Методи обліку робочого часу

Кожного дня ми йдемо на роботу, працюємо, але ніколи не замислюємось, що ж таке робочий час та навіщо ж його вимірювати. Одні вважають, що вимірювання робочого часу – забаганка керівництва, інші – що це пуста втрата часу.

Навіщо ж вести облік мого робочого часу, коли я виконую всі поставлені завдання? Таке ставлення випливає з того, що ми не цінуємо свій робочий час та не вважаємо необхідним контролювати витрати часу протягом робочого дня.
В останні роки набуло популярності поняття тайм-менеджменту. З’явилось безліч книжок, тренінгів з цієї теми, які вчать, як управляти власним часом. Звичайно, якщо оптимізувати свій час, то й робота буде виконуватись ефективніше. З іншого боку, це дуже корисно як для нашої роботи, так і для здоров’я.
Але захопившись оптимізацією, часто не розуміємо самого поняття робочого часу.
В статті я хочу зупинитись саме на розкритті поняття робочого часу та методах його обліку. Сподіваюсь, що ця інформація стане Вам в пригоді при оптимізації та управлінні своїм робочим часом.
Поняття робочого часу набагато ширше, ніж ми його розуміємо. Робочий час - це не просто 8-годинний робочий день чи 40-годиннй робочий тиждень.
Отже, якщо говорити офіційною мовою, робочий час – це міра тривалості участі працівника в організованому трудовому процесі, протягом якого він повинен виконувати свої робочі обов'язки.
Робочий час можна поділити на дві складові:

• час роботи
• час перерв

В свою чергу ці складові також діляться на декілька частин.
В складі робочого часу можна виділити чотири етапи:
Основний час – це час, який ми затрачуємо на безпосереднє виконання своїх основних обов’язків. Наприклад, складання звіту, написання тексту тощо.
Допоміжний час – час, коли ми виконуємо дії, які забезпечують нам виконання обов’язків. Наприклад, збір інформації для складання звіту.
Основний та допоміжний час об’єднуються в одну велику групу - оперативний час. Тобто, оперативний час – час, який відведений для безпосереднього виконання свої посадових обов’язків.
Наступний етап робочого часу – це підготовче – заключний. Це час підтримання свого робочого місця в належному стані. Тобто, п’ять хвилин на початку робочого дня та в кінці ми маємо присвятити наведенню ладу на своєму робочому місці, і не обов’язково цим займатися до і після робочого дня. Час на всі ці дії закладений у підготовче – заключному етапі робочого часу.
Останній, четвертий етап робочого часу – час обслуговування робочого місця. Тобто, під цим розуміється постійне повторюване виконання дій для забезпечення робочого місця в належному стані. Наприклад, це може бути сортування документів для подальшої обробки, які надходять до Вас.
Час перерв також можемо поділити на два етапи:
Час технологічних перерв – характеризується тим, що при настанні такої перерви основний процес роботи припиняється або продовжується без участі людини. Наприклад, коли виникає проблема з комп’ютером.
Другим етапом є час організаційних перерв. Це перерви, які обумовлені природними факторами. Наприклад, перерва на обід.
Як бачимо, робочий час є багаторівневою величиною, що й потрібно обов’язково враховувати, коли ми хочемо оптимізувати свій робочий час.
Для того, щоб проконтролювати на що ж ми витрачаємо свій робочий час можна використовувати різні методи обліку робочого часу.
Основними методами обліку робочого часу є фотографія робочого часу, хронометрах, фотохронометраж.
Хронометраж – в перекладі з грецької Chronos – час + Metreo – вимірюю. Метод направлений на вивчення витрат часу на повторювані дії. Хронометраж є доцільним використовувати на великих підприємствах, заводах при машинній або машинно-ручній праці.
Методом фотохронометражу вимірюються витрати робочого часу переважно груп працівників, працюючих на обладнанні. Вимірюються як загальні витрати часу, так і витрати часу на виконання окремої операції. Цим методом також доцільніше користуватись на підприємствах, де в роботі використовується певне обладнання.
Якщо ж ми працюємо в офісі, то для обліку робочого часу найкраще використовувати фотографію робочого часу.
Фотографія робочого часу - метод, при якому вимірюються всі без винятку витрати робочого часу протягом певного періоду. При використанні фотографії робочого часу за мету є складання фактичного балансу витрат часу та виявлення і усунення втрат часу протягом робочого дня.
Фотографію робочого часу може складати, як сам працівник (самофоторгафія), так і спеціально призначена для цього людина.
Фотографія робочого часу для офісного працівника дуже корисна тим, що дозволяє чітко побачити на які саме дії витрачається робочий час. Мабуть багатьом знайома ситуація, коли цілий день напружено працюєш, голова йде обертом, а в кінці дня бачиш, що багато з запланованого не виконав. Тут на допомогу й прийде фотографія робочого часу. Приділяючи півхвилини для позначення дії в таблиці, в кінці дня можемо вже чітко побачити на що пішло найбільш часу. П’ять хвилин на каву, десять – перекур, п'ятнадцять – неважливі телефонні дзвінки, а в кінці дня й набігає вже півтори години. Такі дрібниці ми не тримаємо в голові, тому й дивуємось, чому не встигаємо виконати все вчасно.
Якщо фотографію робочого часу вести протягом певного періоду, можна виділити основні чинники, які забирають найбільше часу, а також проаналізувати час, який витрачається на виконання основних обов’язків.
Після такого аналізу ми зможемо не тільки оптимізувати планування робочого часу, а й зробити свою роботу більш ефективною.
Також за допомогою фотографії робочого часу можна вести облік раціонального використання робочого часу. Такий облік може бути дуже корисним, наприклад, для керівників. Запізнення на роботу, постійні перерви на каву, вирішення особистих питань тощо, всі ці втрати часу можна передбачити за допомогою фотографії робочого часу. Звичайно ж, недоліком може бути те, що такі втрати часу сам працівник може і не фіксувати (керівник буде ж перевіряти), а людину, яка б спостерігала, найняти не завжди можна. В таких випадках можемо виправити ситуацію тільки заохоченням чи мотивацією працівника.
Загалом, фотографія робочого часу корисна, в першу чергу, для самого працівника, для організації його ефективної роботи. З боку керівника, фотографія робочого часу може допомогти йому оптимізувати роботу своїх підлеглих, проаналізувати швидкість виконання однієї операції, можливо, навіть, допомогти в створенні певних умов для мотивації свої працівників.
Отже, для того, щоб зрозуміти, як Ви проводите свій робочий час, наскільки ефективним є його розподіл, що заважає Вам якнайкраще виконувати свої посадові обов’язки, використовуйте фотографію робочого часу.
Форм для обліку робочого часу безліч. Фотографія робочого часу має вигляд таблиці, де Ви прописуєте всі Ваші посадові обов'язки.

В робочій час відмічаємо тільки тривалість операції.
Робимо підсумок витрат часу по кожній графі. Аналізуємо раціональне використання робочого часу.
Проаналізувавши таку таблицю можемо визначити основні чинники втрат часу. Можливо п’ємо забагато кави, отримуємо безліч неважливих дзвінків, довго очікуємо підписання документів тощо. Таблиця також може чітко показати, можливо ми звалили на себе забагато обов’язків, з якими вже не справляємось.
Така інформація може дуже допомогти в подальшій роботі.
Фотографію робочого часу найкраще складати протягом певного періоду, як мінімум одного тижня. Тоді, крім поточних даних, ми зможемо прослідкувати й динаміку своєї роботи протягом цього періоду.
Якщо Ви працюєте неповний робочий день або маєте вільний графік роботи, ведення фотографії робочого часу допоможе Вам контролювати витрати робочого часу. Складаючи фотографію робочого часу можна прослідкувати, скільки фактичного часу Ви витратили на виконання роботи. Отже, це дуже зручно для подальшого складання звітності про виконану роботу та розрахунку оплати за неї.
Фотографія робочого часу також буде корисна, якщо Ви працюєте понаднормово.
Аналіз фотографії робочого часу при ненормованому робочому дні дасть Вам можливість зрозуміти, які саме обов’язки забирають найбільше робочого часу, а також допоможе порівняти час виконання Ваших посадових обов’язків з нормативами.
Хочу детальніше зупинитись на нормативах. Норматив – це офіційно встановлений час для виконання однієї окремої операції. На відміну від фотографії робочого часу, норматив – це стандартизований час виконання. Наприклад, норматив оформлення одного листка непрацездатності – 5 хвилин (затверджений Постановою Міністерства праці та соціальних питань).
На жаль, в Україні стандарти нормативів праці багатьох професій не поновлювались ще з 80-х років. Та незважаючи на це, кожна організація може самостійно створити власні стандартні нормативи для своїх працівників. За основу можна взяти затверджені нормативи часу на роботи, але якщо нормативів на потрібний вид робіт немає, тоді можна створити їх самостійно. Це дуже кропітка робота, та на допомогу в розробці нормативів можуть прийти фотографії робочого часу працівників.
Наприклад, якщо проаналізувати час виконання однієї операції, яку виконують декілька працівників, можемо вивести вищу та нижчу межу або середній час виконання, які і беруться за норматив. Таким чином, кожен керівник може створити власні стандартні нормативи праці свого підрозділу та оптимізувати його роботу. Також, встановлені нормативи допоможуть в організації оплати праці працівників, розрахувати об’єми роботи на одного працівника та стануть в пригоді в розрахунках необхідної кількості працівників на відділ.