Вы решили перейти на электронный документооборот. Как выбрать оператора ЭДО и какие преимущества Вам это даст?

В данной статье мы разберем переход на электронный документооборот и каких улучшений вы сможете достичь благодаря этому.

В ХХI столетии активная позиция налогового регулятора и быстрый рост крупнейших игроков на различных рынках привели к тому, что всё больше компаний — от фармацевтики до телекома, от операторов связи и IT до энергетики и логистики — переходят на электронный документооборот (ЭДО). Какой сервис ЭДО стоит выбрать?

Интерес компаний к ЭДО понятен и он постоянно возрастает. Совсем недавно появился сервис InStaCo (https://instaco.com.ua), который позволяет значительно сократить денежные и временные затраты на работу с документами и их подписание. Хотели бы обратить внимание именно на этот сервис, так как это единственная платформа в Украине, где есть абсолютно все, что нужно для работы. Электронные документы обладают юридической силой и их можно представлять в суд, а сама процедура безопасна и не допускает утечки данных. Более подробно об особенностях и возможностях ЭДО мы рассказывали в статье «Квалифицированная электронная подпись и что нужно знать о ней?». (https://instaco.com.ua/news/7)   

В каких случаях сервис InStaCoбудет Вам полезен:  

• У вас много контрагентов, которым нужно готовить большое количество документов. С такой проблемой, в частности, сталкиваются логистические компании.
• Вам часто приходится дублировать счета-фактуры, потому что документы теряются.
• Процессы получения и отправки документов в компании непрозрачны для руководства.
• У вас большие затраты на документооборот (включают стоимость формирования документов, печать, отправку, получение, хранение и уничтожение бумаг).

Насколько безопасен переход на ЭДО?

Через оператора ЭДО проходит консолидированная коммерческая информация, поэтому при переходе на ЭДО у компаний возникает ряд вопросов:

• Насколько безопасно работать с электронными документами?
• У кого будет доступ к этим документам?
• Как можно получить к ним доступ в будущем?

Сопутствующая проблема — обладают ли электронные документы юридической силой?

Безопасность и юридическая сила — главные критерии, на которых базируется работа сервиса ЭДО. Сам по себе он предполагает высокую степень безопасности благодаря использованию защищенных каналов связи. В InStaCoданные передаются по зашифрованным каналам связи HTTPS и защищены двухфакторной аутентификацией.

В отличие от обычной электронной почты сервис электронного документооборота не дает третьим лицам доступа к документам. Сервисом ЭДО можно пользоваться с помощью логина, который состоит с Вашего номера телефона и пароля, который каждый раз меняется и приходит Вам на телефон.

InStaCo гарантирует безопасность передачи и хранения данных и это есть важным преимуществом этого сервиса. Государственные АЦСК призналиInStaCoи опубликовали его у себя на официальном сайте.

Многие компании хранят документы еще на протяжен 30 лет даже после расторжения договора, но вInStaCoвсе договора Ваши будут удалены, как только Вы решите прекратить работу с данным сервисом. Абсолютная конфиденциальность обеспечена.

Юридическая сила таких договоров?

InStaCoпозаботилось об этом вопросе и на своем сайте разместило статью, где аргументировано показывает, что юридическая сила электронных документов не уступает обычным.

Это все расписано в статье «Квалифицированная электронная подпись и что нужно знать о ней?». Приведены примеры кейсов и ссылки на закон Украины, которые демонстрируют всю значимость таких документов. Волноваться об этом не стоит, если Вы уже заключили такой договор, то будьте уверенны – он в силе.

Как удобно работать в системе?

Итак, мы убедились в том, что сама по себе система безопасна, техническое решение может быть найдено — пора приступать к работе с электронными документами. Но для этого важно понять, как эффективно систематизировать документы, чтобы можно было удобно и быстро находить нужные и представлять их в контролирующие органы.

В InStaCo каждый документ сопровождается актами, дополнительными договорами, протоколами, что существенно сокращает время на поиски документов. После заключения договора, они все хранятся в вашем личном архиве, откуда можно скачать в любой момент документ.

Визуально документ не отличается от печатной версии. Это важно, например, в случае представления документов в суд при разногласиях с контрагентами. Зашифрованный документ при передаче в суд не смогут рассмотреть, поэтому, когда заключается договор, тоInStaCoгенерирует точно такой же договор, который был на момент заключения, но в неподписанном виде – Вы можете скачать обе версии в любом момент и использовать их в суде.

Простота поиска документов в системе заключается в том, что все документы отсортированы, также существует поиск, с помощью которого Вы можете найти любой документ по названию.

В числе преимуществ InStaCo: комфортный интерфейс, возможность скачать документооборот целиком, фиксация датыподписания и подписантов, проверка действительности КЭП, возможность неограниченного количестваподписей. Также Вы за считанные секунды можете выслать договор Вашему контрагенту на почту, что значительно сократит время на пересылку документа.

Также предусмотрена автоматическое написание цифр словами, расчёт ПДВ и много других удобств, который экономят Ваше время.

В скором времени прям на сервисеInStaCoбудет возможность получить квалифицированную цифровую подпись, Вам не нужно лазить по сайтам и искать что-либо еще, так как все находится под рукой.

У Вас всегда будет возможность создать собственный шаблон договора и пользоваться им. Данные Ваших контрагентов заполняются автоматически, Вам только стоит ввести код ЕГРПОУ и найти своего контрагента в списке. Все данные: адрес, название, местонахождение и тд. подтягиваются автоматически, Вам нужно только ввести данные, которых нету в реестре. Один раз ввел и они сохранились в Вашем кабинете, после чего заполняя договор, эти данные также будут добавятся в договор автоматически.

Для максимального комфорта они создали инструкции для пользователей (https://instaco.com.ua/help/15 ) где все объясняется: как зарегистрироваться, как найти нужный документ, как заполнить его, как выслать контрагенту на проверку, как подписать, как скачать. Самое удивительное то, что по скромным подсчетам на одном договоре Вы экономите несколько часов.

Также есть instagram и youtube (https://www.youtube.com/watch?v=tz56kPEvE4E) аккаунты, где Вы сможете следить за последними событиями InStaCo.

Современные технологии развиваются и пока Ваши конкуренты тратят часы на работу, которую Вы сможете делать за минуты – пользуйтесь и побеждайте.