать с данными, к ним нужно подключиться, отобрать, преобразовать или, другими словами, привести их к нужному виду.

Для этого и необходим Power Query. До версии Excel 2013 включительно этот инструмент был в виде надстройки, которую можно было установить бесплатно с сайта Microsoft.

В версии 2016 это уже встроенный в программу инструментарий, находящийся на вкладке "Данные" (Data) в разделе "Скачать и преобразовать" (Get and Transform).

Перечень источников информации, к которым можно подключаться — огромный: от баз данных (их в последней версии 10) до Facebook и Google таблиц.

Вот некоторые возможности Power Query по подготовке и преобразованию данных:

•  отбор строк и столбцов, создание пользовательских (вычисляемых) столбцов;
•  преобразование данных с помощью числовых, текстовых функций, функций даты и времени;
• транспонирование таблицы, разворачивание по столбцам (Pivot) и наоборот — сворачивание данных, организованных по столбцам, в построчный вид (Unpivot);
• объединение нескольких таблиц: как вниз — одну под другую, так и связывание по общей колонке (единому ключу).

Ну и конечно, после выгрузки подготовленных данных в Excel они будут автоматически обновляться, если в источнике данных появятся новые строки.

Power Pivot

У вас данные находятся в разрозненных источниках? Некоторые таблицы содержат больше 1 млн строк? Вам нужно все это объединить в одну модель данных и анализировать с помощью, например, сводной таблицы Excel? Здесь понадобится Power Pivot — надстройка Excel, которая по умолчанию включена в версии Pro Plus и выше (начиная с версии 2010).

В Power Pivot вы можете добавлять данные из разных источников, связывать таблицы между собой (рисунок 3). Таблицы при этом не обязательно должны находиться на рабочих листах Excel. Вместо этого они по-прежнему будут храниться в файле Excel, но просматривать их можно в окне Power Pivot (рис. 4). Поэтому нет ограничения на количество строк — в вашем файле Excel могут находиться таблицы и в сотни миллионов строк.

Вот некоторые возможности Power Pivot, помимо описанных выше:

•  добавлять вычисляемые столбцы и поля (меры), в том числе основанные на расчетах из нескольких таблиц;
•  создавать и мониторить в сводной таблице ключевые показатели эффективности (KPI);
•  создавать иерархические структуры (например, по географическому признаку — регион, область, город, район).

И обрабатывать все это с помощью сводной таблицы Excel, построенной на модели данных.

Пример. У предприятия в базе данных (или отдельных файлах Excel) в 5 таблицах хранится информация о продажах, клиентах, товаре и его классификации, менеджерах по продажам и закупочных ценах продукции. Необходимо провести анализ по объемам продаж и маржинальности по менеджерам.

С помощью Power Pivot:

•  добавляем все 5 таблиц в модель данных;
• связываем таблицы по общим ключам (столбцам);
•  в таблице "Продажи" создаем вычисляемый столбец "Продажи в закупочных ценах", умножив количество штук из таблицы "Продажи" на закупочную цену из таблицы "Цена закупки";
•  создаем вычисляемое поле (меру) "Маржа";
•  с помощью инструмента "Ключевые показатели эффективности" устанавливаем цель по маржинальности и настраиваем визуализацию — как выполнение цели будет визуализироваться в сводной таблице.

Теперь можно "крутить" эти данные в сводной таблице или в отчете Power View (следующий инструмент) и анализировать маржинальность по товарам, менеджерам, регионам, клиентам.

Power View

Иногда сводная таблица — не лучший вариант визуализации данных. В таком случае можно создавать отчеты Power View. Как и Power Pivot, Power View — это надстройка Excel, которая по умолчанию включена в версии Pro Plus и выше (начиная с версии 2010).

В отличие от сводной таблицы, в отчет Power View можно добавлять диаграммы и другие визуальные объекты. Здесь нет такого количества настроек, как в диаграммах Excel. Но в том то и сила инструмента — мы не тратим время на настройку, а быстро создаем отчет, визуализирующий данные в определенном разрезе.

Вот некоторые возможности Power View:

•  быстро добавлять в отчет таблицы, диаграммы (без необходимости настройки)
• организовывать срезы и фильтры;
•  уходить на разные уровни детализации данных;
•  добавлять карты и располагать на них данные;
•  создавать анимированные диаграммы.

Даже самые внушительные массивы данных можно систематизировать и визуализировать — главное не ограничиваться поверхностными возможностями Excel, а брать из его функций все возможное.

Более подробно о всех возможностях Excel мы рассказываем на наших курсах.

Курс "MS Excel: бизнес-анализ и прогнозирование" - самый длинный, содержательный и системный курс Excel, о котором Вы когда-либо слышали:

27+ часов практических занятий с тренером (4-5 недель)

180+ кейсов и задач,

12 домашних заданий, 

курсовой проект,

6 месяцев поддержки, в т.ч. по собственным проектам,

пожизненный доступ к видеозаписям занятий и файлам,

3 формата обучения на выбор (онлайн, очный, свободный график). 

https://data-b-i.com/courses/excel-daf.html