Як надати річному звіту крила? 5 лайфхаків для менеджерів. Частина 2

Продовжуємо розбиратися в тонкощах річного звіту. Розглянемо 4 та 5 лайфхак

4. Форма слідує за змістом

Підбирайте форму заливки даних залежно від того, на чому Ви хочете зробити акцент. Варіантів і можливостей є велика множина. І ось ціла таблиця вам у поміч. 

От точно чого варто уникати – це класичних таблиць. Недаремно гуру інфографіки Едвард Тафті називає таблиці «в’язницею даних». Усі ці обмеження стовпців та рядків не дають прочитати і так часто велику кількість цифр. Якщо прийняти, що цифри та букви – це теж картинки, то таблиці наче картини, які для розуміння потрібно довго розглядати і зблизька. Тому для публічних презентацій – вони зайвий елемент.

Якщо ж говорити про використання стовпчикових, лінійних та кругових діаграм (як класичних улюбленців менеджерів), то тут теж є певна особливість. 1984 року дослідники сприйняття інформації Уільям Клівленд та Роберт МакГілл доказали, що порівняти розмір куль (площин) нам вдається набагато гірше, аніж довжину. Бульбашкова діаграма гарно підійде, коли вам швидко треба продемонструвати, де найбільші, а де найменші показники. 

5. Як народжуються історії даних

Давайте поглянемо на типовий графік досягнень за рік. Радше породжує хаос думок. Є два лайфкаки, які допоможуть йому говорити. Дизайн плюс сам сторітеллінг. Дизайн має допомогти людям сфокусуватись на головних показниках. Це значить – приберіть все зайве. Відфільтрувати його вам допоможе вправа на пошук історії.

Будь-який графік показників будь-якої команди за рік не є рівною лінією. Є спади та піднесення. Тим, хто не дуже в курсі життя вашого підрозділу в деталях, буде цікаво почути причини появи пікових точок на графіку. Особливо нижніх. А вам потенційно може бути важливо розповісти про пікові точки верхні. І тут починається зароджуватись історія. Ви можете вже вважати себе героями, що врятували компанію від втрат, але ваш героїчний подвиг (як це буває з більшістю марвелівських героїв) відбувся не публічно, і тому вам ще потрібно про нього донести легенду людям.

Історія – це подорож героя (наприклад, вашої команди). І найцікавішою її роблять пригоди, виклики і трансформації. І ваш нерівний графік – чудова основа для неї. 

Хто герой вашої історії і чого він прагнув? (які були задачі на 2018 рік і як вони коригувались протягом року)

Які були виклики і перешкоди? З чим довелось боротись? (падіння на графіку та їх першопричини)

Хто став у помочі? Що (а навіть цікавіше хто і чиї дії) допомогли його зупинити і знову рости? (компанія має знати своїх героїв обличчя)

Які «артефакти» (знання, інструменти, підходи) здобули під час випробувань? Які нові підходи та рішення ви створили і вже успішно використовуєте?

Люди не вчаться на чужих помилках, але надихаються досвідом інших. Що мають пізнати колеги з інших підрозділів та керівництво як рецепт уникнення таких випробувань? 

Досвід та рішення – це ключова основа для наративу успішного менеджера.

Як тільки історія готова, прибирайте зайві дані, залишаючи лише на обраних піках, прибирайте сітку з фону і зайві шкали. І розташуйте кілька нотаток з коротким описом подій. Додайте висновок. І придумайте метафору. Найлегше підібрати з відомих фільмів. Поставте постер з головним меседжем на слайд перед графіком. І от вам інтригуючий початок. 

Така модель дизайну вашої розповіді про рік, який ви прожили, дуже помічна для швидкого огляду ситуації з розумінням контексту та дій в ньому, що допомагає переконувати, будувати довіру і отримувати підтримку планів на майбутнє. 

В одного з моїх клієнтів була історія, коли їм довелось рятувати клієнта за рахунок власного прибутку. І керівник точно чекав злісної критики Правління на цей рахунок. Але ми підготували історію і показали, як той клієнт в кінці року після «реабілітації» повернувся і компенсував своїми замовленнями усі втрати. Візуальну метафору ми взяли з фільму «Врятувати рядового Раяна». Замість очікуваної критики отримали підтримку.