Форма довідки про зарплату

Обов’язок роботодавця видати працівникові на його вимогу довідку про роботу на цьому підприємстві із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади, часу роботи та розміру заробітної плати встановлено ст. 49 КЗпП.

Крім того, обов’язок роботодавця видати на вимогу найманого працівника відомості про оплату праці передбачений також ст. 31 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108/95-ВР (далі — Закон № 108).
Довідки з інформацією про заробітну плату працівників, які доводиться видавати підприємству, — різні за призначенням і формою: для одних видів довідок форма встановлена законодавством, для інших — довільна.
Щоб видати працівникові довідку, насамперед необхідно уточнити, для яких цілей вона йому потрібна. Це важливо знати, по-перше, через те, що в різні інстанції подаються довідки різних форм із різним обсягом інформації.
Так, у більшості видів довідок про зарплату (доходи) вказується нарахована заробітна плата працівника, не зменшена на суми ПДФО, ЄСВ, військового збору (далі — податки) та податкової соціальної пільги (у випадках, передбачених законодавством),. Суми податків вказується окремо.
В той же час, якщо довідка видається для її пред’явлення працівником до суду з метою стягнення з підприємства заборгованості із зарплати, то в такому випадку підприємству необхідно вказати саме суму заборгованості, тобто суму, що належить до видання працівникові «на руки». Інакше суд може постановити стягнути з підприємства суму нарахованої, але не виплаченої, зарплати без урахування утримань податків.
По-друге, довідка про заробітну плату видається працівникові за необхідний період часу. У більшості випадків — це шість попередніх місяців на момент затребування. Але залежно від цілей, на які видаться довідка, цей період може бути й іншим. Наприклад, для отримання іпотечного кредиту деякі банки вимагають довідку про доходи за останні 12 календарних місяців. Також довідку про доходи за 12 місяців попереднього календарного року слід додавати до річної декларації про майновий стан і доходи.
Конкретних термінів видання працівникові довідки про заробітну плату не встановлено. Це питання, як правило, регулюється внутрішніми розпорядчими документами підприємства. Також потрібно враховувати поточну ситуацію. Якщо довідка про заробітну плату працівника видається на вимогу державних органів і в запиті вказано конкретний термін, слід виходити з нього. Якщо ж конкретний термін видання довідки не вказаний, слід керуватися ст. 20 Закону «Про звернення громадян» від 02.10.1996 р. № 393/96-ВР (далі — Закон № 393). Нею визначено, що звернення, які не потребують додаткового вивчення, потрібно розглядати та вирішувати невідкладно, а в інших випадках — не пізніше 15 днів із дня їх одержання. Однак якщо працівник звертається з письмовою заявою про отримання довідки, в якій вказує необхідний термін її отримання, то термін розгляду його заяви може бути скорочено до вказаної дати.
З проханням про видання довідки працівник може звернутися до керівника чи іншої посадової особи, на яку покладено обов’язок розглядати такі звернення та готувати довідки. Але оскільки довідка містить дані про заробітну плату, то найчастіше працівннки звертаються одразу до бухгалтерії підприємства.
Незалежно від того, затверджена форма довідки чи ні, вона має бути оформлена належним чином (з усіма необхідними реквізитами), підписана керівником підприємства та головним бухгалтером і завірена печаткою підприємства.
Якщо довідку видає підприємець своєму найнятому працівникові, то довідка підписується безпосередньо ним. Якщо у підприємця немає печатки, до довідки має бути прикладена копія свідоцтва про його державну реєстрацію.
Відповідальність за достовірність даних, відображених у довідці, несуть особи, які її підписують, а саме: керівник підприємства (установи, організації) та головний бухгалтер.
Коли працівнику потрібна довідка про його заробітну плату, наприклад, для оформлення пенсії чи для Центру зайнятості, а підприємство, де він працював, ліквідовано або припинило існування з інших причин, таку довідку має видати правонаступник підприємства або державна архівна установа, в яку передано документи ліквідованого підприємства.
Незалежно від форми власності підприємства та його підпорядкування всі довідки працівникам (і не працівникам) мають видаватися без стягнення плати за них, тобто безкоштовно (ст. 21 Закону № 393).
За ненадання довідки на звернення працівника (іншої особи) підприємства ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення передбачена адміністративна відповідальність. Нею зокрема визначено, що порушення посадовими особами підприємств усіх форм власності та фізичними особами — підприємцями встановленого Законом № 393 терміну надання працівникам, у т. ч. колишнім, на їхню вимогу документів стосовно їхньої трудової діяльності на підприємстві чи у фізичної особи — підприємця, необхідних для призначення пенсії (про стаж, заробітну плату тощо), або надання зазначених документів, що містять недостовірні дані, тягнуть за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств і громадян — суб’єктів підприємницької діяльності від 30 до 100 нмдг або від 510 до 1700 грн.
Згідно з п. 26 Порядку № 1266 робочі органи виконавчих дирекцій фондів загальнообов’язкового державного соціального страхування мають право перевіряти обґрунтування видання довідок про середню заробітну плату, достовірність зазначених у них відомостей шляхом звіряння даних, зазначених у довідках, з відомостями про нараховану заробітну плату на підприємствах або з базою даних персоніфікованого обліку застрахованих осіб ПФУ та базою даних Державної фіскальної служби.
Особливих складнощів під час заповнення довідки про заробітну плату працівника зазвичай не виникає. Кожна форма цієї довідки містить декілька граф, у яких відображається інформація залежно від призначення довідки. Є графи, що зустрічаються практично в кожній формі, — це «Місяці розрахункового періоду» та «Нарахована заробітна плата». Окрім них, у декількох формах спільними є графи про суми утриманих податків.
Підставою для заповнення довідки про зарплату є дані табеля обліку використання робочого часу, відомостей про нарахування заробітної плати та проведених утримань із неї, інших документів про нараховану зарплату (дохід).

Джерело  : Журнал "Заробітна плата"